Jak przyjąć do firmy telepracownika

To tylko niektóre z obowiązków pracodawcy. Unikniesz ich jednak, gdy telepracownikiem będzie osoba już zatrudniona. Wtedy wystarczy zawrzeć z nią porozumienie i ustalić wysokość ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu.

Telepraca polega na tym, że pracownik wykonuje swoje obowiązki regularnie poza zakładem, wykorzystując środki komunikacji elektronicznej, np. Internet.

Wynika tak z dodanego ostatnio art. 675 kodeksu pracy. Dziś krok po kroku wyjaśniamy, jak zatrudnić telepracownika. W pierwszej kolejności omawiamy przypadek, gdy telepracownik będzie pierwszy raz wykonywał obowiązki na rzecz pracodawcy.

W drugim artykule opisujemy natomiast, jak wprowadzić telepracę wobec dotychczasowego pracownika firmy. Przedstawiamy też niezbędne w tym wypadku wzory porozumienia i umowy o pracę z taką osobą.

Zmiany dotyczące telepracy wprowadziła nowelizacja kodeksu pracy z 24 sierpnia 2007 r. Dodano w nim rozdział II b (DzU z 1 października br. nr 181, poz. 1288).

KROK 1.

WEŹ OŚWIADCZENIE Z REJESTRU BEZROBOTNYCH

Zanim telepracownik podpisze umowę o pracę, musi potwierdzić, że nie figuruje w rejestrze bezrobotnych. Sam składa takie oświadczenie na wniosek pracodawcy. Szef, który zatrudni bezrobotnego lub powierzy mu inną pracę zarobkową, musi powiadomić o tym pisemnie właściwy urząd pracy. Trzeba to zrobić w ciągu pięciu dni od podjęcia pracy przez bezrobotnego.

KROK 2.

WYŚLIJ NA BADANIA LEKARSKIE

Szef nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego. To samo dotyczy telepracownika. Pracodawca wystawia mu skierowanie lekarskie, które powinno zawierać:

- określenie rodzaju badania profilaktycznego,

- wskazanie stanowiska pracy, na którym osoba ma być zatrudniona.W skierowaniu pracodawca może też podać:

- dwa lub więcej stanowisk pracy,

- informacje o tym, czy na stanowisku lub stanowiskach pracy występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,

- aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia wykonanych na tych stanowiskach.

Po przeprowadzeniu badań lekarz wydaje przyszłemu telepracownikowi zaświadczenie, w którym potwierdza, że nie ma on przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku albo że takie przeciwwskazania dla niego występują. Jeżeli strony nie zgodzą się z opinią lekarza, to mogą się od niej odwołać. W ciągu siedmiu dni wnioskują o przeprowadzenie ponownego badania. Pracodawca finansuje – podobnie jak pozostałym pracownikom – badania telepracowników.

Uwaga! Szczegółowe zasady medycznej oceny przyszłych pracowników reguluje rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 69, poz. 332 ze zm.).

KROK 3.

PODPISZ UMOWĘ O PRACĘ

Jeżeli kandydat na telepracownika spełnił wszystkie początkowe wymagania firmy, to pozostaje uzgodnić z nim warunki zatrudnienia, a następnie zawrzeć z nim umowę o pracę. Zgodnie z art. 29 § 1 k.p. powinna mieć ona formę pisemną i określać jej strony, rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności:

- rodzaj pracy,

- miejsce jej wykonywania,

- wynagrodzenie ze wskazaniem jego składników,

- wymiar czasu pracy,

- termin rozpoczęcia pracy.

Strony podpisują umowę o pracę w co najmniej dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden otrzyma telepracownik, drugi pozostanie u pracodawcy. Nawet jeśli szef nie zawrze z telepracownikiem pisemnego kontraktu, nie znaczy to, że jest on nieważny. Umowę można bowiem zawrzeć w każdej formie, ale najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy trzeba potwierdzić na piśmie ustalenia co do jej stron, rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 k.p.). Telepracownik rozpocznie pracę w dniu określonym w umowie, a jeżeli takiego nie wskazano – w dniu jej zawarcia (art. 26 k.p.).

W zastępstwie...

