Czy konieczne jest zawieranie z kandydatami umowy o pracę? Czy istnieją szczególne wymogi formalne, które muszą zostać spełnione?

Aby uniknąć ewentualnych sporów, zaleca się w każdym przypadku zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej. Ponadto zgodnie ze zmienioną ustawą o dokumentowaniu warunków pracy (Nachweisgesetz – NachweisG) pracownik musi otrzymać na piśmie informację o wszystkich istotnych warunkach pracy. Aby spełnić ten wymóg, zaleca się, aby umowa o pracę z istotnymi warunkami pracy została sporządzona przez pracodawcę w formie pisemnej, a dwa oryginały zostały przesłane pracownikowi przed rozpoczęciem pracy. Pracownik podpisuje umowę i zwraca jeden egzemplarz pracodawcy. Pracodawca zachowuje jeden podpisany egzemplarz w celach dowodowych. Nawet jeśli naruszenie wymogu formy pisemnej nie prowadzi do nieważności umowy o pracę, to za naruszenie powyższych wymogów pracy grożą administracyjne kary pieniężne w wysokości do 2.000 EUR.

Jakie warunki powinny być ujęte w umowie o pracę?

Zgodnie z nową ustawą o dokumentowaniu warunków pracy, umowa o pracę musi opisywać wszystkie istotne warunki pracy, takie jak początek zatrudnienia, miejsce pracy czy zakres obowiązków. Ponadto umowa o pracę musi uwzględniać wszelkie istniejące regulacje zbiorowe, takie jak umowy z radą pracowników i układ zbiorowy (jeśli dotyczy), a także polityki spółki.

Umowy o pracę najczęściej określają następujące warunki:

1. Zatrudnienie na czas określony – generalnie stosunek pracy w Niemczech zawierany jest na czas nieokreślony. Umowy o pracę mogą mieć ograniczony czas trwania, jeśli pracodawca poda ważny powód takiego ograniczenia czasowego. Takim powodem może być okres próbny, powody związane z poszczególnymi pracownikami (np. ograniczone czasowo pozwolenie na pracę, edukacja jako główny cel stosunku pracy, itp.) lub ograniczone zapotrzebowanie na usługi. W przypadku braku ważnej przyczyny ograniczenia czasowego, umowy o pracę na czas określony mogą być zawierane na okres do dwóch lat. W ciągu dwóch lat okres zatrudnienia może być przedłużony trzykrotnie, chociaż łącznie nie może przekroczyć ogólnego limitu dwóch lat. W przypadku nowo założonej firmy, umowa o pracę na czas określony może być zawarta na okres do czterech lat. Ponadto umowa na czas określony nie może być zawarta, jeżeli przed datą rozpoczęcia nowego stosunku pracy na czas określony była poprzedzona jakimkolwiek zatrudnieniem między tymi samymi stronami. Należy również pamiętać, że aby umowa o pracę na czas określony mogła być zawarta, musi mieć formę pisemną przed rozpoczęciem zatrudnienia. Pracodawcy, którzy nie spełnią tych warunków, muszą liczyć się z możliwością uznania takiej umowy za zawartą na czas nieokreślony.

2. Czas pracy – umowa o pracę musi określać standardowe godziny pracy pracownika. Niemieckie ustawodawstwo przewiduje, że standardowy dzień pracy wynosi maksymalnie osiem godzin. Pracodawca może wydłużyć dzienny czas pracy do dziesięciu godzin, jeśli w okresie sześciu miesięcy średni dzienny czas pracy nie przekracza 8 godzin. Układy zbiorowe pracy mogą przewidywać odstępstwa od tych zasad. Wspomniany maksymalny czas pracy obejmuje pracę w nadgodzinach. We wrześniu 2022 roku Federalny Sąd Pracy orzekł, że pracodawca jest zobowiązany do rejestrowania czasu pracy pracownika, tj. jej rozpoczęcia, czasu trwania oraz zakończenia. Nie wiadomo jeszcze, jak ustawodawca zareaguje na nowe orzecznictwo Federalnego Sądu Pracy, ponieważ do tej pory nie istniał prawny obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. W razie potrzeby regulacje w tym zakresie musiałyby w przyszłości znaleźć się również w umowie o pracę.

