Zgodnie z § 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1632 ze zm., dalej rozporządzenie), przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność etatowca w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają jego stawienie się i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność etatowca.

Pracownik musi uprzedzić szefa o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeśli przyczyna tej absencji jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Natomiast w razie pojawienia się powodów uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik ma niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, ale nie później niż w drugim dniu absencji. Naruszenie tego terminu można wytłumaczyć szczególnymi okolicznościami hamującymi terminowe dopełnienie przez etatowca wymogu zawiadomienia np. obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym (§ 2 ust. 3 rozporządzenia).

Jedną z okoliczności usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest choroba niani opiekującej się dzieckiem zatrudnionego. Zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159, dalej ustawa zasiłkowa) ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie ośmiu lat, w razie nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których dziecko uczęszcza, a także w razie choroby niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem, przysługuje zasiłek opiekuńczy. Należy się on przez okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego opiekowania się dziećmi, ale nie dłużej niż przez 60 dni w roku kalendarzowym (art. 33 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej). Miesięczny zasiłek opiekuńczy wynosi 80 proc. podstawy wymiaru zasiłku (art. 35 ust. 1 ustawy zasiłkowej).

Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy etatowca opiekującego się dzieckiem z powodu choroby niani lub dziennego opiekuna są:

- oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz
- kopia zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej albo
- kopia zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku stwierdzających niezdolność do pracy niani lub dziennego opiekuna, potwierdzona przez pracownika za zgodność z oryginałem.

Chodzi tu o nianię, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą, o której mowa w ustawie z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat trzech (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1457) lub o dziennego opiekuna, który sprawuje opiekę nad dzieckiem (§ 3 pkt 3a rozporządzenia).