Jak negocjować kontrakty z Niemcami

Każde negocjacje handlowe są sztuką i wymagają dobrego przygotowania. Jeżeli chcemy sprzedać własny produkt lub nawiązać współpracę, trzeba przecież przekonać partnera, żeby wybrał naszą ofertę, a nie tę pochodzącą od konkurencji. Stopień komplikacji wzrasta, jeżeli rozpoczynamy negocjacje na zagranicznych rynkach. Pierwszą barierę stanowi już inny język. Jeżeli jednak nie jest on dla nas przeszkodą, pozostają znaczne różnice kulturowe między narodami. Występują one nawet w obrębie jednego kontynentu, a co dopiero pomiędzy ludźmi z różnych zakątków globu.

[srodtytul]Najbliższy partner[/srodtytul]

Ze względu na położenie geograficzne oraz potencjał gospodarczy dla wielu polskich firm najważniejszymi partnerami handlowymi są firmy niemieckie. Chociaż Polacy i Niemcy należą do tego samego kręgu cywilizacji zachodniej, to podejście do wielu istotnych kwestii lub koncentrowanie się na innych elementach w biznesie może nas różnić.

Na co należy zatem zwrócić uwagę i jak przygotować się do negocjacji z menedżerem z tego kraju? [b]Niemiecką kulturę biznesową określa się nieraz mianem protransakcyjnej, umiarkowanie ceremonialnej, monochronicznej i powściągliwej.[/b] Co w praktyce oznaczają te pojęcia?

[srodtytul]Doktor Meyer[/srodtytul]

Większość Niemców, szczególnie wśród kadry zarządzającej, biegle posługuje się językiem angielskim. Prowadzenie rozmów w tym języku nie powinno nastręczać żadnych trudności. Z drugiej strony bardzo przychylnie patrzą oni na osoby, które próbują posługiwać się językiem niemieckim. Jeżeli nie znamy tego języka, warto opanować chociaż kilka podstawowych zwrotów grzecznościowych i, o ile to możliwe, zadbać, żeby w naszej grupie była osoba biegle władająca niemieckim.

Niemcy są wyczuleni na punkcie używania tytułów i stopni. Jeżeli pan Meyer ma stopień doktora, to zwracajmy się do niego Doktor Meyer lub Herr Doktor.

Należy się również przygotować na to, że [b]Niemcy rzadko praktykują przejście na mniej oficjalny sposób zwracania się do siebie.[/b] Często propozycja, aby zwracać się do siebie po imieniu, będzie poprzedzona wieloletnią współpracą. Wynika to właśnie z pewnej ceremonialności.

[b]Z kolei podejście protransakcyjne wyraża się w stosunkowo łatwym nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych.[/b] Aby umówić się na spotkanie z przedstawicielem nieznanej nam firmy, nie będziemy potrzebować do tego pośrednika, czyli osoby, która nas przedstawi. Z drugiej strony należy pamiętać, że referencje zawsze mogą się przydać. Jeżeli zatem możemy je jakoś zdobyć, warto się o to postarać. Na pewno ułatwią pierwszy kontakt i postawią naszą firmę w lepszym świetle (szczególnie jeżeli będą to referencje np. od banku, z którym współpracujemy). Protransakcyjność wiąże się też z szybkim przejściem do meritum sprawy, czyli do negocjacji o produktach i kontrakcie. Nie ma tu czasu na długie rozmowy wprowadzające i drobiazgowe poznawanie partnera.

[b]Z kolei wspomniana powściągliwość wyraża się w oszczędności Niemców w używaniu gestów i w ogóle gestykulacji. Negocjatorzy rozmawiają spokojnie i rzeczowo, bez podnoszenia głosu, przekrzykiwania się i bez tzw. nakładek językowych.[/b] Przerywanie mówiącemu jest w tej kulturze niedopuszczalne. W trakcie powitań i pożegnań musimy być przygotowani na mocny jedno- lub dwukrotny uścisk wyciągniętej ręki. Trzeba w tym czasie zachować odpowiedni dystans i patrzeć prosto w oczy osoby, z którą mamy kontakt. Zbyt delikatny uścisk może być traktowany jako oznaka słabości, a unikanie kontaktu wzrokowego jako dowód, że chcemy coś ukryć.

[srodtytul]Pünktlichkeit[/srodtytul]

Niemiecka kultura jest uważana za wybitnie monochroniczną. Chodzi o podejście do czasu, w tym w szczególności punktualność. Chociaż występują w tym zakresie pewne różnice pomiędzy północną a południową częścią kraju (gdzie podejście do czasu jest troszkę łagodniejsze), to trzymanie się ustalonego harmonogramu musi być naszym priorytetem (nawet jeżeli nasi gospodarze nie do końca by się go trzymali). Jeżeli delegacja naszej firmy będzie punktualna, na pewno zrobi to dobre wrażenie.

Ponadto warto pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą [b]Niemcy uważają, że jak ktoś spóźnia się na spotkanie kwadrans, to z dostawą towaru lub z płatnością spóźni się miesiąc.[/b] A po co z taką firmą w ogóle robić interesy?

Oprócz punktualnego przybycia na spotkanie należy trzymać się także uzgodnionego harmonogramu (jeżeli został ustalony), czyli nie przeciągać spotkania, o ile nie jest to rzeczywiście konieczne.

[srodtytul]Szczegóły i prezentacje[/srodtytul]

Przedstawienie naszej oferty musi zostać perfekcyjnie przygotowane. [b]Niemcy uchodzą za bardzo dobrych, twardych i znających się na rzeczy negocjatorów. Będą ich interesować najdrobniejsze szczegóły oferty. [/b]Dlatego musimy być przygotowani na wiele merytorycznych pytań, w tym dotyczących jakości wyrobu i posiadanych certyfikatów. Brak możliwości zaprezentowania próbek, szczegółowej specyfikacji, danych statystycznych lub historii rozwoju danego wyrobu może zostać źle odebrany. Dlatego trzeba mieć w zanadrzu wiele dokumentów i dobrze przygotowaną prezentację firmy i wyrobu.

W trakcie samego wystąpienia należy się skoncentrować na meritum sprawy. Nie warto silić się na teatralne gesty, wtrącanie tematów pobocznych i opowiadanie żartów. Szczególnie tych ostatnich należy unikać zgodnie z zasadą, że prezentacja towarów to bardzo poważna sprawa, a nie powód do śmiechu.