Rozpoczynający się sezon wakacyjny to u wielu pracodawców czas, w którym na rzecz pracowników wypłacane jest dofinansowanie kosztów letniego wypoczynku ich lub członków ich rodzin. Jedna z najczęściej występujących form takiego dofinansowania to dopłaty do kolonii zagwarantowane zazwyczaj w zbiorowym układzie pracy, zakładowym regulaminie wynagradzania lub w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Na początku wakacji warto zatem przypomnieć podatkowe skutki wypłaty tego typu świadczeń pieniężnych.

Czytaj także: Bezpieczny wypoczynek – poradnik MEN dla rodziców i opiekunów

X

Przychody ze stosunku pracy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności chodzi o: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. W konsekwencji, wypłata na rzecz pracownika świadczenia pieniężnego na dofinansowanie wypoczynku dziecka pracownika wpisuje się w zakres przychodów ze stosunku pracy.

Obowiązki pracodawcy

Na zakładach pracy jako płatnikach podatku dochodowego (tj. osobach fizycznych, osobach prawnych oraz jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej) ciąży obowiązek obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej (art. 31 ustawy o PIT). Obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy nie wystąpi w sytuacji, gdy konkretne, osiągnięte przez pracownika (podatnika) przychody ze stosunku pracy są objęte zwolnieniem z opodatkowania. Dlatego pracodawca, który wypłaca pracownikowi dofinansowanie kosztów wypoczynku jego dzieci, powinien w danym, konkretnym przypadku przeanalizować możliwe do zastosowania w tym zakresie zwolnienia ustalone w art. 21 ustawy o PIT.

Warunki muszą być spełnione łącznie

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT, zwalnia się od podatku dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł. Zwolnienie to znajdzie więc zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy dopłata do wypoczynku spełnia łącznie poniższe warunki:

- wypoczynek ma charakter zorganizowany,

- organizatorem wypoczynku jest podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

- forma wypoczynku odpowiada kryteriom wskazanym w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT,

- dopłata dotyczy wypoczynku dzieci i młodzieży, które nie ukończyły 18 lat.

Pobyt u cioci bez preferencji

Zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT może znaleźć zastosowanie wyłącznie w stosunku do zorganizowanych form wypoczynku. Nie stosuje się go zatem w odniesieniu do dofinansowania wypoczynku niemającego takiego charakteru (np. indywidualnie zorganizowanego pobytu dziecka u rodziny czy znajomych pracownika).

Wypoczynek musi więc być zorganizowany przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk.

Przykład

Zakład pracy wypłacił pracownikowi ze środków obrotowych 1000 zł jako dofinansowanie do wycieczki (tygodniowa wędrówka po górach) dziecka w wieku lat 16. Wycieczka została zorganizowana dla młodzieży przez szkołę. Zwolnieniem w ramach ustalonego limitu zostały objęte dopłaty do wypoczynku dzieci lub młodzieży do lat 18, jeśli forma tego wypoczynku spełnia warunki wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Wątpliwości w tym zakresie może budzić kwestia uznania wycieczki rozumianej jako wędrówka czy wyjazd turystyczny za jedną z form wypoczynku wskazanych w tym przepisie. Wydaje się jednak, że wycieczka zorganizowana przez szkołę spełnia warunki pozwalające na zakwalifikowanie jej do zorganizowanych form wypoczynku.

Taki pogląd wyraził także dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 lipca 2017 r. (0115-KDIT2-2.4011.136.2017.1.BK).

Urodziny w lipcu albo sierpniu

Może się zdarzyć, że dziecko pracownika przebywające na obozie osiąga pełnoletność w trakcie wyjazdu. Czy w takim przypadku można stosować zwolnienie z PIT, zwłaszcza w sytuacji, w której dofinansowanie (dopłata) jest wypłacane po wakacjach, a więc wtedy, gdy dziecko jest już pełnoletnie?

