Przepisy dotyczące świadczeń za podróże służbowe mówią, że pracownik ma rozliczyć koszty delegacji w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Jak to rozumieć? Czy w tym terminie zarówno pracownik ma przedstawić rozliczenie, jak i pracodawca ma wypłacić ewentualną nadwyżkę ponad udzieloną zaliczkę?
– pyta czytelnik.
Nie. Jest to termin, w jakim to podróżujący pracownik ma rozliczyć koszty swojego wyjazdu. Pracodawca powinien jednak wypłacić te świadczenia w możliwie najszybszym czasie.
Dwa tygodnie na rachunki
Po zakończeniu delegacji – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – podwładny ma 14 dni na rozliczenie kosztów tej podróży. Tak mówi § 5 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167). Do takiego rozliczenia musi załączyć dokumenty na potwierdzenie wysokości poniesionych wydatków – głównie rachunki, faktury lub bilety, ale też oświadczenia, zawierające informacje niezbędne do prawidłowego naliczenia świadczeń. Powinien np. wskazać, czy miał zapewnione wyżywienie w cenie noclegu, a jeżeli tak – to jakie to były rodzaje posiłków, o której godzinie przekroczył granicę przy wyjeździe zagranicznym itd.
Jeśli pracownik nie dotrzyma tego terminu, mimo braku szczególnych okoliczności na usprawiedliwienie (jak np. choroba) narusza swoje obowiązki i szef może na niego nałożyć karę porządkową.
Za mało danych
Rozporządzenie nie wskazuje terminu, w jakim pracodawca ma obowiązek wypłacić należności za delegację, gdy nie została wypłacona zaliczka na jej poczet albo gdy ją wypłacił, ale wydatki ją przekroczyły.
Zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego – stosowanym na podstawie art. 300 kodeksu pracy – jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Złożenie przez pracownika pełnej informacji o kosztach wyjazdu i okolicznościach wpływających na prawo do świadczeń delegacyjnych należy uznać za równoznaczne z wezwaniem pracodawcy do zapłaty. Jeśli firmowe przepisy nie przewidują innego terminu na rozliczenie, zakład powinien wypłacić należności delegacyjne w najbliższym możliwym czasie.
Wiedza przed wyjazdem
Pracodawca, zlecając wyjazd służbowy zatrudnionej osobie, liczy się bowiem już w tym momencie – czyli na etapie wydawania polecenia wyjazdu – z koniecznością poniesienia jego kosztów. W większości przypadków jest też w stanie w dużym przybliżeniu oszacować koszty z tym związane. W związku z tym powinien też zadbać o przygotowanie środków niezbędnych do wypłaty należności za wyjazd jak najszybciej, najlepiej bezpośrednio, po otrzymaniu rozliczenia. Określenie „niezwłocznie" należy tu rozumieć bardzo ściśle.
