Osiem kroków do uzyskania certyfikatu trzeba rozpisać na wiele miesięcy

Rozważne zachowanie na poszczególnych etapach tej drogi pozwala uniknąć pułapek, w które firma może wpaść, działając zbyt pochopnie.

Posiadanie ISO jest konieczne tylko dla niektórych firm. Ponieważ nie jest obowiązkowe, to niedobrze, gdy firma występuje o znak tylko dlatego, że posiadanie ISO potencjalnie otwiera nowe możliwości. Przynajmniej dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw uzyskanie certyfikacji jest kosztowne i zabiera sporo czasu kierownictwu firmy. Nie można też zapomnieć, że na ogół trzeba przeszkolić pracowników, co też zabiera czas i odpowiednio kosztuje.

Wdrażanie wiąże się w wielu firmach z koniecznością uporządkowania procesu produkcji, a nawet zmianami w nim, a więc przejściowymi utrudnieniami w działalności i dodatkowymi kosztami. Zwiększa też często biurokrację, niekiedy nawet wymaga zatrudnienia dodatkowych osób. Dlatego na wprowadzenie ISO trzeba wybrać odpowiedni moment. Trudno jednak odwlekać decyzję w nieskończoność, gdy np. partner, z którym kooperujemy, wprowadził taki system i żąda go od podwykonawców.

Zanim firma wystąpi o certyfikat, musi przygotować i wdrożyć u siebie system zarządzania (jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem itp.). Przygotowywać się może samodzielnie albo z pomocą konsultanta lub firmy doradczej. Większość przedsiębiorstw decyduje się na skorzystanie z pomocy.

Małym firmom często wystarczy pojedynczy konsultant, większe powinny pomyśleć o firmie doradczej. Nie należy jednak liczyć na to, że doradca zrobi wszystko za przedsiębiorcę. Przeciwnie, przedsiębiorca, który będzie w przyszłości działał w nowym systemie, musi z nim intensywnie współpracować i przekonywać go do swoich racji. Dlatego wybór odpowiedniego doradcy jest sprawą kluczową. Dobrze jest porozmawiać z kilkoma, zanim wybierze się właściwego. A jak ich szukać? Choć często doradcy (zwłaszcza większych firm) chwalą się, że doradzają przy wprowadzeniu każdego systemu ISO, to wielu z nich specjalizuje się w konkretnych branżach i konkretnych systemach – z takimi właśnie najlepiej współpracować. Znają bowiem specyfikę branży i nie proponują zbędnych i uciążliwych dla przedsiębiorcy rozwiązań.Konsultant pomoże firmie przygotować i wdrożyć:

- procedury wymagane przez normy ISO,

- system jakości,

- księgę jakości, w której wszystkie procedury są spisane.Nie można też zapomnieć o wyznaczeniu pełnomocnika zarządu do spraw ISO.

Chociaż firmy certyfikują według tych samych norm, ważne jest, jakiego wybierze się certyfikatora. Wybór zależy w dużej mierze od strategii i rynków zbytu danej firmy. Gdy firma ma lub chce mieć globalny zasięg, powinna się zastanowić nad wyborem firmy certyfikującej dobrze znanej w wielu krajach. Gdy lokuje swoje wyroby w jednym państwie, może się zdecydować na certyfikatora znanego w tym właśnie kraju. Często jest tak, że certyfikacja przeprowadzona przez mniej znaną firmę jest tańsza i łatwiejsza do przebrnięcia, ale nie wszędzie i nie przez wszystkich certyfikat takiej firmy jest honorowany i jego uzyskanie na niewiele się zda.

Najprościej jest podjąć decyzję o wyborze, gdy firma wykonuje prace na rzecz innej, większej. Taki kontrahent zazwyczaj narzuca wybraną przez siebie firmę certyfikującą.

Podobnie jak przy wyborze firmy doradczej warto przed rozpoczęciem certyfikacji dokonać przeglądu jednostek certyfikujących. Kiedy już zarząd firmy się zorientuje, kogo w danej branży i przy produkcji na określone rynki warto wybrać, nie powinien ograniczać się tylko do jednej firmy, ale rozmawiać z wieloma. Wniosek o ISO można złożyć do kilku firm certyfikujących i po rozmowach z tymi firmami wybrać najkorzystniejszą ofertę.