Warto odnieść się do wypracowanego stanowiska organów podatkowych. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2017 r. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (1462-IPPB4.4511.1169.2016.1.JK2) wyjaśnił: „Odnosząc się do warunku, że dopłata dotyczy dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18 roku życia, należy zauważyć, że jest on spełniony w sytuacji, gdy w którymkolwiek momencie trwania wypoczynku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy jego uczestnikiem jest małoletnie dziecko. Za powyższym twierdzeniem przemawia użyty przez ustawodawcę ciąg wyrazów: dopłaty do (...) wypoczynku (...) oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18. W konsekwencji, dla zastosowania przedmiotowego zwolnienia istotny jest wiek dziecka w trakcie pobytu na wczasach, kolonii, zimowisku, obozie lub leczeniu w placówkach wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy cytowanej, a nie wiek dziecka w momencie otrzymania dopłaty". Z przedstawionego stanowiska wynika więc, że dla zastosowania omawianego zwolnienia istotne jest, aby w którymkolwiek momencie pobytu dziecka na zorganizowanej formie wypoczynku spełniało ono warunek braku ukończenia 18 roku życia. Decyduje bowiem czas pobytu na wypoczynku, a nie moment wypłaty dofinansowania. Nadto w prezentowanej interpretacji organ podatkowy podkreślił, że w przepisach brak jest rozwiązań ustalających obowiązek podziału kwoty dofinansowania w sytuacji, gdy dziecko w trakcie pobytu osiągnie pełnoletność. Wskazano bowiem: „Jednocześnie należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają regulacji, która zobowiązywałaby do podziału otrzymanej kwoty dopłaty proporcjonalnie do liczby dni przypadających na wypoczynek małoletniego dziecka, które podczas jego trwania uzyskało pełnoletność".

Biuro turystyczne, kościół, fundacje i szkoły

Jednym z podmiotowych warunków stosowania zwolnienia jest wymóg, aby organizatorem wypoczynku dzieci lub młodzieży był podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Warunek ten wyklucza zatem możliwość zastosowania zwolnienia w sytuacji, w której wypoczynek organizowany jest indywidualnie bądź przez organizatora niespełniającego tego kryterium. W interpretacjach organów podatkowych (m.in. powołana uprzednio interpretacja z 21 lipca 2017 r., 0115-KDIT2-2.4011.136.2017.1.BK) podkreśla się, że za podmioty wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT należy uznać firmy, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, np. biura turystyczne czy inne podmioty prowadzące działalność w formie domów wczasowych, pensjonatów, ale także m.in. podmioty, które zajmują się statutowo tego rodzaju działalnością jak np. kościoły, których działalnością statutową może być organizowanie wypoczynku zorganizowanego, stowarzyszenia, organizacje charytatywne, fundacje, jak również szkoły.

Przykład

Zakład pracy w ramach ustalonego w regulaminie funduszu świadczeń socjalnych limitu dofinansował wypoczynek 15-letniego dziecka pracownika. Dofinansowanie miało formę zwrotu części kosztów wypoczynku dziecka na podstawie przedstawionej faktury. Niestety ani na podstawie przedstawionej faktury, ani innych dokumentów nie było możliwe ustalenie, że organizatorem wczasów był podmiot prowadzący działalność w zakresie organizowania wypoczynku.W takim przypadku brak jest podstaw dla stosowania zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Pogląd taki został wyrażony przez dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 10 września 2016 r. (IBPB-2-2/4511-631/16-1/KRB).

Jak udokumentować

Przepisy ustawy o PIT nie przewidują żadnych szczególnych form dokumentowania poniesionych i dofinansowanych kosztów wypoczynku dzieci lub młodzieży do lat 18 dla celów stosowania omawianej preferencji podatkowej. Tym samym zasady udokumentowania takich wydatków pod kątem ich dofinansowania przez pracodawcę powinny wynikać z wewnątrzzakładowych regulacji precyzujących takie wymogi udokumentowania, które pozwalają na jednoznaczne stwierdzenie dochowania warunków wymaganych przez art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Zazwyczaj wydatki tego typu są dokumentowane fakturą (rachunkiem) lub innym dokumentem, z których wynikają dane organizatora, forma i okres wypoczynku, imię i nazwisko dziecka korzystającego z wypoczynku, dane osoby dokonującej zapłaty oraz kwotę i datę zapłaty. Warto zapewnić także dokument potwierdzający wymagany status podmiotowy organizatora oraz potwierdzający wiek dziecka w trakcie wypoczynku.

Uwaga na limit kwotowy

W kontekście stosowania omawianego zwolnienia, trzeba zwrócić uwagę na limit dopłaty do wypoczynku dzieci lub młodzieży. O ile bowiem ustawodawca nie określa limitu zwolnienia w odniesieniu do dopłat pochodzących ze źródeł wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT (np. dopłaty do wypoczynku finansowane z zfśs), o tyle już limit taki został wprowadzony w odniesieniu do dopłat pochodzących z innych źródeł finansowania (np. ze środków obrotowych pracodawcy). Do końca roku 2017 limit zwolnionych z PIT dopłat do wypoczynku dzieci i młodzieży wynosił 760 zł w roku podatkowym. Od 1 stycznia 2018 r. wartość ta wzrosła do kwoty 2000 zł. Oznacza to, że w roku 2018 w przypadku dopłaty do wypoczynku dziecka pracownika pochodzącej ze środków obrotowych pracodawcy opodatkowana będzie wartość dofinansowania, która przekracza w roku podatkowym 2000 zł.

— Marek Piotrowski jest doradcą podatkowym