Scenariusz odwrotu od telepracy

Pierwszy krok w kierunku odwrotu uczyniła ponad rok temu Marissa Mayer, CEO Yahoo. Pracownicy otrzymali maila z informacją, że zmienia się podejście do telepracy, a firma, aby odzyskać swoją pozycję, potrzebuje wszystkich rąk na pokładzie oraz zaangażowania i współpracy, jakie są możliwe tylko wtedy, gdy pracuje się wspólnie. Wcześniej podobną decyzję podejmowały podmioty z branży finansowej, wśród nich choćby Bank of America. Jako argument również podał potrzebę wzmocnienia pracy zespołowej. W tym samym kierunku, choć z charakterystyczną dla niego delikatnością, zmierza Google.

Działania tych firm wywołały oburzenie w USA. Tradycyjnie telepraca jest w Stanach narzędziem do budowania zaangażowania pracowników, ograniczania czasochłonnych dojazdów do biura, ułatwiania pracy młodym rodzicom, a także ukłonem w stronę nieprzystosowanych do pracy w biurze technicznych geniuszy. Dziesiątki tysięcy pracowników korporacji nowych technologii w ramach polityki pracy z domu albo pracowało tylko tam, albo ograniczało pobyt w biurze do kilku dni w tygodniu.

Szacuje się, że blisko ?2,5 proc. pracowników w Stanach Zjednoczonych uznaje dom za swoje podstawowe miejsce pracy (informacja podana za Telework Research Network). Jeden na czterech pracowników w USA pracował zalogowany z domu przez kilka godzin w tygodniu (wg Biura Informacji Statystycznych). Badanie Harris Interactive w 2012 r. wskazywało, że co trzeci pracownik ceni sobie możliwość pracy z domu bardziej niż samochód służbowy.

Patrick Pichette, CEO Google, zapytany, jak wielu Googlersów pracuje z domu, odpowiedział: tak niewielu, jak to tylko możliwe. Dziś firma ta na swych stronach prezentuje usprawnienia, jakie oferuje podwładnym w zakresie przemieszczania się do pracy, w tym autobusy firmowe i flotę elektrycznych samochodów, a także bogate wyposażenie biur.

Jak jest w Polsce

Zatrudnianie na odległość w Polsce nigdy nie było aż tak popularne, jak w USA.  Zanim w 2007 r. wprowadzono pojęcie telepracy do kodeksu pracy, pracodawcy chcący zatrudniać w ten sposób radzili sobie, przyjmując podwładnych na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 31 grudnia 1975 r. w sprawie uprawnień pracowniczych osób wykonujących pracę nakładczą (DzU z 1976 r. nr 3, poz. 19 ze zm.).

Potocznie rozumiana telepraca jest zresztą szerszym pojęciem niż ta uregulowana w kodeksie pracy. Wiele osób, które pracują w domu, używając służbowego laptopa i telefonu, ma standardowe umowy o pracę ze zmodyfikowanym jedynie miejscem pracy. Obok adresu zamieszkania pracownika może pojawić się określony region (np. w wypadku handlowców), a także siedziba pracodawcy. W ten sposób unika się także ewentualnych kosztów delegowania podwładnego poza stałe miejsce pracy. Kodeks pracy zawiera jednak kilka szczególnych regulacji odnoszących się do telepracy (art. 67

5

k.p. i nast.). Chodzi nie tylko o zmianę miejsca, ale też o modyfikacje organizacyjne. Kodeks mówi, że telepracę można wykonywać regularnie poza zakładem pracy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Za ich pośrednictwem podwładny przekazuje wyniki swej działalności. Daną osobę można od razu zatrudnić jako telepracownika, ale też przejść na ten sposób zatrudnienia później – na mocy porozumienia stron z inicjatywy każdej z nich. Według k.p. pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania telepracy. Jest ona bowiem zwykle ukłonem w stronę określonych grup pracowników.

Po pierwsze, kadra

Niewątpliwą zaletą korzystania z telepracy jest możliwość zatrudniania wykwalifikowanej kadry niezależnie od siedziby pracodawcy. To istotne dla tych biznesów, które swoją działalność opierają na rzadkich kompetencjach. Telepraca może też służyć pozyskaniu pracowników o niskich kompetencjach, ale zamieszkujących regiony, gdzie siła robocza jest znacząco tańsza. Potwierdza to badanie przeprowadzone w 2006 r. przez PBS na grupie 1000 polskich przedsiębiorstw, które wskazywało, że telepracownikom powierzane są zarówno zadania wymagające skomplikowanych kwalifikacji, jak i te zupełnie proste.