3. Wynagrodzenie zasadnicze – umowa musi również przewidywać określone wynagrodzenie zasadnicze. Przy ustalaniu wynagrodzenia zasadniczego należy pamiętać o wymogach ustawy o płacy minimalnej. Od 1 października 2022 roku wszystkich pracowników w Niemczech obowiązuje generalnie płaca minimalna w wysokości 12,00 EUR za godzinę. Zasadniczo każdy pracujący w Niemczech pracownik powyżej 18 roku życia otrzymuje to minimalne wynagrodzenie, niezależnie od czasu pracy i jej zakresu. Wyjątki obowiązują w określonych warunkach dla praktykantów, wolontariuszy, stażystów i osób długotrwale bezrobotnych. Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę przewiduje regularne dostosowywanie minimalnego wynagrodzenia. Dla niektórych branż płaca minimalna może być również określona w układzie zbiorowym pracy. Wynagrodzenie zasadnicze, jak również wszystkie inne płatności lub świadczenia podlegają składkom na ubezpieczenie społeczne, które są pokrywane przez pracodawcę i pracownika.

4. Premia/prowizja – wielu pracodawców zgadza się na wypłacanie pracownikowi dodatkowego zmiennego wynagrodzenia. To zmienne wynagrodzenie jest zwykle oparte na planie premiowym lub prowizyjnym i odnosi się do biznesu lub indywidualnych celów pracownika.

5. Inne składniki wynagrodzenia – pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, takie jak np. samochód służbowy, dodatek samochodowy, wypłatę świąteczną lub wpłaty na fundusz emerytalny finansowany przez pracodawcę. Takie dodatkowe świadczenia również muszą być określone w umowie o pracę.

6. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych – wiele umów o pracę w Niemczech przewiduje, że wynagrodzenie zasadnicze rekompensuje pracownikom wszelkie nadgodziny. Takie klauzule mogą w praktyce zostać uznane za nieważne, jeżeli zostaną zakwestionowane przez sąd: zgodnie z prawem niemieckim, klauzule takie muszą określać rzeczywistą liczbę godzin nadliczbowych rekompensowanych wynagrodzeniem zasadniczym, a ich wysokość nie powinna przekraczać 20 proc. regularnego czasu pracy ustalonego dla tego samego okresu. Każda dodatkowa praca w godzinach nadliczbowych musiałaby być zrekompensowana w formie czasu wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia. Wyjątek dotyczy tylko pracowników, których zarobki miesięczne przekraczają odpowiedni próg dochodowy dla ubezpieczenia emerytalnego (od 1 stycznia 2023 r: 7.300 EUR (Zachód), 7.100 EUR (Wschód)/miesiąc).

7. Urlop – pracownicy mają prawo do urlopu w wymiarze co najmniej 20 dni roboczych rocznie, w oparciu o pięciodniowy tydzień pracy (minimalny okres 4 tygodni w roku) niezależnie od dziennego wymiaru czasu pracy. Powszechne jest, że pracodawcy w Niemczech udzielają pracownikom dodatkowego urlopu umownego w wymiarze do 10 dni w oparciu o ilość dni pracujących w tygodniu. Pracownik ma prawo do wykorzystania pierwszego okresu urlopu po pierwszych sześciu miesiącach zatrudnienia. Co do zasady, pracownik może wówczas ubiegać się o pełny roczny wymiar urlopu bez względu na datę rozpoczęcia lub zakończenia zatrudnienia. Natomiast w przypadku zakończenia stosunku pracy przed lub z upływem sześciomiesięcznego okresu wyczekiwania, pracownik ma prawo do naliczonego urlopu rocznego w wymiarze proporcjonalnym, z chwilą ustania stosunku pracy (np. w przypadku uzgodnienia z góry terminu na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy lub rozwiązania umowy jednostronnie lub za porozumieniem stron). Pracownik ma prawo do urlopu proporcjonalnego także wtedy, gdy stosunek pracy ustaje po upływie sześciu miesięcy w pierwszej połowie roku kalendarzowego lub gdy sześciomiesięczny okres oczekiwania nie może być zrealizowany w jednym roku kalendarzowym (np. gdy stosunek pracy pracownika rozpoczyna się w październiku).

8. Okres próbny – w okresie próbnym, który nie może przekroczyć pierwszych sześciu miesięcy zatrudnienia, okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie, chyba że umowa przewiduje inny okres wypowiedzenia; nie jest wtedy wymagany żaden konkretny powód, aby wypowiedzenie było skuteczne.

