Takie działanie szefa jest dopuszczalne, choć ryzykowne. Ustanawiając zasadę działania na korzyść pracownika i polepszenia jego sytuacji, powinien to ustanowić w przepisach wewnętrznych. Wolno mu bowiem dopuścić bardziej liberalne warunki w stosunku do tego, co gwarantują regulacje powszechne. Warunek – musi to wynikać z przepisów zakładowych i ewentualnie spełnienia dodatkowych warunków, np. niemożności wcześniejszego wyjazdu. Lepiej też mieć pismo pracownika, w którym wnioskuje on o przesunięcie daty wykorzystania zaległości.
Niewykluczone jednak, że w razie kontroli inspektora pracy szefowie firmy będą musieli się długo tłumaczyć, dlaczego zezwalają na takie praktyki, i wykazać, że przy okazji nie pokrzywdzili na tym przywileju żadnego odchodzącego z pracy.
Pracodawcy zawsze jednak wolno nie korzystać z prawa do przedawnienia, czyli pominąć działanie art. 291 kodeksu pracy. Art. 292 k.p. ustanawiając, że roszczenia przedawnionego nie można dochodzić, dopuszcza, że ten, przeciwko komu roszczenie przysługuje, zrzeka się korzystania z przedawnienia. Zatem pracodawca lub pracownik, który może się powołać na przedawnienie, ma prawo zrzec się tego uprawnienia.
Wystarczy, że złoży świadome i celowe oświadczenie w tej sprawie, wskazując, że uprawniona strona nie czyni użytku z przysługującego jej prawa uchylenia się od zaspokojenia przedawnionego roszczenia. Musi to jednak zrobić po upływie okresu przedawnienia. Tak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 2001 r. (I PKN 622/00).
Jeśli takie zwyczaje panują w firmie, to nawet po wielu latach pracownik może zgłosić chęć wyjazdu na bardzo dawny, niewykorzystany urlop. To wymaga jednak bardzo skrupulatnie prowadzonej dokumentacji i sporych zasobów finansowych.
Taka firma musi bowiem tworzyć rezerwy finansowe na niewybrane urlopy na wypadek, gdyby taki pracownik odchodził z firmy nagle, a nie zdołał wcześniej wyjechać na dawne wakacje. Przy dzisiejszych kłopotach ekonomicznych przedsiębiorstw trudno wyobrazić sobie tak hojnego pracodawcę. Gdyby zaś szef chciał go pozbawić tego niepisanego przywileju, proces o dyskryminację pracownika miałby pewny.
Na żądanie bez pośpiechu
Jest jednak pewien sposób na przedłużenie korzystania nawet z dawnego urlopu ponad marcowy termin. Dotyczy to jednak bardzo krótkiego fragmentu wolnego, czyli tzw. urlopu na żądanie.
Przypominamy, że urlop na żądanie to szczególny przywilej pracownika polegający na wzięciu wolnych czterech dni w roku kalendarzowym, w wybranym przez siebie terminie (art. 167
2
k.p.). Uprawnienie to przysługuje na dany rok kalendarzowy i jeśli podwładny go wtedy nie wykorzysta, nie przechodzi on na następny rok jako urlop na żądanie. Staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym.
Ale wobec tego urlopu nie obowiązuje zasada, że te dni mają przypadać do końca trzeciego (czy dawnego pierwszego) kwartału następnego roku kalendarzowego. I nie ma tu znaczenia, czy przyczyny powodujące przesunięcie terminu wakacji leżały po stronie pracodawcy czy pracownika. Dlaczego? Przesądza o tym druga część art. 168 k.p. (po średniku).
Jeśli więc pracodawca nie udzieli pozostawionych poza inicjatywą szefa i planem czy porozumieniem o terminie urlopu dni na żądanie, które z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie narusza wymogu z art. 168 k.p. Taką interpretację wskazał Główny Inspektorat Pracy już w 2008 r. (GPP-110-4560-170/08/PE) i powtórzył w 2009 r. (GPP–110-4560-64/09/PE).
