Od miesięcy pracodawcy szukają nowych rozwiązań z zakresu rekrutacji oraz utrzymania pracowników. Młodsze pokolenia (począwszy od millenialsów) to obecnie ok. 35 proc. pracującej populacji. Z upływem lat będzie ich przybywać, a zatrudnienia będą szukali także przedstawiciele kolejnych pokoleń (tzw. y i z). Każde z tych pokoleń działa najbardziej efektywnie wtedy, gdy może mieć wpływ na to, kiedy i jak pracuje. Wrzucone w rygorystyczne ramy szybko się wypala i szuka nowego miejsca pracy.

Czytaj także: Na wniosek pracowników można zmienić harmonogramy

W szwedzkim stylu

Jednym z rozwiązań, jakie obserwuje się za granicą i które zaczyna się pojawiać w Polsce w odpowiedzi na potrzeby młodych pracowników odnośnie uelastyczniania pracy, przy jednoczesnym niezaburzaniu organizacji pracy pracodawcy, jest tzw. selfrostering.

Bardzo często o selfrosteringu mówi się, że jest to szwedzki styl planowania czasu pracy. Sama idea została bowiem stworzona w Szwecji i bardzo szybko zyskała popularność w krajach skandynawskich.

Znaczenie tego podejścia do planowania czasu pracy najlepiej pokazuje sytuacja, która ma miejsce w szwedzkiej służbie zdrowia. Otóż publikując ogłoszenie o pracę i nie umieszczając w nim informacji o możliwości samodzielnego planowania czasu pracy, nie można liczyć na zgłoszenia od potencjalnych przyszłych pracowników.

Sztywny model

Klasyczne podejście do planowania czasu pracy zakłada, że wychodząc od obciążenia pracą i wymagań dotyczących personelu definiuje się zmiany robocze, na podstawie których tworzone są harmonogramy z pewnym stałym cyklem powtarzalności. Przy tym modelu harmonogram nie uwzględnia potrzeb pracowników, ponieważ byłoby to zbyt czasochłonne.

Priorytetem potrzeby

Nowoczesna koncepcja planowania czasu pracy przede wszystkim zakłada aktywny wpływ pracowników na harmonogram jeszcze na etapie jego projektowania. Nie ukrywajmy – zmiana podejścia do sposobu planowania czasu pracy wymaga odwagi. Firmy, które zdecydowały się na taki krok, doświadczają ogromnej zmiany kulturowej. Wszystko, co do tej pory było znane, oczywiste i powtarzalne, już takie nie jest. Nie ma sztywnych zmian roboczych czy brygad. Podstawą do stworzenia harmonogramu jest zapotrzebowanie na personel, tworzone na podstawie przewidywanego obłożenia pracą. Do tego zapotrzebowania każdy pracownik – na podstawie wcześniej ustalonych zasad – „wpisuje się" do grafiku.

Ważne jest, aby pamiętać, że zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności jest w tym przypadku kluczowe. W konsekwencji jednak okazuje się, że ponad 90 proc. pracowników preferuje tego typu rozwiązania.

Selfrostering, wykorzystując rozwiązania nowych technologii, pozwala uwzglę- dnić potrzeby pracowników co do konkretnych godzin pracy, przy jednoczesnym niewpływaniu na wybrany przez pracodawcę system czasu pracy.

Pogodzi algorytm

Formalnie w selfrosteringu pracownicy planują, opierając się o ustalone w organizacji „reguły gry" i osobiste preferencje. Każdy może stworzyć swój osobisty grafik marzeń, który później jest konfrontowany z innymi grafikami w systemie. Zadaniem algorytmu jest stworzenie takiego globalnego harmonogramu, który będzie odpowiadał w  możliwie największym stopniu preferencjom pracowników.

Gdyby nie nowe technologie, przygotowywanie takiego typu harmonogramu byłoby wyjątkowo żmudne i czasochłonne. Wymagałoby odrębnego stanowiska osoby odpowiedzialnej jedynie za godzenie potrzeb pracowników.

Firmy, w których stosuje się selfrostering, wskazują, że algorytm tak dobrze dopasowuje potrzeby pracowników do harmonogramu, że zbieżność między ich potrzebami oraz finalnym harmonogramem jest bliska 85 proc. (w przeciwieństwie do zbieżności przy tradycyjnym planowaniu oscylującej w okolicach 35 proc.).

Jak wdrożyć

Z praktycznego punktu widzenia trzeba najpierw przygotować firmę do wprowadzenia zmiany. Konieczne jest uzyskanie zaangażowania nie tylko pracowników, ale też najwyższego kierownictwa. Regularna i jasna komunikacja celu zmiany podejścia do planowania oraz wspólne ustalenie z pracownikami „zasad gry" to pierwszy krok w kierunku sprawnego zarządzania rewolucją w firmie.

Sam proces planowania odbywa się w czterech fazach, począwszy od skalkulowania zapotrzebowania na personel na podstawie przewidywanych planów obłożenia pracą, poprzez fazę zbierania „życzeń" od pracowników i ich dopasowania do zapotrzebowania, na publikacji ostatecznego harmonogramu kończąc.

Paradoksalnie, danie pracownikom możliwości współdecydowania o harmonogramie nie kończy się wybieraniem przez wszystkich tylko najbardziej atrakcyjnych zmian (np. pierwszej zmiany porannej). Ze względu na system zachęt, część pracowników preferuje pracę nocną bądź weekendową, jeżeli takie w firmie występują.

Zgodnie z przepisami

Na gruncie przepisów kodeksu pracy selfrostering nie wprowadza żadnych rewolucji. Nadal odpowiedzialnym za przygotowanie finalnego harmonogramu czasu pracy oraz jego rozliczenie jest pracodawca. Grafiki pracowników są dla niego jedynie inspiracją, do której dzięki algorytmowi w najszerszym możliwym zakresie się stosuje.

Zdaniem autora

Łukasz Chodkowski, Dyrektor Zarządzający, Déhora

Jak wynika z publikowanych badań, firmy, które zdecydowały się na wdrożenie nowoczesnej koncepcji planowania czasu pracy, zanotowały wzrost produktywności od 3 do 8 proc. przy zmniejszeniu poziomu absencji o 10 do 25 proc. oraz zmniejszaniu godzin nadliczbowych o 10 do 25 proc. Łatwiej jest im też przyciągnąć i zatrzymać pracowników.

Zdaniem autora

Michał Kibil, prawnik współpracujący z Déhora, Partner Zarządzający w kancelarii Kibil i Partnerzy

Dzisiejszy świat różni się znacznie od tego sprzed kilku czy kilkunastu lat. Jesteśmy w trakcie globalnej transformacji cyfrowej. Także HR się digitalizuje. Nowoczesne technologie mają za zadanie ułatwiać naszą pracę i pozwolić nam być konkurencyjnymi w walce o pracowników. Selfrostering wydaje się być ciekawym trendem pokazującym, że to, co jeszcze kilka lat temu nie było fizycznie możliwe, dzisiaj jest wykonalne i może stanowić rozwiązanie wielu problemów, w tym tego powiązanego ze zmianą mentalności pracowników. Jeżeli chcemy pozostać atrakcyjnym pracodawcą, a standardowy, sztywny system pozwala na to coraz mniej, dlaczego nie wdrożyć rozwiązań wykorzystujących nowe technologie, które mogą odpowiedzieć na nasze potrzeby?