Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy: koniec umowy pozwala rozliczyć urlop wypoczynkowy

- Z 31 maja kończy się umowa zawarta z pracownikiem na czas określony. Od czerwca będzie zatrudniony na czas nieokreślony. W tym roku nie korzystał z urlopu, ma też jeszcze pięć dni zaległego za zeszły rok. W kolejnych miesiącach mamy natłok pracy i wolelibyśmy ekwiwalentem rozliczyć urlop tej osoby. Czy jest na to jakiś sposób, jeżeli pracownik nie chce się na zgodzić – woli wykorzystać urlop podczas dalszego zatrudnienia w tym roku? – pyta czytelnik?

Co do zasady w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy etatowcowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 k.p.). Taki sposób rozliczenia prawa do urlopu dotyczy zarówno wakacji za dany rok (z zachowaniem zasady proporcjonalności do okresu zatrudnienia u pracodawcy), jak i ewentualnej niewykorzystanej zaległości.

Od tej reguły jest jeden wyjątek. Pracodawca nie musi rozliczać ekwiwalentem pieniężnym niewybranego do zakończenia angażu wypoczynku, jeżeli obie strony umowy (pracodawca i pracownik) zgodnie ustalą, że etatowiec wykorzysta go w trakcie kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy, powstałego na podstawie umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego angażu z tym pracodawcą (art. 171 § 3 k.p.).

Aby z tego skorzystać, łącznie muszą być spełnione dwa warunki:

- strony stosunku pracy zgodnie ustalą, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie udzielony w trakcie trwania kolejnego stosunku pracy łączącego te dwa podmioty,

- następny stosunek pracy powstaje bezpośrednio po zakończeniu aktualnego.

Przepisy nie narzucają zawarcia porozumienia w formie pisemnej. Można zatem przyjąć, że ważne są też ustalenia ustne lub wręcz – zgodnie z art. 60 kodeksu cywilnego – zachowanie się strony, z którego jasno wynika wola osoby składającej oświadczenie woli.

Zauważmy jednak, że w § 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) wskazuje się, że w części C akt osobowych przechowuje się m.in. dokumenty związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Porozumienie powinno więc przybrać formę pisemną, ale jej brak nie powoduje nieważności tego ustalenia.

Podstawową regułą jest więc rozliczenie niewykorzystanego urlopu ekwiwalentem w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przeniesienie go na kolejne zatrudnienie jest wyjątkiem od tej zasady, na której zastosowanie zgodzić się musi zarówno pracownik, jak i pracodawca. Skoro pracownik nie chce na to przystać, nie zachodzi przypadek wskazany w art. 171 § 3 k.p. Oznacza to, że strony nie doszły do porozumienia w tej sprawie, dlatego z końcem maja należny urlop trzeba rozliczyć ekwiwalentem >patrz ramka. Brak zgody pracownika na wypłatę finansowego rozliczenia wakacji nic tutaj nie zmienia.

Czytelnik powinien rozliczyć urlop pozostały z poprzedniego roku oraz ten należny za styczeń-maj bieżącego roku, czyli 5/12 z przysługującego rocznego wymiaru wakacji. Przy tych obliczeniach niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Przykładowo jeżeli pracownik ma prawo do 26 dni wakacji rocznie, za zatrudnienie w tym roku należy mu się 11 dni (26 x 5/12 = 10,8333... dnia; po zaokrągleniu 11 dni).