9. Wypowiedzenie umowy o pracę – podstawowy ustawowy okres wypowiedzenia wynosi obecnie cztery tygodnie do 15. lub do końca miesiąca kalendarzowego. W zależności od stażu pracy pracownika, okres wypowiedzenia, którego musi przestrzegać pracodawca, wzrasta do maksymalnie siedmiu miesięcy do końca miesiąca kalendarzowego po dwudziestu latach pracy. O ile nie uzgodniono inaczej, wydłużone okresy wypowiedzenia nie dotyczą pracownika, ale zazwyczaj w umowie o pracę ustala się, że ewentualne wydłużenie okresu wypowiedzenia będzie dotyczyło obu stron.

Czy konieczne jest założenie osoby prawnej w Niemczech w celu zatrudnienia pracowników? Czy możliwe jest zatrudnienie pracownika w Niemczech dla podmiotu zagranicznego?

Ogólnie rzecz biorąc, nie ma wymogu zakładania osoby prawnej w Niemczech. Możliwe jest albo po prostu posiadanie przedstawicielstwa w Niemczech, albo pracownicy będą pracować z domu. Należy jednak pamiętać, że komplikacje mogą pojawić się na gruncie podatkowym, zwłaszcza w odniesieniu do opodatkowania dochodów firmy uzyskanych w Niemczech.

W jaki sposób można rozwiązać stosunek pracy? Jakie są wymogi prawne?

Stosunek pracy może być rozwiązany za porozumieniem pracodawcy i pracownika w każdym czasie. Takie porozumienie o rozstaniu musi mieć formę pisemną. Nie podlega ono specjalnym ograniczeniom, które muszą być brane pod uwagę w przypadku wypowiedzenia umowy przez pracodawcę.

Umowa o pracę może być wypowiedziana przez każdą ze stron. Wypowiedzenie również musi mieć formę pisemną. Jeżeli to pracodawca wypowiada stosunek pracy, pismo wypowiadające musi być podpisane przez przedstawiciela pracodawcy. Podczas gdy pracodawca wypowiadający umowę o pracę podlega licznym ograniczeniom ustawowym, pracownik musi jedynie przestrzegać obowiązujących terminów wypowiedzenia (patrz wyżej).

Jeśli pracownik pracuje w jednostce organizacyjnej zatrudniającej więcej niż 10 pracowników, oraz posiada ponad sześciomiesięczny staż pracy, to zgodnie z ustawą o ochronie przed wypowiedzeniem (Kündigungsschutzgesetz – KSchG) korzysta z ochrony przed niesprawiedliwym zwolnieniem. Jeśli pracownik korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem, pracodawca może rozwiązać z nim umowę o pracę tylko wtedy, gdy wypowiedzenie jest uzasadnione szczególnymi przyczynami. Muszą być one związane z osobą, z jej zachowaniem lub z istotnymi wymogami biznesowymi:

- Przyczyny dotyczące osoby pracownika – cechy osobiste pracownika, np. jego niedyspozycyjność fizyczna lub psychiczna, mogą uzasadniać wypowiedzenie. Najczęstszą przyczyną wypowiedzenia w tej kategorii jest wypowiedzenie z powodu długotrwałej lub częstej choroby.

- Przyczyny oparte na postępowaniu pracownika – poważne uchybienia ze strony pracownika często uzasadniają rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Mniej poważne przypadki uchybień pozwolą jedynie na rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem. „Uchybienie” to naruszenie jakiegokolwiek obowiązku pracowniczego. Pojedynczy przypadek uchybienia często nie będzie wystarczającym powodem do rozwiązania umowy: Niemieckie sądy zazwyczaj wymagają, aby pracownik został formalnie upomniany, aby nie powtarzał uchybienia. Dla celów dowodowych formalne upomnienie powinno być sporządzone na piśmie.

