Krajowy System e-Faktur (KSeF) to bezpłatna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów. System od 1 stycznia 2022 roku służy do wystawiania i otrzymywania e-faktur drogą elektroniczną. Na razie korzystanie z KSeF jest nieobowiązkowe, ale już prawdopodobnie od 2024 roku każdy polski przedsiębiorca będzie musiał obligatoryjnie korzystać z rządowego systemu.

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla:

- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,

- przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,

- przedsiębiorców zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF pociągnie za sobą kluczową zmianę – od tego momentu każdy przedsiębiorca działający na terenie Polski będzie musiał korzystać z nowego rodzaju dokumentów – tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-faktur).

- Ministerstwo Finansów zapowiada, że od początku 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla każdego – od samozatrudnionych, aż po liczące tysiące osób korporacje. Polska będzie czwartym krajem w Europie, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, w którym obowiązywać będzie centralny system fakturowania. Jego wdrożenie to wiele korzyści, ale też wyzwania – technologiczne i organizacyjne. Choć jak wynika z naszego badania, niewiele polskich firm rozpoczęło przygotowania w tym zakresie, część z nich wiąże wdrożenie KSeF z wprowadzeniem elektronicznego obiegu akceptacji faktur – podkreśla Łukasz Wróbel, wiceprezes krakowskiego WEBCON, największego producenta oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce.

Tysiące faktur

Z najnowszego badania przeprowadzonego przez WEBCON wynika, że co czwarta firma w Polsce wystawia do 10 faktur miesięcznie, co trzecia – od 11 do 100, 17 proc. - do 500, a 12 proc. więcej niż 500 takich dokumentów. Oczywiście liczba wystawianych faktur jest zależna od wielkości firmy. 50 proc. mikrofirm wystawia do 10 faktur miesięcznie, podczas gdy około połowa firm średnich i dużych – ponad 100. Firma przygotowała raport „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”. Wnioski - mało optymistyczne.

44 proc. przedsiębiorców nigdy nie słyszało o KSeF. 17 proc. polskich przedsiębiorstw wystawia jedynie faktury elektroniczne. 41 proc. ocenia, że nie jest jeszcze gotowa do korzystania z KSeF. 35 proc. polskich przedsiębiorstw nadal generuje wyłącznie papierowe faktury. Ale 32 proc. firm ocenia, że KSeF ułatwi codzienny proces fakturowania. Natomiast 42 proc. za największe wyzwanie uważa dostosowanie swoich procedur i narzędzi.

Są i problemy

Narzędzie do wystawiania faktur zostało zaprojektowane tak, by uwzględniać wszystkie możliwe przypadki. Tak skonstruowany formularz zawiera jednak aż 500 pól. W związku z tak skomplikowaną i rozbudowaną strukturą poprawne wypełnienie formularza może początkowo zająć użytkownikom dużo więcej czasu niż wystawienie tradycyjnej faktury.

KSeF w przyszłości ma maksymalnie uprościć proces fakturowania. Jednak wiąże się z nowymi informacjami, procesami i konsekwencjami.

Niezbędne zatem jest odpowiednie przeszkolenie wszystkich zaangażowanych pracowników w zakresie nowego sposobu fakturowania i narzędzi służących w firmie do tego procesu. Wejście w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie stanowić wyzwanie zarówno dla organizacji, które jeszcze nie wdrożyły narzędzia do elektronicznego fakturowania, jak i dla tych, które już korzystają z takich systemów.

W pierwszym przypadku firmy będą musiały oczywiście zaopatrzyć się w odpowiednią platformę, wdrożyć ją i przeszkolić z jej obsługi swoich pracowników, a taki projekt może być bardzo czasochłonny. Organizacje, które już korzystają z narzędzi do e-fakturowania będą za to musiały upewnić się, że ich system jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie będzie kompatybilny, staną przed koniecznością odnalezienia „warstwy pośredniej”, czyli narzędzia, które połączy ich system finansowo-księgowy z rządową platformą.

Dużo papieru

Wyłącznie z faktur drukowanych korzysta 32 proc. mikroprzedsiębiorstw. Ale jednocześnie najwięcej organizacji, które całkowicie zrezygnowały z papieru, to przedsiębiorstwa zatrudniające między 10 a 49 pracowników. Papierowe dokumenty są obecne w 68 proc. średnich, 66 proc. dużych i 65 proc. mikrofirm. Inaczej ma się kwestia korzystania z elektronicznych dokumentów. Podczas gdy co trzecie najmniejsze przedsiębiorstwo zatrudniające do 9 pracowników wystawia cyfrowe faktury (39 proc.), w średnich i dużych firmach na takie rozwiązanie stawia już co druga (po 55 proc. wskazań).

Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, wśród których odpowiednio aż 75 proc. i 73 proc. nadal używa drukowanych dokumentów. Podium domyka budownictwo, gdzie 69 proc. firm decyduje się na papier. Te same branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60 proc. firm produkcyjnych, 55 proc. handlowych i 45 proc. w sektorze usług. 4 z 10 przedsiębiorstw budowlanych również wdrożyło już rozwiązania cyfrowe. Ta branża jednak przygotowuje się do zapowiadanych przez Ministerstwo Finansów zmian, gdyż 17 proc. zapytanych planuje uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w związku z planowanym wdrożeniem KSeF. Dla porównania w handlu tylko 7 proc. firm ma takie plany.

Słaba wiedza handlowców

Największą świadomością zbliżających się zmian wyróżniły się przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej – 65 proc. ankietowanych słyszało o KSeF, 49 proc. z nich wie, że KSeF jest bezpłatny i dostępny dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, 46 proc. wskazało, że system umożliwia wystawianie i udostępnianie e-faktur, a 38 proc. wiedziało, że KSeF wprowadza jednolity wzór faktury dla wszystkich przedsiębiorstw.

Najmniej o KSeF wie branża handlowa – aż 49 proc. nigdy nie słyszało o systemie. Jednocześnie tylko 32 proc. jest świadomych, że system umożliwia wystawianie i odbieranie e-faktur, a 27 proc. wskazało, że wprowadza wymóg wystawiania wyłącznie faktur elektronicznych przez wszystkich przedsiębiorców. Aż 37 proc. przedsiębiorstw działających w sektorze handlowym słyszała o systemie, ale nic dokładniej o nim nie wie.

Najniższą świadomością cech Krajowego Systemu e-Faktur charakteryzują się mikroprzedsiębiorstwa (zatrudniające do 9 pracowników) – co trzecia taka firma jedynie słyszała o KSeF, ale nie zna szczegółow zbliżających się zmian.

Ocena firm

Branża produkcyjna, która wykazała się największą świadomością nadchodzących zmian, za największą zaletę KSeF uważa jednolity wzór faktury dla wszystkich przedsiębiorstw (40 proc.) i możliwość szybszego zwrotu podatku VAT (39 proc.). Handel, branża, w której aż 24 proc. to organizacje, które wystawiają ponad 1000 faktur miesięcznie, oceniła, że to automatyzacja wystawiania i przesyłania faktur będzie najbardziej korzystną zmianą wynikająca z wdrożenia KSeF.

Najmniejsze polskie przedsiębiorstwa doceniają ustandaryzowanie wzoru faktury (34 proc.), ale mniej, w porównaniu z większymi podmiotami, liczy się dla nich szybszy zwrot podatku VAT – tylko 26 proc. wskazało, że to rozwiązanie będzie dla nich najkorzystniejsze, w przypadku średnich firm takich odpowiedzi było już 39 proc., tymczasem dużych – 33 proc..