Przykład
Pan Michał w 2011 r. nie wykorzystał ośmiu dni urlopu, w tym czterech na żądanie. W 2012 r. nadal ma osiem dni zaległego wypoczynku. Wymóg wybrania tej zaległości do 31 września 2012 r. dotyczy tylko czterech dni, bo pozostałe cztery były niewykorzystanym w 2011 r. urlopem na żądanie.
Stąd do końca września 2012 r. szef może nakazać panu Michałowi, aby wziął jedynie cztery dni. Pozostałe cztery dni, czyli ubiegłoroczny urlop na żądanie, mogą przypadać nawet po trzecim kwartale, w dowolnym terminie uzgodnionym z szefem. Panu Michałowi wolno go więc połączyć z np. zimowymi feriami przypadającymi w grudniu.
Długo po wrześniu
Na jeszcze inny poślizg zezwala dawne stanowisko GIP, a potwierdzone w opinii nadesłanej do „Rzeczpospolitej” 30 sierpnia 2012 r. (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP, >patrz ramka). Zgodnie z tą opinią, aby pracownik nie stracił prawa do dawnych wakacji, wystarczy, że przed końcem trzeciego kwartału przynajmniej rozpocznie urlop.
Nie sprzeniewierzy się więc art. 168 k.p. ten, kto na ubiegłoroczne wakacje wyjedzie najpóźniej 28 września 2012 r. To ostatni roboczy dzień miesiąca, chyba że dla podwładnego takim dniem jest np. sobota lub niedziela. Pamiętajmy bowiem, że w myśl art. 154
2
§ 1 k.p. szef udziela urlopu na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi jego pracy w tej dniówce.
Przykład
Dzielnicowy ośrodek sportu zatrudnia panią Agatę w systemie weekendowym (na mocy art. 144 k.p.), czyli świadczy ona pracę w piątki, soboty, niedziele i święta. Ma 20 dni urlopu zaległego z 2011 r.
Jeśli pierwszy dzień jej wakacji będzie przypadał 28 września br., to po nich do pracy powinna wrócić 10 listopada. Urlop obejmie bowiem ostatni weekend września, wszystkie weekendy października, pierwszy weekend listopada wraz 1 listopada, kiedy przypada uroczystość Wszystkich Świętych oraz 9 listopada.
Pod przymusem
Nie zawsze wyjazd nawet przed końcem września jest możliwy, bo np. pracownik choruje, jest na urlopie macierzyńskim. Ten, kto nie weźmie ubiegłorocznych wakacji do końca trzeciego kwartału bieżącego roku, nie straci. Nie przepadną mu one automatycznie. I tak będzie do czasu, aż uprawnienie się przedawni. Nie znaczy to jednak, że szef nie będzie naciskał, aby je wykorzystał.
Tym bardziej że GIP, powołując się na wyroki Sądu Najwyższego, uważa, że pracodawca może wysłać podwładnego na zaległy zwykły urlop do końca września następnego roku (i nie ma to nic wspólnego z przymusem urlopowym w okresie wypowiedzenia). Co prawda stanowisko w tej sprawie z 2009 r. (GPP–110-4560-8/09/PE/RP) urząd podjął wobec poprzedniego brzmienia przepisu (czyli do końca marca), ale zachowuje ono swoją aktualność.
Zobacz
STANOWISKO GIP Z 2009 R. W SPRAWIE WYSŁANIA PRACOWNIKA NA ZALEGŁY URLOP (GPP–110-4560-8/09/PE/RP)
Zdaniem Sądu Najwyższego, gdy pracownik ma zaległy urlop, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z nim terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p., tj. do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Udzielenie na podstawie art. 168 k.p. urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę (wyrok z 2 września 2003 r., I PK 403/02, OSNP z 2004 r. nr 18, poz. 310). W wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05, Monitor Prawa Pracy z 2006 r. nr 3, str. 119) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. W uzasadnieniu Sąd zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków” (...).
