System e-Doręczeń, to nowy sposób prowadzenia korespondencji, który jest elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, firmy i obywatele będą mogli korzystać z doręczeń elektronicznych, prawnie równoważnych z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru. Termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych był już przesuwany i dzieje się tak po raz kolejny. Powodem było (i jest) niewystarczające przygotowanie się instytucji publicznych, w tym jednostek samorządu terytorialnego, do zmian technicznych i organizacyjnych związanych z obsługą systemu e-Doręczeń. Okazuje się też, że wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło tylko ok. 30 proc. podmiotów obowiązanych, a muszą to zrobić do 1 stycznia 2025 r. Czasu jest więc coraz mniej, a projekt nowelizacji nie przewiduje przesunięcia tego terminu.
Jakie zmiany przewiduje projekt?
Projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych (druk 761) wprowadza - do 31 grudnia 2025 roku – okres przejściowy, który pozwoli podmiotom obowiązanym dostosować się do prowadzenia korespondencji w drodze elektronicznej. Wraz z wejściem w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych zaczną obowiązywać nowe przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) i ordynacji podatkowej. Korespondencja będzie musiała być kierowana przez podmioty publiczne na adres do doręczeń elektronicznych.
Czytaj więcej:
Nie będzie potrzebne awizo i stanie w kolejce na poczcie. Urzędy będą wysyłały do petentów e-polecony.
Pro
Nowe brzmienie KPA i ordynacji podatkowej oznacza zmiany w funkcjonowaniu podmiotów publicznych w Polsce. Z jednej strony będą one zobowiązane do wdrożenia nowego narzędzia do prowadzenia korespondencji, jakim są doręczenia elektroniczne w miejsce ePUAP, z drugiej strony muszą zmienić sposób nadawania korespondencji z papierowej na elektroniczną.
Podmioty publiczne, by dostosować się do nowych wyzwań muszą m.in. zapewnić elektroniczny obieg dokumentów, zmienić sposób nadawania korespondencji, zapewnić archiwizację elektronicznych dokumentów, a także zapoznać się z:
- publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która polega na nadaniu i doręczeniu korespondencji w formie elektronicznej do adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz
- publiczną usługą hybrydową (PUH), która w ramach e-Doręczeń łączy komunikację elektroniczną z papierową. Dzięki niej podmioty publiczne mogą wysyłać korespondencję do odbiorców, którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych. Jak to będzie działać? Urząd wyśle dokumenty elektroniczne, które zostaną wydrukowane i doręczone przez wyznaczonego operatora.
Instytucje obowiązane będą też musiały zapewnić podpisy elektroniczne dla upoważnionych osób oraz nadać uprawnienia i zapewnić dostęp do skrzynki e-Doręczeń uprawnionym pracownikom.
Jak w okresie przejściowym będzie przesyłana korespondencja?
W okresie przejściowym (do 31 grudnia 2025 r.) zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów z e-Doręczeniami.
Podmiot publiczny będzie kierował korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym na adres do doręczeń elektronicznych – jeśli odbiorca taki adres posiada – zgodnie z obowiązującymi przepisami KPA i ordynacji podatkowej. Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja może być kierowana w dotychczasowy sposób, tj. przez operatora pocztowego, chyba że jest do odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP- wówczas korespondencja będzie kierowana przez ePUAP.
Dla kogo jeden adres do doręczeń elektronicznych?
W projekcie zaproponowano, by utworzyć jeden adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich albo organu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne. Dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, posiadającej numer identyfikacyjny REGON, będzie tworzony odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Jak wynika z uzasadnienia projektu, rozwiązanie to jest odpowiedzią na apele jednostek samorządu terytorialnego (jst). Obecnie ustawa o doręczeniach elektronicznych nie precyzuje, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ czy urząd obsługujący ten organ. W efekcie część jst założyła adresy do doręczeń elektronicznych na gminę/powiat/województwo, część na urząd gminy/starostwo powiatowe/urząd marszałkowski albo na jedno i na drugie.
W konsekwencji adresy te są niejednolite i są problemy z wyszukiwaniem ich w Bazie Adresów Elektronicznych.
Kto i kiedy będzie obowiązany stosować system e-Doręczeń?
1. Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
(od 1 stycznia 2025 r.)
2. Organy władzy publicznej inne niż wymienione w pkt. 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa, oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy;
(od 1 stycznia 2025 r.)
3. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; (od 1 stycznia 2025 r.)
4. Narodowy Fundusz Zdrowia; (od 1 stycznia 2025 r.)
5. Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych. (od 1 stycznia 2025 r.)
6. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe; (są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) od 1 stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH) od 2029 r.)
7. Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (od 2029 r.)