Wśród zawodów wykonywanych w formie telepracy pojawiały się księgowość, sprzedaż, usługi finansowe (wymieniane jako te łatwiejsze), jak i znacznie liczniej te – zdaniem pracodawców – trudniejsze, tzn. tłumaczenia, grafika komputerowa, projektowanie systemów informatycznych, projekty architektoniczne, analizy prawne.

Po drugie, motywacja

Telepraca pozwala ograniczyć czas spędzany na dojazdach do miejsca pracy i indywidualnie planować swój dzień. Decyzja Yahoo o wycofaniu się z telepracy wywołała szczególnie negatywne reakcje w grupie młodych rodziców, którzy w nowej CEO Yahoo Marissie Mayer widzieli młodą mamę i liczyli, że nawet jeśli nie będzie rzecznikiem praw rodziców w firmie, to na pewno zrozumie ich sytuację. Okazało się coś zupełnie odwrotnego.

Na polskim gruncie obserwujemy podobne oczekiwanie. Pracownicy zatrudnieni u laureatów konkursu „Firma Przyjazna Mamie" wskazują, że elastyczna praca z domu jest najpopularniejszym benefitem dla młodych rodziców. Cytowane wcześniej badanie PBS dotyczyło również przyczyn wprowadzenia do firmy telepracy. Wśród nich najistotniejsza była chęć wykorzystania efektywnych metod pracy, niemniej jednak duża część zmian była wprowadzana na wniosek samych pracowników lub w celu pomocy tym, którzy chcą z pracą godzić obowiązki rodzinne.

Telepraca to także szansa na zaistnienie na rynku pracy dla osób dotkniętych niepełnosprawnością, zwłaszcza ruchową.

Po trzecie, koszty

Oszczędność na kosztach przestrzeni biurowej i sprzętu podawana jest jako jedna z głównych zalet telepracy. Pracodawca powinien być tutaj jednak przezorny, ponieważ złe zarządzanie w tym obszarze może oznaczać pozorne oszczędności. Jeśli firma zobowiąże się do dostarczenia pracownikowi informatycznych narzędzi pracy, to zobligowana może być nie tylko do zapewnienia laptopa, ale też drukarki, opłacenia łącza internetowego, o serwerach i oprogramowaniu zabezpieczającym nie wspominając.

Zasadniczo to pracodawca ma obowiązek dostarczyć telepracownikowi odpowiedni sprzęt, ubezpieczyć go, pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją, a także zapewnić podwładnemu pomoc techniczną i szkolenie. Można jednak postanowić inaczej. W tym celu pracodawca z telepracownikiem musi zawrzeć odrębną umowę, która będzie regulowała zasady wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych. W takim wypadku podwładnemu trzeba przyznać odpowiedni ekwiwalent pieniężny.

Po czwarte, nadzór

Wyzwaniem jest także kontrola efektywności pracy i realnego czasu, jaki telepracownik poświęca na swoje zadania. Praca z domu, w szczególności gdy powiązana jest z opieką nad członkiem rodziny, może być mniej wydajna. A kontrola ze strony pracodawcy wymaga umiejętnego stawiania zadań i ich rozliczania. W wypadku prostych prac (księgowość, sprzedaż telefoniczna) ustalenie norm wydajnościowych wydaje się proste, ale co w wypadku stanowisk związanych z pracą koncepcyjną?

Pracodawca ma jednak zagwarantowaną możliwość sprawdzania podwładnego – nie tylko przez śledzenie jego aktywności z użyciem środków komunikacji elektronicznej. Może także przeprowadzać bezpośrednią kontrolę w miejscu wykonywania pracy (art. 67

10

k.p., 67

14

k.p.).

Wolno więc odwiedzić telepracownika w domu, aby sprawdzić, w jaki sposób wykonuje pracę,  przestrzega bhp (obowiązki w tym zakresie są zresztą zmodyfikowane), a także aby serwisować i instalować powierzony sprzęt. Na takie wizyty podwładny musi się uprzednio zgodzić na piśmie lub za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość. Nie oznacza to jednak przyzwolenia na nachodzenie w domowych pieleszach. Kontrola musi być dostosowana do miejsca i charakteru pracy, a poza tym nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny.

