Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych pracowników do celów prawidłowego ustalenia należnego im wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Musi też udostępniać tę ewidencję pracownikom, na ich żądanie (art. 149 § 1 kodeksu pracy).

Wyjątek w tym zakresie dotyczy tylko osób objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W stosunku do nich nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określa rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Jeśli pracodawca zaniechał prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników, to w razie sporu z pracownikiem o wynagrodzenie może mieć kłopoty z wygraniem procesu. W praktyce dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy zatrudniony występuje z roszczeniami o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kto przekona sąd

Wskazywał na to także Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00), podnosząc, że brak dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracowników obciąża pracodawcę. To on zobowiązany jest do rozliczania czasu pracy i prowadzenia ewidencji.

Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na inne osoby. W tych okolicznościach to pracodawca powinien wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne. Nieco inaczej ocenił to Sąd Najwyższy w wyroku z 2 czerwca 2010 r. (II PK 369/09).

Stwierdził bowiem, że zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 k.p.c., 234 k.p.c.) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika.

Zatem zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie oznacza, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika. W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 k.c., art. 232 k.p.c.) i twierdzenie, że w takiej sytuacji (braku formalnej ewidencji czasu pracy) wiarygodna jest zawsze wersja podawana przez pracownika.

Brak ewidencji nie oznacza zatem, że sąd od razu przyjmie za prawdziwe twierdzenia pracownika co do jego pracy w godzinach nadliczbowych i zasądzi mu za nie wynagrodzenie. Zatrudniony musi te okoliczności wykazać np. zeznaniami świadków lub posiadanymi dokumentami, a do sądu należy ocena, czy dowody te potwierdzają jego żądania. Nie wystarczą tu wyłącznie jego słowa. Podobnie w tym zakresie wypowiadał się Sąd Najwyższy w wyroku z 27 kwietnia 2009 r. (I PK 213/08).

Stwierdził, że w sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 i 232 k.p.c. oraz art. 6 k.c.), z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy powoduje niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia za pomocą innych środków dowodowych niż dokumentacja czasu pracy (osobowe środki dowodowe, domniemania faktyczne).

Nieznany grafik

Problemy dowodowe w zakresie dokładnego wskazania dat i rozmiaru wykonywanej pracy w godzinach nadliczbowych mogą być rozwiązane przez sąd przez zasądzenie odpowiedniego wynagrodzenia według oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy (art. 322 k.p.c.).

W sprawach dotyczących wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych udowodnienie wysokości tego wynagrodzenia może być rzeczywiście niemożliwe lub bardzo utrudnione.

Natomiast sama niemożność ścisłego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie uzasadnia oddalenia powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 1999 r. (I PKN 665/98).

Przykład

Pan Adam, zatrudniony na stanowisku akwizytora, złożył pozew o zasądzenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w ostatnich trzech latach zatrudnienia. Pracodawca zobowiązany przez sąd do złożenia ewidencji czasu pracy przyznał, że jej nie posiada. Jednocześnie zaprzeczył, jakoby pan Adam kiedykolwiek pracował w godzinach nadliczbowych.

Sąd przesłuchał świadków – współpracowników pana Adama oraz jego przełożonego. Zapoznał się też z wykazem wykonywanych przez niego czynności. Na podstawie tych dowodów uznał, że pracownik pracował przeciętnie w ostatnim roku po dwie godziny dziennie ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy.

Na tej podstawie częściowo uwzględnił powództwo pana Adama i zasądził na jego rzecz kwotę 13 000 zł tytułem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kara za wykroczenie

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.).

Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – a ewidencja czasu pracy jest taką dokumentacją – to wykroczenie sankcjonowane karą grzywny.

Okoliczność tę można stwierdzić np. w razie kontroli przeprowadzanej przez inspekcję pracy. Wykroczenie to można popełnić zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie. Przy czym wkroczeniem przeciwko prawom pracownika jest zarówno zaniechanie prowadzenia ewidencji wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, jak i nieprowadzenie dokumentacji choćby jednego pracownika.

Autor jest sędzią Sądu Okręgowego w Kielcach