- Jak rozliczyć najem traktowany dla celów bilansowych na równi z leasingiem operacyjnym? – pyta czytelnik.
Zgodnie z art. 659 § 1 kodeksu cywilnego (k.c.) przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Pamiętać przy tym należy, że dla celów prawa bilansowego oraz podatkowego, przedmiotem usługi najmu mogą być również wartości niematerialne i prawne (por. art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, art. 22b ust. 1 ustawy o PIT, art. 16b ust. 1 ustawy o CIT).
Umowa najmu zawarta na czas nieoznaczony stanowi zwykłą umowę najmu, którą wynajmujący zobligowany jest ująć w swoich księgach rachunkowych:
1. Wystawienie faktury VAT z tytułu czynszu
Wn „Rozrachunki z odbiorcami" (opłaty: wstępna i podstawowa brutto)
Ma „Sprzedaż produktów (usług)" lub „Pozostałe przychody operacyjne" (opłaty: wstępna i podstawowa netto)
Ma „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT od naliczonego czynszu)
2. Wpływ czynszu na rachunek bankowy
Wn „Rachunki bankowe"
Ma „Rozrachunki z odbiorcami".
Natomiast najemca powinien zaksięgować:
1. Otrzymanie faktury VAT z tytułu czynszu
Wn „Rozliczenie zakupu" (opłaty: wstępna i podstawowa netto)
Wn „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT od naliczonego czynszu)
Ma „Rozrachunki z dostawcami" (opłaty: wstępna i podstawowa brutto)
2. Zaksięgowanie czynszu (opłaty: wstępna i podstawowa netto) w ciężar kosztów operacyjnych
Wn „Koszty według rodzajów" (usługi obce)
Ma „Rozliczenie zakupu"
3. Rozliczenie w czasie opłaty podstawowej netto, uregulowanej z góry
Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
Ma „Rozliczenie kosztów"
oraz (odpisanie opłaty podstawowej netto w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy)
Wn odpowiednie konto zespołu 5
Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
4. Uregulowanie czynszu z góry
Wn „Rozrachunki z dostawcami"
Ma „Rachunki bankowe".
Umowa najmu zawarta na czas oznaczony oraz niespełniająca żadnego z warunków wskazanych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, tj.:
- umowa nie przenosi własności jej przedmiotu na korzystającego/najemcę po zakończeniu okresu, na który została zawarta, ani nie zawiera prawa do nabycia jej przedmiotu przez korzystającego/najemcę po cenie niższej od wartości rynkowej z dnia nabycia;
- okres, na jaki została zawarta, nie odpowiada przewidywanemu okresowi ekonomicznej użyteczności jej przedmiotu;
- suma opłat, pomniejszonych o dyskonto, ustalona w dniu zawarcia umowy i przypadająca do zapłaty w okresie jej obowiązywania, nie przekracza 90 proc. wartości rynkowej przedmiotu umowy na ten dzień;
- umowa nie zawiera przyrzeczenia finansującego/wynajmującego do zawarcia z korzystającym/najemcą kolejnej umowy o oddanie w odpłatne używanie tego samego przedmiotu lub przedłużenia umowy dotychczasowej, na warunkach korzystniejszych od przewidzianych w dotychczasowej umowie;
- umowa nie przewiduje możliwości jej wypowiedzenia, z zastrzeżeniem, że wszelkie powstałe z tego tytułu koszty i straty poniesione przez finansującego/wynajmującego pokrywa korzystający/najemca;
- przedmiot umowy nie został dostosowany do indywidualnych potrzeb korzystającego/najemcy;
– uznawana jest dla celów bilansowych za leasing operacyjny. Wówczas wynajmujący/finansujący powinien ująć w swojej ewidencji księgowej operacje związane z najmem/leasingiem operacyjnym:
1. Wystawienie faktury VAT z tytułu czynszu
Wn „Rozrachunki z odbiorcami" (opłaty: wstępna i podstawowa brutto)
Ma „Rozliczenie międzyokresowe przychodów" (opłaty: wstępna i podstawowa netto)
Ma „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT od naliczonego czynszu)
2. Rozliczenia części przychodu z tytułu czynszu w czasie
Wn „Rozliczenie międzyokresowe przychodów"
Ma „Sprzedaż produktów (usług)" lub „Pozostałe przychody operacyjne".
Z kolei, najemca/korzystający zobligowany jest zaewidencjonować najem/leasing operacyjny rzeczy, zapisami, podobnie jak w przypadku najmu:
1. Otrzymanie faktury z tytułu czynszu
Wn „Rozliczenie zakupu" (opłaty: wstępna i podstawowa netto)
Wn „Rozrachunki publicznoprawne" (VAT od naliczonego czynszu)
Ma „Rozrachunki z dostawcami" (opłaty: wstępna i podstawowa brutto)
2. Zaksięgowanie czynszu (opłaty: wstępna i podstawowa netto) w ciężar kosztów operacyjnych
Wn „Koszty według rodzajów" (usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5 lub „Pozostałe koszty operacyjne"
Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu"
3. Rozliczenie w czasie czynszu uregulowanego z góry
Wn „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
Ma „Rozliczenie kosztów"
oraz (odpisanie czynszu w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy)
Wn odpowiednie konto zespołu 5
Ma „Rozliczenia międzyokresowe kosztów"
4. Uregulowanie czynszu z góry
Wn „Rozrachunki z dostawcami"
Ma „Rachunki bankowe".
Wynajmujący/finansujący obejmuje przedmiot umowy najmu traktowanego jak leasing operacyjny ewidencją środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonuje od niego odpisów amortyzacyjnych według reguł ogólnych. W przypadku, gdy wynajmujący wykazuje opłaty z tytułu najmu jako pozostałe przychody operacyjne (konto „Pozostałe przychody operacyjne"), wówczas odpisy amortyzacyjne przedmiotu najmu powinien on zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych (Wn „Pozostałe koszty operacyjne"; Ma „Odpisy umorzeniowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych").