Zgromadzenie wspólników jest organem spółki z o.o. skupiającym wspólników, którego głównym zadaniem jest podejmowanie uchwał. W praktyce to właśnie w trakcie jego obrad wspólnicy decydują o najważniejszych sprawach spółki. Co zatem warto wiedzieć o podejmowaniu uchwał na zgromadzeniu oraz możliwości ich zakwestionowania?
Czym różni się zwyczajne zgromadzenie wspólników od nadzwyczajnego?
W zależności od przedmiotu obrad zgromadzenie wspólników może być zwyczajne albo nadzwyczajne. Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się w zasadzie raz w roku w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Obowiązkowym przedmiotem jego obrad jest rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, podjęcie uchwały w sprawie podziału zysku albo pokrycia straty, a także udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Nadzwyczajne zgromadzenie wspólników obejmuje natomiast inne sprawy. W trakcie jego obrad mogą być podejmowane uchwały dotyczące m.in. kwestii organizacyjnych, powołania lub odwołania członków zarządu. Nadzwyczajne zgromadzenia wspólników mogą się odbywać wielokrotnie i w dowolnym momencie w ciągu roku.
Kto zwołuje zgromadzenia wspólników?
Obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników spoczywa co do zasady na zarządzie spółki z o.o.
Poza zarządem zgromadzenie wspólników może zwołać organ nadzoru, którym jest rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna, jeżeli zostały powołane. Taka sytuacja może się zdarzyć, jeżeli zarząd nie dopełnił obowiązku zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników w ciągu sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego lub w innym terminie wskazanym w umowie spółki. Organ nadzoru może również zwołać nadzwyczajne zgromadzenie, jeżeli zarząd nie uczynił tego na wniosek organu nadzoru w terminie dwóch tygodni od dnia złożenia takiego wniosku.
Umowa spółki może również umocować inne osoby do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, w sytuacji gdy obowiązek ten nie został dopełniony przez zarząd.
Czy wspólnik może zwołać zgromadzenie wspólników?
Zwołanie zgromadzenia przez wspólnika bądź wspólników jest możliwe w zasadzie w dwóch przypadkach. Jednak do realizacji tego uprawnienia wymagane jest uprzednie uzyskanie upoważnienia sądu.
Pierwszy z nich związany jest z przyznanym wspólnikowi lub wspólnikom reprezentującym co najmniej 1/10 kapitału zakładowego uprawnieniem do żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Jeżeli zarząd nie zrealizuje żądania w terminie dwóch tygodni od dnia jego przedstawienia, to wspólnik lub wspólnicy mają możliwość złożenia do sądu rejestrowego wniosku o upoważnienie ich do zwołania zgromadzenia. Uprawnienie to przysługuje również w sytuacji, gdy zgromadzenie nie zostanie zwołane z porządkiem obrad zgodnym z żądaniem.
Drugi przypadek dotyczy uprawnienia wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej 1/20 kapitału zakładowego spółki do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Jeżeli zarząd nie zrealizuje tego żądania, to wspólnik lub wspólnicy mogą zostać upoważnieni przez sąd do zwołania zgromadzenia.
Jak należy zwołać zgromadzenie wspólników?
Zgromadzenie wspólników należy zwołać za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską. Istnieje również możliwość wysłania zawiadomienia o zgromadzeniu na pocztę elektroniczną wspólnika, jeżeli uprzednio wyraził on na to pisemną zgodę i podał adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zawierać datę, godzinę, miejsce oraz porządek jego obrad. Jeśli na zwoływanym zgromadzeniu planowane jest podjęcie uchwały w sprawie zmiany umowy spółki, to konieczne jest także wskazanie w zaproszeniu istotnych elementów treści proponowanych zmian.
Kiedy należy wysłać zaproszenie na zgromadzenie wspólników?
Zaproszenie na zgromadzenie wspólników powinno zostać wysłane co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Co ważne, przy ustalaniu biegu dwutygodniowego terminu uwzględnia się dzień wysłania zaproszenia, a nie jego doręczenia wspólnikowi. O czasie, jaki wspólnik będzie miał na przygotowanie się do zgromadzenia wspólników, w dużej mierze decyduje zatem czas doręczenia zaproszenia na zgromadzenie.
Minimalny dwutygodniowy termin na zwołanie zgromadzenia wspólników zostaje zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników.
Przykład:
Zarząd spółki z o.o. zdecydował o zwołaniu zgromadzenia wspólników na 21 czerwca. Zaproszenia na to zgromadzenie zostały wysłane 6 czerwca. Wspólnikom doręczono jednak zaproszenia dopiero 13 czerwca. Mimo to zgromadzenie wspólników zostało zwołane prawidłowo, gdyż kluczowa jest data wysyłki zaproszenia, a nie jego doręczenia.
Brak zachowania ustawowego terminu do wysłania zaproszenia na zgromadzenie wspólników może mieć poważne konsekwencje w zakresie skuteczności podjętych uchwał. Wszelkie nieprawidłowości związane ze zwołaniem zgromadzenia wspólników mogą zostać wykorzystane w trakcie sporu wspólników. Dlatego kluczowe jest dochowanie wszystkich ww. wymogów formalnych, zwłaszcza w spółkach, w których występuje konflikt.
Czy można odbyć zgromadzenie wspólników bez jego formalnego zwołania?
Niezależnie od tego, czy zgromadzenie wspólników jest zwyczajne, czy nadzwyczajne, można je odbyć bez formalnego zwołania. Jest to jednak dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy na zgromadzeniu są obecni lub reprezentowani wszyscy wspólnicy, a żaden z nich nie sprzeciwia się odbyciu zgromadzenia bez jego zwołania i wniesieniu poszczególnych spraw do porządku obrad.
Czy wspólnik może być reprezentowany na zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika?
Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać na nim prawo głosu przez pełnomocnika, jeśli ustawa lub umowa spółki nie zawierają w tym zakresie ograniczeń. Możliwe jest również jednoczesne uczestniczenie w zgromadzeniu przez wspólnika oraz jego pełnomocnika.
W szczególności w przypadku spółki, w której występuje spór pomiędzy jej wspólnikami, warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który dzięki fachowej wiedzy będzie mógł kontrolować prawidłowość przebiegu zgromadzenia, a dodatkowo jego udział może sprzyjać tonowaniu emocji skonfliktowanych stron.
Pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu wspólników może być osoba niebędąca członkiem zarządu lub pracownikiem spółki. Przyjmuje się również, że pełnomocnikiem nie może być likwidator. Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno być udzielone w formie pisemnej.
Jak podejmowane są uchwały?
Decyzje zgromadzenia wspólników przybierają formę uchwał. Co do zasady są one podejmowane bezwzględną większością głosów, co oznacza, że dla właściwego podjęcia uchwały liczba głosów „za” musi stanowić więcej niż połowę wszystkich głosów oddanych (w tym głosów „wstrzymujących się”). W niektórych przypadkach przepisy k.s.h. lub umowa spółki przewidują, że do skutecznego podjęcia uchwały konieczne jest osiągnięcie kwalifikowanej większości głosów, np. zbycie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części wymaga zgodnie z k.s.h. podjęcia uchwały większością 2/3 głosów.
Ponadto umowa spółki lub przepisy niekiedy określają minimalną liczbę uczestników zgromadzenia wspólników, która jest wymagana dla skuteczności odbycia samego zgromadzenia oraz podejmowanych na nim uchwał. Jest to tzw. kworum.
Przykład:
Kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5000 zł. Wspólnikami w tej spółce są Jan Kowalski, posiadający 51 udziałów o łącznej wartości nominalnej 2550 zł, oraz Piotr Wójcik, posiadający 49 udziałów o łącznej wartości 2450 zł. Zgodnie z umową spółki uchwały zgromadzenia wspólników mogą zostać podjęte, gdy na zgromadzeniu reprezentowana jest co najmniej połowa kapitału zakładowego spółki. Oznacza to, że do skutecznego podjęcia uchwał wymagana jest zawsze obecność Jana Kowalskiego.
Głosowania na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. są co do zasady jawne. Istnieje jednak katalog uchwał, które powinny być podejmowane w głosowaniu tajnym. Są to uchwały dotyczące spraw osobowych (np. określenia wysokości wynagrodzenia członka zarządu), wyboru czy też odwołania członków organów spółki lub jej likwidatorów oraz pociągnięcia tych podmiotów do odpowiedzialności. Dodatkowo głosowanie tajne powinno być przeprowadzone na żądanie choćby jednego wspólnika obecnego lub reprezentowanego na zgromadzeniu.
Czy można zakwestionować uchwałę zgromadzenia wspólników?
Zakwestionowanie uchwały zgromadzenia wspólników jest możliwe w drodze wytoczenia przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały lub o stwierdzenie nieważności uchwały. Wybór konkretnego powództwa zależy od tego, jakie uchybienia można zarzucić uchwale zgromadzenia wspólników.
Jeśli uchwała jest sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami, a jednocześnie godzi w interes spółki lub ma na celu pokrzywdzenie wspólnika, to może zostać zaskarżona w drodze powództwa o uchylenie uchwały. W sytuacji zaś, gdy uchwała zgromadzenia wspólników jest sprzeczna z ustawą, możliwe jest jej zaskarżenie w drodze powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały.
Przykład:
W spółce z o.o. wspólnicy większościowi, pełniący jednocześnie funkcje w zarządzie spółki i pobierający z tego tytułu wysokie wynagrodzenie, co roku od pięciu lat podejmują uchwałę o przeznaczeniu zysku na kapitał zapasowy pomimo bardzo dobrej kondycji finansowej spółki oraz wniosków pozostałych wspólników o wypłatę dywidendy. Wspólnik mniejszościowy, który głosował przeciwko uchwale i zażądał zaprotokołowania jego sprzeciwu, powinien rozważyć wniesienie powództwa o uchylenie uchwały jako sprzecznej z dobrymi obyczajami i mającej na celu jego pokrzywdzenie.
Przykład:
Na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólnicy większościowi przegłosowali uchwałę o nałożeniu na wspólników dopłat. Umowa spółki z o.o. nie zawiera jednak postanowień o dopłatach. Co więcej, porządek obrad zgromadzenia nie obejmował podjęcia uchwały w tym przedmiocie. Wspólnik mniejszościowy, który głosował przeciwko dopłatom, powinien rozważyć złożenie pozwu o stwierdzenie nieważności uchwały, gdyż jest ona sprzeczna z ustawą.
Kto może żądać uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały zgromadzenia wspólników?
Uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały zgromadzenia wspólników może żądać zarząd, rada nadzorcza, komisja rewizyjna oraz poszczególni członkowie tych organów. Ponadto z powództwem o uchylenie lub stwierdzenie nieważności uchwały może wystąpić wspólnik, który:
1) głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu,
2) bezzasadnie został niedopuszczony do udziału w zgromadzeniu wspólników,
3) nie był obecny na zgromadzeniu, w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub podjęcia uchwały w sprawie, której nie obejmował porządek obrad,
4) został pominięty przy głosowaniu pisemnym lub nie zgodził się na głosowanie pisemne, a także wspólnik, który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale zgłosił sprzeciw w terminie dwóch tygodni.
- W którym momencie należy zgłosić sprzeciw do uchwały zgromadzenia wspólników?
Żądanie zaprotokołowania sprzeciwu do uchwały powinno być zgłoszone niezwłocznie po powzięciu uchwały, czyli przed przejściem do kolejnego punktu porządku obrad.
Przykład:
Porządek obrad zgromadzenia wspólników spółki z o.o. obejmował podjęcie uchwały o wyrażeniu zgody na zbycie nieruchomości. Jan Kowalski zagłosował przeciwko uchwale. Został jednak przegłosowany. Uznał więc, że przedmiotową uchwałę zaskarży. Następnie przewodniczący zgromadzenia przeszedł do głosowania nad uchwałą o zmianie umowy spółki. Po głosowaniu zamknięto porządek obrad. Wówczas Jan Kowalski uświadomił sobie, że nie zgłosił sprzeciwu do uchwały w sprawie zbycia nieruchomości. Na zgłoszenie sprzeciwu było już za późno.
W sytuacji gdy głosowanie nad uchwałą było przeprowadzane w trybie pisemnym, wspólnik może zgłosić sprzeciw do uchwały w ciągu dwóch tygodni od otrzymania wiadomości o jej powzięciu.
W jaki sposób powinien być zgłoszony sprzeciw?
Sprzeciw wobec podjęcia określonej uchwały nie może zostać zgłoszony w sposób dorozumiany. Konieczne jest, aby zgłoszenie sprzeciwu wraz z żądaniem jego zaprotokołowania zostało sformułowane w sposób jednoznaczny i stanowczy, nienasuwający żadnych wątpliwości. Żądania zaprotokołowania sprzeciwu nie może zastąpić żadne inne działanie ani zachowanie mogące wskazywać brak zgody wspólnika na treść uchwały.
W jakim terminie można żądać uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały zgromadzenia wspólników?
Co do zasady termin na złożenie pozwu o uchylenie uchwały wynosi miesiąc od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednak nie później niż sześć miesięcy od dnia podjęcia uchwały.
Termin na złożenie pozwu o stwierdzenie nieważności uchwały wynosi natomiast sześć miesięcy od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, jednak nie później niż trzy lata od podjęcia uchwały.
Tomasz Rutkowski jest radcą prawnym, partnerem w PragmatIQ Kancelaria Prawna Szymkowiak
Klaudia Frankowska jest prawniczką w PragmatIQ Kancelaria Prawna Szymkowiak
