Mieszkańcy, powołując się na ustawę o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p), coraz częściej żądają od wójtów, burmistrzów i urzędników udostępnienia treści SMS-ów lub e-maili wysyłanych z prywatnych urządzeń. Zgodnie z art. 1 ust. 1 u.d.i.p., każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Przepis ten nie uzależnia jawności od formy zapisu. Tę zasadę konsekwentnie potwierdza linia orzecznicza sądów administracyjnych. Naczelny Sąd Administracyjny wielokrotnie wskazywał (m.in. w wyroku z 5 lutego 2025 r. o sygn. III OSK 2703/23), że o statusie informacji publicznej decyduje kryterium rzeczowe, czyli treść, a nie to, z jakiego konta pocztowego wiadomość została wysłana.

Informacja publiczna a dokument wewnętrzny

Gmina nie ma podstaw do odmowy udostępnienia korespondencji tylko dlatego, że wiadomość wysłano z prywatnego konta e-mail założonego w darmowej domenie, bądź gdy urzędnicy wymieniali robocze ustalenia przez komunikatory internetowe. Jeżeli treść wymiany zdań wiąże się z realizacją zadań publicznych, gospodarowaniem mieniem komunalnym lub wydatkowaniem środków z budżetu, podlega ona udostępnieniu na ogólnych zasadach.

Jednak nie każdy SMS lub e-mail dotyczący spraw urzędowych automatycznie podlega udostępnieniu. Istotne jest rozróżnienie pomiędzy informacją o charakterze publicznym a tak zwanym dokumentem wewnętrznym. Swobodne wymiany myśli, wstępne propozycje przesyłane między pracownikami czy szybkie konsultacje na komunikatorze nie stanowią ostatecznego stanowiska organu administracji. Służą one jedynie przygotowaniu właściwej decyzji, stanowiąc narzędzie wewnątrzstrukturalne i z zasady nie podlegają rygorom ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Czytaj więcej:

Jak daleko sięgają uprawnienia kontrolne radnego?
Administracja Jak daleko sięgają uprawnienia kontrolne radnego?

Pro

Oznacza to, że gmina w uzasadnionych przypadkach może odmówić wydania zrzutu ekranu z roboczej dyskusji. Urząd musi jednak rzetelnie wykazać, że żądana treść stanowiła wyłącznie element nieformalnego procesu decyzyjnego, a nie zatwierdzony dokument urzędowy.

Granice prywatności pracownika samorządowego

Fakt, że konkretna wiadomość stanowi informację publiczną, nie daje wnioskodawcy prawa do naruszania sfery prywatnej pracownika samorządowego. Prawo dostępu dotyczy samej treści informacji, a nie fizycznego nośnika. Oznacza to, że wnioskodawca nie może żądać wydania prywatnego telefonu do kontroli, a sam urząd nie ma prawa rekwirować sprzętu urzędnika ani domagać się od niego haseł do prywatnych kont pocztowych. Udostępnieniu podlegają wyłącznie wyselekcjonowane fragmenty korespondencji o ściśle służbowym charakterze. To pracownik samorządowy, na wezwanie pracodawcy, musi samodzielnie wyodrębnić informację publiczną od korespondencji prywatnej i przekazać ją do oficjalnego obiegu dokumentów w urzędzie, na przykład w formie zrzutu ekranu lub papierowego wydruku.

Konsekwencje dla administratora danych

Załatwianie spraw urzędowych poza oficjalnym obiegiem niesie za sobą poważne ryzyko. Omijanie serwerów urzędu to prosta droga do naruszenia instrukcji kancelaryjnej i problemów z prawidłową archiwizacją dokumentacji. Przesyłanie informacji o sprawach mieszkańców na prywatne i nieodpowiednio zabezpieczone urządzenia generuje ryzyko na płaszczyźnie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Z tego powodu wewnętrzne regulaminy pracy w urzędach powinny zakazywać przenoszenia służbowej komunikacji na prywatne kanały, a ewentualne odstępstwa od tej reguły muszą wiązać się z natychmiastowym obowiązkiem skopiowania służbowych ustaleń na oficjalne serwery instytucji.

Wojciech Lebel – prawnik, praktyk administracji publicznej

Podstawa prawna:

- Art. 1 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902 ze zm.)

Czytaj więcej:

Zakaz wykonywania niektórych zajęć przez urzędników. Co mówi art. 30 u.p.s.?
Administracja Zakaz wykonywania niektórych zajęć przez urzędników w samorządzie

Pro