Prawo do wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego ma każdy pracownik, który do tego się kwalifikuje. Zasiłek przysługuje z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, a podstawowym warunkiem jego otrzymania jest podleganie tym ubezpieczeniom.
Nie zawsze trzeba czekać
W niektórych sytuacjach zasiłek chorobowy przysługuje po upływie okresu wyczekiwania, który uzależ- niony jest od długości podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Gdy to ubezpieczenie jest obowiązkowe, okres wyczekiwania to tylko 30 dni, przy dobrowolnym trzy razy więcej (90 dni).
Składniki w podstawie
Podstawę zasiłku chorobowego oblicza się co do zasady z 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy. Nie ustala się jej na nowo przy kolejnej absencji, jeśli przerwa od ustania poprzedniej trwała krócej niż trzy miesiące kalendarzowe.
Ciągłość podstawy zasiłku bierze się pod uwagę do kalkulacji wypłaconego zasiłku do momentu zakończenia umowy o pracę.
Co do zasady włącza się do niej wszystkie składniki, od których jest naliczana i odprowadzana składka na ubezpieczenie chorobowe. Są jednak pewne wyjątki od tej reguły. Mianowicie jeżeli pracownik zachowuje prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia w okresie absencji chorobowej (zgodnie z obowiązującymi w zakładzie układami zbiorowymi lub innymi przepisami), wówczas nie należy ich włączać do podstawy. W sytuacji, w której nie zostały uregulowane jasne przepisy dotyczące zachowania prawa do składnika wynagrodzenia za okres pobierania zasiłku uznaje się, że powinien on zostać wliczony do podstawy zasiłku chorobowego z uwagi na fakt, że nie jest wypłacany za okres pobierania świadczenia.
ZUS przejmie wypłatę
W odniesieniu do wypłaty zasiłku pracowników możemy wyodrębnić dwie sytuacje, w których ZUS staje się płatnikiem:
- po ustaniu zatrudnienia,
- w trakcie zatrudnienia w firmie, w której – według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub w pierwszym dniu zgłoszenia pracowników – nie zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego przynajmniej 20 ubezpieczonych.
Dwie różnice
Obydwie sytuacje rodzą obowiązki płatnika składek polegające na konieczności wypełnienia oraz przesłania do ZUS druku Z-3, na podstawie którego wylicza on i wypłaca należny zasiłek chorobowy. Sposób wypełnienia tego druku – tj. adresat i lista składników stanowiących podstawę zasiłku – różni się jednak w zależności od tego, czy dotyczy aktualnie zatrudnionej osoby, czy też byłego pracownika. Jeżeli druk Z-3 dotyczy zatrudnionego pracownika, formularz należy wysłać do jednostki ZUS zgodnie z siedzibą pracodawcy. Gdy chodzi o byłego etatowca, druk też należy przesłać do jednostki ZUS właściwej według jego adresu zamieszkania.
Zgodnie z opisanymi wytycznymi istnieją składniki, których nie wolno włączać do podstawy zasiłku chorobowego. Dotyczy to jednak wyłącznie osób pozostających w zatrudnieniu. Jeśli zasiłek należy się pracownikowi za okres absencji po ustaniu zatrudnienia, wypełniając druk Z-3, należy wykazać w nim wszystkie oskładkowane składniki.
Nie oznacza to, że ZUS zawsze po ustaniu zatrudnienia naliczy zasiłek od podstawy z wszystkich składników wypłaconych w okresie zatrudnienia. Podstawa zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia nie może bowiem przekraczać równowartości 100 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego do celów emerytalnych. Od 1 marca 2016 r. ten limit wynosi 4066,95 zł.
Przykład
Jan Kowalski był zatrudniony na pod- stawie umowy o pracę od 1 stycznia 2008 r. do 29 lutego 2016 r. Od 1 stycznia do 31 marca przebywał na zwolnieniu lekarskim. Było to jego pierwsze zwolnienie w okresie zatrudnienia. Na 30 listopada 2015 r. zakład zatrudniał 10 pracowników, nie jest zatem płatnikiem zasiłków w 2016 r. Pracownik miał zagwarantowane w umowie stałe wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3000 zł brutto oraz premię uznaniową, nieregularną, której wypłata nie jest pomniejszana za okres absencji chorobowej. Wypełniając druk Z-3 w celu wypłaty zasiłku chorobowego należnego w okresie zatrudnienia, tj. do 29 lutego, pracodawca powinien wykazać wyłącznie kwotę wynagrodzenia zasadniczego za okres styczeń–grudzień 2015 r. Z kolei ze zwolnieniem lekarskim od 1 marca trzeba przesłać nowy druk Z-3, w którym oprócz wynagrodzenia zasadniczego należy wykazać kwoty wypłaconych premii uznaniowych.
—Magdalena Ciałkowska
ekspert ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi i Administracji Kadrowo-Płacowej w Dziale Usług Księgowych BDO