Przy zatrudnianiu telepracownika kodeks pracy nie przewiduje żadnych wyjątków co do rodzaju umowy. Pracodawca może go zatem przyjąć na okres próbny, czas określony lub zawrzeć z nim od razu umowę bezterminową. Do telepracownika stosuje się wszystkie przepisy kodeksu pracy, dlatego podpisując z nim umowę na czas określony, musisz pamiętać, że trzecia przekształci się w bezterminową. Nie ma też przeszkód, aby telepracownik wykonywał swoje obowiązki tymczasowo w zastępstwie za innego pracownika. W tym celu podpisujesz z nim umowę na zastępstwo.

Przykład 1

Pracujący na stanowisku redaktora w dużym wydawnictwie idzie na roczny urlop bezpłatny. W zastępstwie pracodawca zatrudnia inną osobę. Podpisuje z nią umowę na zastępstwo, zastrzegając, że będzie ona wykonywała pracę w domu, a zredagowane artykuły wysyłała e-mailem. Do tego celu zastępca ma wykorzystywać swój laptop z bezprzewodowym dostępem do Internetu. W praktyce zatem pracodawca zatrudni zastępcę w charakterze telepracownika.

...i na umowy cywilne

Pracodawcy pytają, czy telepracownik może wykonywać swoje obowiązki na podstawie umowy cywilnej. Tak. Umowa cywilnoprawna może mieć skutki zbliżone do telepracy. Firmie wolno zatem podpisać z osobą fizyczną np. umowę-zlecenie, w której ustali, że praca będzie wykonywana w domu, a jej wyniki przesyłane Internetem. Ale przy takim zatrudnieniu nie będzie to telepraca wskazana w znowelizowanym kodeksie pracy i zleceniobiorca nie będzie telepracownikiem. Wykonywanie takiej telepracy (na podstawie umowy cywilnej) określa się zgodnie z zasadą swobody umów, a samą umowę reguluje kodeks cywilny.

Nie mniej niż minimalne

Nie ma też szczególnych regulacji dotyczących płacy dla telepracownika. Tak jak dla pozostałych pracowników wysokość jego pensji ustala pracodawca. Nie może być ona jednak niższa od wynagrodzenia minimalnego. Od 1 stycznia 2007 r. wynosi ono 936 zł, a w przyszłym roku wzrośnie do 1126 zł.

Art. 94 pkt 5 k.p. nakazuje, aby wynagrodzenie wypłacać terminowo i prawidłowo. Ma być uiszczane w formie pieniężnej, co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie (art. 85 i 86 k.p.). To płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni następnego miesiąca kalendarzowego. Jeśli wypłata przypadałaby na dzień wolny od pracy, to pensję reguluje się w dniu poprzedzającym.

Najlepiej w systemie zadaniowym

Przepisy wprowadzające telepracę nie precyzują też, w jakim systemie czasu pracy należy zatrudniać telepracowników. Dopuszczalny jest zatem każdy system z kodeksu pracy. Eksperci podkreślają jednak, że najwłaściwszy będzie zadaniowy, bo szef nie musi ewidencjonować godzin pracy telepracownika. W praktyce będzie on tylko elektronicznie potwierdzał godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Zatrudniając telepracownika w systemie zadaniowym, trzeba pamiętać, że nie może on pracować dłużej niż osiem godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Zlecając zatem telepracownikowi obowiązki, szef ma pilnować, aby ich wykonywanie nie przekroczyło tych norm czasu pracy. W innym razie dojdzie do nadgodzin.

KROK 4.

ZGŁOŚ TELEPRACOWNIKA DO ZUS

Gdy nawiążesz z telepracownikiem stosunek pracy, musisz zgłosić go do ubezpieczeń ZUS. Jako płatnik masz na to siedem dni, a informację powinieneś przekazać na formularzu ZUS ZUA.

Do ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca zgłasza również członków rodziny telepracownika.

KROK 5.

POINFORMUJ O WARUNKACH ZATRUDNIENIA

W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę telepracownikowi trzeba przekazać pisemną informację o warunkach zatrudnienia. Standardowo szef podaje w niej:

- obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,

- częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,

- wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego,

- obowiązujący pracownika okres wypowiedzenia,

- informację o układzie zbiorowym pracy.