- Istotne wymogi biznesowe – wypowiedzenie stosunku pracy staje się często konieczne w związku z potrzebami biznesowymi: na przykład wprowadzenie nowej technologii, zmiany w metodach produkcji, zamknięcie zakładu, zmniejszenie sprzedaży itp. z reguły czynią zwolnienia nieuniknionymi. Pracodawca ma swobodę w podejmowaniu planów i decyzji gospodarczych, a sądy pracy pozwalają pracodawcom na pewną elastyczność. Pracodawcy będą jednak zobowiązani przez sądy do wyjaśnienia i udowodnienia faktów, na których oparta jest decyzja biznesowa. Jeśli względy biznesowe wymagają zwolnienia pracownika z określonej grupy, to i tak wypowiedzenie może zostać podważone, jeśli wśród pracowników, których umowy również mogły zostać rozwiązane, pracodawca nie dokonał odpowiedniego wyboru z punktu widzenia społecznego. Pracodawca będzie musiał wybrać do zwolnienia tego pracownika, który z grupy porównywalnych pracowników jest najmniej dotknięty wypowiedzeniem. Należy wziąć pod uwagę następujące kryteria „społeczne”: okres zatrudnienia, wiek, zobowiązania alimentacyjne wobec osób pozostających na utrzymaniu oraz niepełnosprawność.

Pracodawca może wyłączyć z selekcji społecznej tych pracowników, których dalsze zatrudnienie leży w uzasadnionym interesie przedsiębiorstwa, ze względu na ich wiedzę, umiejętności i wyniki pracy lub dla utrzymania zrównoważonej struktury personelu w przedsiębiorstwie.

W niektórych sytuacjach nie trzeba będzie w ogóle przestrzegać okresu wypowiedzenia. Dzieje się tak w przypadku, gdy istnieje „ważny powód” nadzwyczajnego wypowiedzenia. Takie wypowiedzenie może mieć skutek natychmiastowy. „Ważny powód” zachodzi wtedy, gdy istnieją przesłanki, na podstawie których nie można racjonalnie oczekiwać od wypowiadającego kontynuacji zatrudnienia. Gdy wypowiedzenie zostanie zaskarżone do sądu, uwzględnione zostaną wszystkie okoliczności danego przypadku. Należy pamiętać, że nadzwyczajne wypowiedzenie musi nastąpić w ciągu dwóch tygodni od momentu, gdy pracodawca dowiedział się o przyczynach wypowiedzenia.

Jeśli zawarto umowę o pracę na czas określony, stosunek pracy kończy się zazwyczaj po upływie uzgodnionego czasu w umowie o pracę. Wypowiedzenie w czasie trwania zatrudnienia jest z reguły niemożliwe, chyba że w umowie o pracę lub obowiązującym układzie zbiorowym pracy uzgodniono inaczej. Natomiast wypowiedzenie w drodze porozumienia stron jest dopuszczalne w każdym czasie.

Ochronie przed zwolnieniem podlegają następujący pracownicy:

- Kobieta w ciąży – wypowiedzenie umowy o pracę jest możliwe tylko po uprzednim uzyskaniu zgody organów nadzorujących, która może być udzielona tylko w wyjątkowych przypadkach.

- Pracownicy na urlopie wychowawczym – wypowiedzenie umowy jest możliwe tylko po uzyskaniu wcześniejszej zgody organów nadzorujących, która może być udzielona również tylko w wyjątkowych przypadkach.

- Osoby niepełnosprawne – wypowiedzenie umowy o pracę jest możliwe tylko po uzyskaniu wcześniejszej zgody organów nadzorujących, która nie zostanie udzielona, jeśli przyczyną wypowiedzenia jest niepełnosprawność pracownika.

- Członkowie rady pracowników lub podobnych organów przedstawicielskich – tym pracownikom można zasadniczo wypowiedzieć umowę o pracę tylko z ważnych powodów i za uprzednią zgodą rady pracowników.

Jakie formy reprezentacji pracowników przewiduje prawo niemieckie?

Przedstawiciele pracowników reprezentują interesy pracowników wobec pracodawcy i mają pewne prawo do współdecydowania:

1. Rada pracowników – jest wybieralnym ciałem przedstawicielskim pracowników określonej jednostki organizacyjnej, mającym obowiązek reprezentowania praw i interesów pracowników tylko tej jednostki. Prawo do powołania rady pracowników przysługuje w zakładach zatrudniających co najmniej pięciu pracowników. Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek powstrzymania się od wszelkich działań, które mogłyby utrudnić lub zakłócić wybór i utworzenie rady pracowników. Ma ona następujące prawa:

- Prawo do informacji – aby móc wykonywać zadania rady pracowników zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca jest zobowiązany do informowania rady pracowników o sprawach operacyjnych, oraz udostępniania niezbędnych dokumentów.

