- Dział administracji pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 8 – 16. Taki rozkład czasu pracy wynika z regulaminu pracy. Nie przewidziano w nim innych możliwości dla tej grupy zatrudnionych. Nie wskazano też, że rozkład może ulec zmianie na wniosek pracownika. Jedna z pracownic tego działu złożyła wniosek o umożliwienie jej świadczenia pracy od poniedziałku do piątku w godz. 7 – 15 ze względów rodzinnych. Czy przychylenie się do tej prośby wymaga wcześniejszej zmiany regulaminu? – pyta czytelniczka.
Nie. Na podstawie wniosku pracownika można dla niego ustalić indywidualny rozkład czasu pracy, czyli odbiegający od standardowo przyjętych w firmie. Nie wymaga to zmiany regulaminu polegającej czy to „dopisaniu" wnioskowanego rozkładu, czy wprowadzeniu zapisów pozwalających na dokonywanie takich modyfikacji.
Wiążące zasady
Jednym z bardzo istotnych elementów regulaminu pracy są zapisy dotyczące funkcjonujących u pracodawcy rozkładów czasu pracy. Na ich podstawie i w granicach przez nie zakreślonych ustala się grafiki czasu pracy.
Rozkłady regulaminowe mogą być także stałe – wówczas nie tworzy się harmonogramów dla poszczególnych pracowników. Przy zapisie np. „poniedziałek – piątek, 8.00-16.00" pracownicy mają pełną jasność co do dni oraz godzin, w jakich zobowiązani są świadczyć pracę.
Rozkład regulaminowy jednocześnie wiąże pracodawcę w zakresie planowania godzin i dni pracy. W zwykłych sytuacjach nie wolno mu wykraczać poza możliwości wynikające z regulaminu, a zlecenie pracy w innych przedziałach godzinowych stanowi co do zasady zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych.
Na wniosek pracownika
Zgodnie z art. 142 kodeksu pracy, pracodawca może ustalić – na pisemny wniosek pracownika – indywidualny rozkład pracy dla niego, w ramach systemu czasu pracy, którym ta osoba jest objęta. Co ważne, możliwość ustalenia w tym przypadku innego rozkładu niż wynikający z regulaminu nie wymaga zmiany tego aktu wewnątrzzakładowego. Co więcej, regulamin nie musi zawierać zapisów pozwalających na zastosowanie indywidualnego rozkładu dla pracownika.
Oznacza to, że czytelnik może, choć nie musi, przychylić się do otrzymanego wniosku, bez względu na zapisy w regulaminie.
Miejsce w teczce
Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy należy przechowywać w części B jego akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. ja rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 ? r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 894). ?
—Marek Rotkiewicz, prawnik
