Spóźnisz się z fakturą w KSeF, twój kontrahent na tym straci

Krajowy System e-Faktur, który ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., to rewolucja dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wprowadzić do centralnej, prowadzonej przez fiskusa bazy. Eksperci przestrzegają, że jeśli sprzedawca wystawi ją z opóźnieniem, nabywca będzie miał problem.

– Jeśli sprzedawca wystawi fakturę np. 1 sierpnia zamiast 31 lipca, nabywca odliczy VAT miesiąc lub kwartał (gdy rozlicza się kwartalnie) później. Nie może bowiem odliczyć podatku wcześniej niż w miesiącu otrzymania faktury. Takie przesunięcie może wywołać u niego problemy z płynnością finansową – mówi doradca podatkowy Samir Kayyali.

Nie da się antydatować

Jak jest teraz?

– Wystawianie faktur na początku następnego miesiąca jest dość powszechną praktyką, zresztą zgodną z przepisami. Załóżmy, że przedsiębiorca X świadczący co miesiąc usługi konsultingowe firmie Y sporządził fakturę za październik dopiero 2 listopada. W rubryce „data wystawienia” wpisał 31 października i firma Y uznała, że to dzień otrzymania faktury. Odlicza więc VAT naliczony w deklaracji za październik składanej do 25 listopada. Budżet państwa na tym nie traci, bo przedsiębiorca X także do 25 listopada musi zapłacić VAT należny – tłumaczy Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting.

Jak będzie po wejściu KSeF?

– Faktury nie da się już antydatować. Dzień wystawienia jej przez sprzedawcę, czyli wprowadzenia do KSeF, będzie dniem otrzymania przez nabywcę – mówi Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w kancelarii Chojnacka & Łagowski. Podkreśla, że wystawianie faktur z wsteczną datą jest nieprawidłowe (bo nie odzwierciedla rzeczywistości) i po to właśnie jest KSeF, aby tego typu nieprawidłowości ograniczyć. – Zgadzam się jednak, że to realny problem, bo nabywca, u którego przesunie się termin odliczenia podatku, może wpaść w tarapaty – mówi Łagowski.

Czytaj więcej:

Podatki, Księgowość i Rachunkowość

Co dalej z obowiązkowym KSeF?

Termin wprowadzenia obligatoryjnego K...

Pro

– Załóżmy, że nasz kontrahent jest na krawędzi płynności finansowej. Jeśli dostanie fakturę z opóźnieniem, nie skorzysta od razu z odliczenia VAT i będzie musiał posiłkować się kredytem obrotowym. Poniesie przez to dodatkowe koszty, o co będzie miał do nas pretensje, a nawet może wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie za poniesioną szkodę – tłumaczy Samir Kayyali.

– Skorzysta na tym skarbówka, bo sprzedawca i tak musi zapłacić VAT za miesiąc (kwartał) wykonania usługi/sprzedaży towaru, a nabywca odliczy podatek później. W ten sposób skredytuje fiskusa – mówi Cezary Szymaś. Dodaje, że ten problem może dotyczyć bardzo wielu firm, przynajmniej na początku obowiązywania KSeF.

Pamiętaj o terminie

Co możemy poradzić przedsiębiorcom?

– Powinni zakonotować, żeby wystawiać faktury do końca miesiąca. Ustawić przypomnienia albo zautomatyzować proces wysyłki faktur (jeśli są na stałe kwoty) – mówi Samir Kayyali.

– Często jednak opóźnienie nie jest wcale spowodowane roztargnieniem sprzedawcy. W wielu firmach nie można wystawić faktury ostatniego dnia miesiąca, bo ciągle jeszcze trwają uzgodnienia, obliczenia, przygotowywane są protokoły. W takiej sytuacji trzeba będzie sporządzać faktury na podstawie prognoz (a potem korygować) albo rozliczać się zaliczkami – mówi Arkadiusz Łagowski.

Zdaniem Cezarego Szymasia rozwiązaniem problemu byłoby wykreślenie przepisu uzależniającego termin odliczenia VAT od otrzymania faktury. Inni eksperci podchodzą jednak ostrożnie do tej propozycji.

– Nie wydaje mi się, żeby fiskus się na to zgodził – mówi Arkadiusz Łagowski.

– Należałoby się zastanowić, czy na taką zmianę pozwalają przepisy unijne – wskazuje Samir Kayyali.

Opisany problem nie dotyczy przedsiębiorców rozliczających VAT metodą kasową.

– Oni odliczają podatek dopiero w miesiącu (kwartale), w którym zapłacą za usługę/towar. Jednak niewiele firm korzysta z tej metody – mówi Samir Kayyali.