- Prawo do konsultacji i współpracy – pracodawca jest zobowiązany do konsultacji z radą pracowników lub wysłuchania jej postulatów, lecz rada nie posiada uprawnień do podejmowania decyzji w imieniu pracodawcy. Prawo do konsultacji przejawia się zasadniczo w obowiązku wysłuchania rady pracowników w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę. Jeżeli nie przeprowadzono konsultacji z radą pracowników, wypowiedzenie jest nieważne. Sprzeciw natomiast nie czyni wypowiedzenia nieważnym, ponieważ również w tym przypadku pracodawca ma ostateczne prawo decyzji.

- Prawo weta i prawo do wyrażenia zgody – prawo weta ma szczególne znaczenie w sprawach personalnych i występuje w związku z zatrudnianiem pracowników, zaszeregowaniem i zmianą zaszeregowania pracowników do kategorii i grup zawodowych oraz przenoszeniem pracowników na inne stanowiska. Ponadto, odwołanie członków organów przedstawicielskich pracowników na szczeblu lokalnym lub zakładowym (jeśli jest w ogóle dopuszczalne) wymaga zgody rady pracowników. Rada pracowników może skorzystać z prawa weta w celu zablokowania decyzji kierownictwa.

- Prawo do współdecydowania – wymaga ono od kierownictwa osiągnięcia porozumienia z radą pracowników w pewnych kwestiach. Jeżeli kierownictwo i rada pracowników nie dojdą do porozumienia, decyzję podejmie komisja rozjemcza. W sprawach podlegających współdecydowaniu przez radę pracowników, kierownictwo nie może podejmować ani egzekwować żadnych decyzji bez zgody rady pracowników lub pozytywnej decyzji komisji rozjemczej. Do takich spraw należą na przykład: regulamin pracy; godziny pracy; warunki wypłaty wynagrodzenia; urlopy; instalacja większości programów komputerowych; urządzenia monitorujące; bezpieczeństwo i higiena pracy; zaplecze socjalne; domy należące do pracodawcy; wynagrodzenia; plany emerytalne; systemy sugestii operacyjnych; promocja inwestycji przez pracowników.

2. Związki zawodowe – każdy inwestor zakładający podmiot prawny w Niemczech musi rozważyć, czy zostanie członkiem związku pracodawców, co w konsekwencji będzie skutkowało podporządkowaniem się układom zbiorowym w danej branży. Związek zawodowy reprezentuje pracowników całej branży. Związki zawodowe w Niemczech zawierają układy zbiorowe ze związkami pracodawców lub z poszczególnymi pracodawcami. Te układy zbiorowe są instrumentami regulującymi wynagrodzenia, warunki pracy, bezpieczeństwo pracy i podobne sprawy. W codziennej działalności przedsiębiorstwa pracodawca nie ma do czynienia z przedstawicielem związku zawodowego, lecz z własną radą pracowników. Układy zbiorowe pracy są wiążące tylko dla stron lub członków stron, którzy zawarli układ. Zasadniczo jeśli pracodawca ani sam nie zawarł układu, ani nie jest członkiem danego związku pracodawców, układ zbiorowy nie ma zastosowania. W niektórych jednak branżach, Federalny Minister Pracy i Opieki Społecznej przyznał układom zbiorowym pracy moc powszechnie obowiązującą. W związku z tym wszyscy pracodawcy i pracownicy objęci zakresem układu, są nim związani.

3. Reprezentacja pracowników w radzie nadzorczej spółki - niektóre spółki są zobowiązane przez prawo do posiadania rady nadzorczej, inne mogą być zobowiązane do ustanowienia rady nadzorczej w celu zapewnienia reprezentacji pracowników. Pod pewnymi warunkami pracownicy mają prawo być reprezentowani w takich radach nadzorczych.

— Christian Koops, niemiecki adwokat i certyfikowany specjalista w zakresie prawa pracy, partner w biurze Baker McKenzie w Monachium

— Piotr Jaśkiewicz, adwokat polski i amerykański, counsel w biurze Baker McKenzie w Warszawie

Pierwszy odcinek z cyklu Poradnik inwestora „Zakładanie firmy w Niemczech: formy działalności, zasady zarządzania” – opublikowaliśmy 18 listopada 2022 r.