Nie tylko we własnym mieszkaniu

Samo pojęcie telepracy ?i związane z nim pojęcie teledojazdów (commuting) wymyślił amerykański naukowiec Jack Nilles. ?W czasach, gdy internet dopiero raczkował, a komputery stanowiły ewenement nawet w przestrzeni biurowej, Nilles koncentrował się raczej na ograniczeniu ruchu w mieście niż na innych aspektach takiego zatrudnienia.

Telepraca, także ta w polskich warunkach, ma różne oblicza. Może chodzić o permanentną pracę z domu, ale także w innym miejscu poza siedzibą pracodawcy. Tak często pracują handlowcy, agenci ubezpieczeniowi, zwykle zresztą zatrudniani na umowy cywilnoprawne. Niekiedy telepraca jest jedynie częściowa, bo stanowi element uelastycznienia pracy, dla tzw. pracowników wiedzy. Można więc np. przez cztery dni świadczyć obowiązki służbowe w domu, a raz w tygodniu pojawiać się w biurze.

Jak się wycofać ze zdalnej współpracy

1. W ciągu pierwszych trzech miesięcy telepracy każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie jej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Strony muszą wtedy ustalić termin, od którego wrócą poprzednie zasady. Nie może on być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Gdyby później pracownik chciał się wycofać z telepracy na rzecz tradycyjnej formy świadczenia obowiązków, to pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić jego wniosek.

2. Jeśli trzy miesiące telepracy już minęły, pracodawca, który chciałby wrócić do poprzedniej,  tradycyjnej formy jej świadczenia, powinien złożyć podwładnemu wypowiedzenie zmieniające (art. 42 § 1–3 k.p.). Musi zatem zaproponować na piśmie nowe warunki, w tym np. świadczenie pracy w siedzibie firmy. Oczywiście, jeśli podwładny się godzi na powrót do tradycyjnego etatu za biurkiem, mogą zawrzeć w tym zakresie porozumienie stron.

Komentarze autorek:

Agnieszka Gostkowska-Szmyt, ?menedżer personalny

Komfort czy pułapka

Praca z domu, przy braku samodyscypliny pracownika i reguł ustalonych przez pracodawcę, może prowadzić do zaburzenia granicy między życiem zawodowym i prywatnym – ze szkodą dla obu. Dzień pracy nie kończy się wyłączeniem komputera ?i wyjściem z biura. Pracownik sam może ustalić sobie początek pracy i moment jej zakończenia.

Brak więzi osobistej między pracownikami może prowadzić do problemów w komunikacji i budowaniu zaufania w zespołach. Rozmowa telefoniczna czy przez Skype'a nie zastąpi codziennych relacji w biurze. To zaś w bezpośredni sposób przekłada się na tempo i jakość pracy, w tym podejmowania decyzji czy procesów tworzenia. Nic nie zastąpi fermentu twórczego w aneksie kuchennym przy porannej kawie. Na ten zresztą argument powoływała się Marissa Mayer w swojej decyzji. Na telepracy, szczególnie permanentnej, traci też proces uczenia się i wzajemny transfer wiedzy między pracownikami. Osoby ciągle pracujące z domu często skarżą się, że są przez pracodawcę pomijane przy podwyżkach czy awansach wewnętrznych.

Magdalena Januszewska, ?radca prawny

Teoretycznie równi

Zgodnie z kodeksem pracy telepracownika nie można traktować mniej korzystnie w zakresie nawiązania ?i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń niż innych zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy.

Nie można też dyskryminować z powodu podjęcia telepracy albo jej odmowy. Tak jak inni zatrudnieni ma prawo przebywać na terenie zakładu pracy, kontaktować się z innymi pracownikami i korzystać z działalności socjalnej prowadzonej przez pracodawcę. W praktyce trudno jednak wyobrazić sobie, że będzie codziennie jadał obiady w zakładowej stołówce. Jeśli zaś chodzi o dostęp do awansów, to w wypadku telepracowników często mści się wspomniany brak więzi. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy telepraca nie jest w wypadku danej osoby jedynie przejściowym etapem w zatrudnieniu, związanym np. z opieką nad małym dzieckiem, ale jedynym sposobem, w jaki świadczył pracę na rzecz danej organizacji.