Uwaga! W informacji o zatrudnieniu telepracownikowi trzeba dodatkowo określić:

- jednostkę organizacyjną, w której strukturze znajduje się jego stanowisko pracy,

- podmiot dokonujący czynności z zakresu prawa pracy (art. 3

1

k.p.) odpowiedzialny za współpracę z telepracownikiem oraz upoważniony do przeprowadzenia kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Gdy telepracownik dopiero rozpoczyna zatrudnienie, to dane te szef przekazuje w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę. Jeżeli natomiast pracownik staje się telepracownikiem w trakcie zatrudnienia, to otrzymuje je najpóźniej przy rozpoczęciu pracy.

KROK 6.

WYŚLIJ NA SZKOLENIE BHP

Pracodawca ma również przeszkolić pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Taki obowiązek wynika z art. 237

3

§ 2 k.p., ale szczególne zasady tych szkoleń określa rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. o szkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU z 2004 r. nr 180, poz. 1860 ze zm.). Dzieli ono szkolenia na ogólne i stanowiskowe.

Uwaga! Szkolenia bhp nie muszą przechodzić podejmujący pracę na stanowisku, które zajmowali u tego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z nim kolejnej umowy o pracę. Nie dotyczy to zatem rozpoczynających pracę w tej samej firmie na drugim etacie.

Przykład 2

Przed rokiem szef zatrudnił pracownika jako doradcę prawnego. Teraz chce, aby wykonywał on pracę na tym samym stanowisku, ale w formie telepracy. Pracownik, który ma stać się telepracownikiem, nie musi zatem przechodzić szkolenia bhp.

Szkolenia bhp odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Niekiedy telepracę będą wykonywały osoby już pracujące w firmie. Wtedy podjęcie takiego zatrudnienia podlega innym zasadom. Pracodawcy mają natomiast mniej obowiązków niż przy przyjęciu pierwszego pracownika.

KROK 1.

ZŁÓŻ WNIOSEK O ZASTOSOWANIE TELEPRACY LUB POCZEKAJ, AŻ ZROBI TO PRACOWNIK

Szef nie może samodzielnie wprowadzić telepracy. Jeżeli zatrudniony jest pracownikiem firmy, to dotychczasowa praca zmieni się w telepracę tylko na wniosek którejś ze stron stosunku pracy.

Z przepisów nie wynika jednak, że taki wniosek pracodawca musi uwzględnić. W miarę możliwości powinien go jednak rozpatrzyć pozytywnie.

KROK 2.

ZAWRZYJ POROZUMIENIE Z PRACOWNIKIEM

Zmiany pracy na telepracę dokonuje się tylko na mocy porozumienia stron. Jeżeli zatem telepracownikiem ma być dotychczasowy pracownik firmy, to szefowi nie wolno narzucić mu telepracy przez wypowiedzenie zmieniające. Pracodawca nie może też polecić pracownikowi, aby ten wykonywał telepracę przez trzy miesiące w roku kalendarzowym. Chodzi o art. 42 § 4 k.p. Wynika z niego, że przedsiębiorca ma prawo przenieść kogoś do innej pracy raz na kwartał w roku kalendarzowym, byle tylko te tymczasowe zadania odpowiadały jego kwalifikacjom i nie powodowały obniżenia pensji.

KROK 3.

PRZEDSTAW INFORMACJĘ O ZATRUDNIENIU

Telepracownikowi, który pracuje już w firmie, trzeba na nowo przedstawić informację o warunkach zatrudnienia. W tym wypadku jednak szef nie wręcza tego dokumentu w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę, ale najpóźniej w dniu, w którym telepracownik zaczyna wykonywać swoje obowiązki.

KROK 4.

ZMIEŃ WARUNKI ZATRUDNIENIA

Wprowadzenie telepracy nie ogranicza się tylko do modyfikacji miejsca wykonywania obowiązków. Niewykluczone, że pracodawca będzie chciał wprowadzić też inny system czasu pracy czy warunki wynagradzania.

