Regulamin pracy wiąże osoby świadome jego treści

Regulamin pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów określających prawa i obowiązki zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Powinien on ustalać kwestie dotyczące zarówno sposobu rozliczania czasu pracy, jak i organizacji oraz funkcjonowania zakładu.

Regulamin nie jest obligatoryjnym aktem wewnątrzzakładowym wtedy, gdy w firmie jest układ zbiorowy pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników. W pozostałych przypadkach jego wprowadzenie jest obowiązkiem pracodawcy.

Forma potwierdzenia

Dla podwładnych zapisy regulaminu stają się obowiązkowe od początku rozpoczęcia pracy, pod warunkiem że obiektywnie mieli możliwość jego odczytania. Na podstawie art. 104

3

§ 2 k.p. pracodawca ma obowiązek zapoznać rekruta z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Najlepiej, gdy pracownik w odrębnym, pisemnym oświadczeniu potwierdzi, że zapoznał się z treścią regulaminu. Takie oświadczenie powinno znaleźć się w aktach osobowych zatrudnionego. Wynika to wprost z § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

W tym miejscu powstaje pytanie, co w sytuacji, gdy pracodawca nie dysponuje oświadczeniem o zapoznaniu się podwładnego z regulaminem pracy. Czy takiej osoby regulamin nie obowiązuje?

Brak pisma, brak wiedzy

Nie ulega wątpliwości, że w okresie zatrudnienia dość łatwo uzyskać od zatrudnionych przedmiotowe oświadczenie. Inaczej rzecz się ma, kiedy między pracownikiem a pracodawcą trwa spór sądowy. Wtedy szef może się bronić jedynie tym, że regulamin był dostępny dla wszystkich pracowników na stronie intranetowej lub wywieszono go w ogólnodostępnym miejscu.

W mojej ocenie nie jest to jednak wystarczające. Skoro ustawodawca wymaga niejako indywidualnego zapoznania podwładnych z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem pracy, to w zasadzie nie istnieje usprawiedliwienie odstąpienia od tej czynności. Zaznajomienie z regulaminem to bowiem nie tylko udostępnienie dokumentu, ale również wyjaśnienie podwładnemu zapisów, które wskaże jako niejasne.

Oświadczenie przy okazji

Może się jednak zdarzyć, że oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy istnieje, ale nie ma formy odrębnego dokumentu. Mimo to będzie wystarczającym dowodem na potwierdzenie świadomości pracownika o treści tego wewnątrzzakładowego źródła prawa.

Przykład

Umowa o pracę zawarta z panem Tomaszem zawiera postanowienie „pracownik oświadcza, iż zapoznał się z treścią regulaminu pracy". Pracownik podpisał ją. Nie jest to zapewne idealna forma potwierdzenia zapoznania się z regulaminem. Można jednak uznać, że wprowadzając taki zapis do umowy, którą podpisał podwładny, pracodawca dopełnił swojego obowiązku.

Przykład

Po dwóch miesiącach pracy pan Marek otrzymał drogą elektroniczną pytanie z działu kadr, czy zna treść regulaminu pracy. Odpowiedział mejlem, że tak. W rzeczywistości jednak nigdy tego dokumentu nie widział. W takiej sytuacji oświadczenie pracownika złożone w elektronicznej formie również jest wiarygodnym dowodem wykonania przez pracodawcę obowiązku wynikającego z art. 104

3

§ 2

kodeksu pracy

.

W sytuacji opisanej w przykładzie pracownik nie będzie miał szansy wykazania, że tak naprawdę dokumentu nie znał. W szczególności nieskuteczna byłaby próba udowodnienia, że nie został mu doręczony regulamin pracy. Szef nie ma bowiem takiego obowiązku.

Z pewnością nie znajdzie tu zastosowania art. 384 § 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy (w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin) wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy. Ponieważ kodeks pracy wymaga wyłącznie zapoznania pracownika z regulaminem, jego doręczenie nie jest obligatoryjne.

Zakładowy ład i porządek

Regulamin pracy powinien w szczególności określać:

- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

- porę nocną,

- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

- rodzaje prac i wykaz stanowisk dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ten akt wewnętrznego prawa zakładowego powinien też zawierać informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.