Zdaniem sądu okręgowego, sąd rejonowy prawidłowo przyjął, że podstawę prawną roszczeń powoda o diety i ryczałt za noclegi stanowił art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155 ze zm.). Zgodnie z nim kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3-5 k.p., a co za tym idzie – również w obowiązującym w czasie zatrudnienia powoda rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.; dalej: rozporządzenie z 2002 r.). Należności z tytułu diet powinny być wypłacone na podstawie rozporządzenia z 2002 r. w powiązaniu z art. 775 § 4 k.p. Według tego przepisu postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę w podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W tym kontekście roszczenie powoda o zasądzenie diet okazało się niezasadne – diety naliczone mu przez pracodawcę za cały okres zatrudnienia są bowiem wyższe od wartości diet należnych powodowi zgodnie z k.p. Są też wyższe od wartości diet naliczonych zgodnie z obowiązującym u pozwanego regulaminem wynagradzania, który w części odnoszącej się do obliczania diet w zależności od liczby przejechanych kilometrów jest bezwzględnie nieważny. Sąd Najwyższy uchylił zaskarżony wyrok i przekazał sprawę do ponownego rozpoznania sądowi okręgowemu.
Komentarz eksperta
dr Marcin Wojewódka, radca prawny, Kancelaria Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy Sp. k.
Kwestia ryczałtu przysługującego kierowcom za noclegi była przez ostanie lata przedmiotem wielu spraw i licznych orzeczeń sądów. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą, kierowcom co do zasady przysługuje ryczałt za nocleg, jeżeli nie nocują w warunkach odpowiadających warunkom zapewnianym w hotelu (motelu), np. w bazie z pokojami hotelowymi. Kluczowe znaczenie miał tu wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 24 listopada 2016 r. w sprawie K 11/15. Później Sąd Najwyższy w składzie siedmiu sędziów podjął istotną uchwałę z 26 października 2017 r. (III PZP 2/17), przyjmując, że ryczałt za nocleg w podróży służbowej kierowcy zatrudnionego w transporcie międzynarodowym może zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 775 § 3 k.p.) poniżej 25 proc. limitu, o którym mowa w § 9 ust. 2 rozporządzenia z 2002 r. oraz w § 16 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167).
Pracodawca może w aktach prawa zakładowego albo w umowie o pracę ustalić niższy ryczałt za nocleg niż wynikający z przepisów powszechnie obowiązujących. Jeżeli nie ustali wysokości ryczałtu, albo wyraźnie i jednoznacznie wykluczy jego wypłatę, wówczas przed pracownikiem otwiera się droga dochodzenia ryczałtu za nocleg w wysokości wynikającej z rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 775 k.p.
Pojęcie ryczałtu jest terminem znanym na gruncie prawa pracy. Przykładowo mówimy o ryczałcie za godziny nadliczbowe czy za pracę w porze nocnej. Jednak w przypadku ryczałtu za nocleg w związku z podróżą służbową ma on nieco inny charakter. Jest on nie tyle wynagrodzeniowy, co kompensacyjny. Służy bowiem pokryciu zwiększonych kosztów utrzymania podczas wykonywania zadań służbowych poza stałym miejscem świadczenia pracy.
W orzecznictwie przyjmuje się, że istota ryczałtu, jako świadczenia kompensacyjnego przeznaczonego na pokrycie kosztów noclegu, polega na tym, że świadczenie wypłacane w takiej formie z założenia jest oderwane od rzeczywistego poniesienia kosztów (bo się ich nie dokumentuje) i nie pokrywa w całości wszystkich wydatków z określonego tytułu. Ryczałt przysługuje w razie nieprzedłożenia rachunku. Taka sytuacja jest kwalifikowana jako koszt nieudokumentowany, który nie znajduje pokrycia w fakturze VAT czy paragonie fiskalnym. Taki nieudokumentowany koszt noclegu obejmuje nie tylko udostępnienie miejsca do spania, lecz także dostępu do pomieszczeń sanitarnych, zakupu i prania pościeli, odpowiedniego wyposażenia i zachowania czystości (sprzątania) miejsca noclegu itp. Dlatego zapewnienie kierowcy noclegu w przystosowanej do tego kabinie samochodu nie eliminuje obowiązku pracodawcy wypłacania ryczałtu za nocleg.