Zazwyczaj odbywa się to poprzez porozumienie zmieniające, a gdy pracownik na takie nie przystaje – to przez wypowiedzenie zmieniające. Przy telepracy to ostatnie jest jednak niedopuszczalne. W grę wchodzi tylko porozumienie zmieniające.

KROK 5.

OKREŚL WYSOKOŚĆ EKWIWALENTU

Jeżeli strony ustalą, że telepracownik do wykonywania pracy będzie wykorzystywał własny sprzęt, to pracodawca musi mu za to wypłacać ekwiwalent pieniężny.

Przepisy nie określają jego wysokości. Stanowią jedynie o tym, jak go wyliczyć. Pracodawca bierze pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystywanego materiału na potrzeby pracodawcy.

Wysokość ekwiwalentu strony powinny określić w odrębnej umowie albo ma to wynikać z wewnętrznych przepisów firmy o stosowaniu telepracy. Mimo że kodeks pracy tego nie reguluje, to ekwiwalent powinien pokrywać także używanie Internetu. Zwrot kosztu tej usługi może być przedmiotem odrębnej umowy.

Stosowanie telepracy spowoduje, że niebawem pojawi się wiele dodatkowych pytań związanych z tym rodzajem zatrudnienia. Już dziś warto się zastanowić, jaka jest np. odpowiedzialność pracodawcy za wypadki przy pracy w związku z wykonywaniem telepracy.

Trzeba też pamiętać o tym, że duży wpływ przy wprowadzaniu telepracy będą miały związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników. Warunki korzystania z takiej formy zatrudnienia szef musi określić w porozumieniu ze związkami. Jeżeli nie zostanie ono zawarte w oznaczonym terminie, to zasady stosowania telepracy będzie określał regulamin. A jeżeli w firmie nie ma związków, pracodawca będzie musiał ustalić warunki stosowania telepracy w regulaminie po skonsultowaniu tych warunków z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w tym zakładzie.

Zatrudniając telepracownika, szef musi:

- dostarczyć i ubezpieczyć sprzęt niezbędny do wykonywania pracy,

- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją tego sprzętu,

- zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu.

W odrębnej umowie strony mogą określić dodatkowo:

- zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu stanowiącego jego własność;

W tym wypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, a jego wysokość strony określają w umowie, porozumieniu albo stosują wewnętrzne przepisy firmy.

- zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy;

- sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.

Wykonywanie telepracy w domu nie oznacza, że taka osoba jest poza całkowitą kontrolą przełożonego. Szef ma prawo odwiedzić telepracownika w jego miejscu wykonywania pracy. Jeżeli jest to jego dom, to kontrola może obejmować:

- wykonywanie pracy przez telepracownika,

- inwentaryzację, konserwację, serwis lub naprawę powierzonego sprzętu, a także jego instalację,

- warunki bhp; w tym wypadku szef sprawdza pierwszy raz telepracownika na jego wniosek przed rozpoczęciem pracy.

Zasadniczo wizyta pracodawcy zależy jednak od pisemnej na to zgody telepracownika. Ma prawo ją złożyć w formie elektronicznej lub za pomocą innych środków pozwalających na indywidualne porozumiewanie się na odległość.

Ponadto szef musi pamiętać o tym, że:

- sposób kontroli pracownika trzeba dostosować do miejsca wykonywania pracy oraz jej charakteru,

- wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.

Pierwsze obowiązki pracodawcy pojawiają się już przy rekrutacji. Musi on uważać, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji. Może się to zdarzyć, np. gdy w umieszczonym w prasie ogłoszeniu o wolnych etatach zasugeruje, że poszukuje mężczyzn do 40 roku życia. Zatem choć uczestniczący w rekrutacji nie są jeszcze pracownikami, to pracodawca już musi wszystkich równo traktować podczas:

- nawiązywania stosunków pracy,

- ustalania warunków zatrudnienia,

- dostępu do podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

- awansowania pracowników,

- rozwiązywania stosunków pracy.

Przesądza o tym art. 18

3a

k.p. To jeszcze nie wszystko. Różnica w traktowaniu musi mieć określoną przepisami przyczynę. Zatrudnionego nie wolno dyskryminować szczególnie ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także z powodu zatrudnienia na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym bądź niepełnym czasie pracy.