Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 r. Obecnie na zasadzie dobrowolności umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

Obowiązek e-fakturowania co do zasady miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. To rewolucyjna zmiana dla przedsiębiorców. Każdą fakturę trzeba będzie wystawić w formie elektronicznej i wprowadzić do systemu. Skarbówka od razu ją zobaczy. Nie ma możliwości jej anulowania bądź wycofania. Jedyny sposób na poprawki to wystawienie faktury korygującej.

W styczniu resort finansów poinformował, że system nie wejdzie w życie w 2024 roku. - Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 r. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu – powiedział Andrzej Domański, minister finansów.

W czwartek 21 marca wiceminister finansów Jarosław Neneman poinformował, że data odroczenia obowiązkowego KSeF zostanie podana na przełomie kwietnia i maja. - Przy czym, jak zaznaczył, KSeF nie zacznie obowiązywać w 2024 r. - Kwiecień poświęcimy na konsultacje projektu nowelizacji i analizę uwag przesłanych do resortu. Na początku maja chcielibyśmy skierować projekt ustawy do kolejnych etapów prac legislacyjnych – dodał wiceminister.

Obowiązek e-fakturowania w jednym momencie dla wszystkich podatników

Szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda zapowiedział ujednolicenie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników. - W odpowiedzi na postulaty rynku, podjęliśmy decyzję, że obowiązek e-fakturowania będzie wprowadzony w jednym momencie dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT. Nie będzie różnicowania terminów stosowania KSeF w zależności od statusu podatnika – poinformował szef KAS.

Zmian będzie więcej. MF zakłada odroczenie obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach, w tym dla Mechanizmu Podzielonej Płatności. Jak wyjaśniono, da to przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie systemów IT do KSeF. Resort zaproponuje też dodatkowe odroczenie dla faktur wystawianych z kasy rejestrującej i paragonów z NIP, uznanych za faktury.

W okresie przejściowym dla wszystkich podatników wprowadzona zostanie opcja wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego.

Co więcej, dopuszczona zostanie możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF. - Odpowiadając na wątpliwości i postulaty dotyczące sposobu postępowania z tzw. fakturą konsumencką, planujemy dopuszczenie możliwości wystawiania takich faktur w KSeF. Zapewnimy konsumentowi dostęp do faktury w KSeF przez jej wydanie z kodem QR (tzw. dostęp anonimowy do faktury w KSeF) - głosi komunikat resortu finansów.

W trakcie konsultacji przedsiębiorcy zgłaszali problem z identyfikacją statusu nabywcy w fakturze. - Dlatego proponujemy zrównoważenie odpowiedzialności wystawcy i nabywcy w zakresie obowiązków KSeF. Usuniemy też sygnalizowany problem wystawcy w ustaleniu, czy ma obowiązek wystawić w KSeF fakturę dla podatnika zwolnionego z VAT. Wprowadzimy „samoidentyfikację” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę faktury w KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani podawać na fakturach numer VAT (gdy są zarejestrowani dla potrzeb VAT) lub NIP (pozostali), jeśli dokonują zakupów na potrzeby działalności gospodarczej — wylicza MF. B

W reakcji na zgłoszenia dotyczące braku możliwości przesyłania załączników przez KSeF pojawi się dodawanie załączników do faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne „zbiorcze”. Jak zaznaczono, w okresie niezbędnym do dostosowania rozwiązań, zapewnione zostanie dodatkowe odroczenie obowiązku stosowania KSeF dla faktur za takie czynności.

Będzie uproszczenie w KSeF dla podatników „wykluczonych cyfrowo”

Na tym nie koniec zmian. MF zapowiada również umożliwienie wcześniejszego generowania oraz pobór certyfikatów nabywcy do faktur wystawianych w okresie awarii i offline.

W początkowym okresie wdrożenia KSeF pojawi się także uproszczenie dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, czyli stosowanie faktur papierowych przez podatników, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Przy czym, jak wyjaśniono, proponowane rozwiązanie dotyczy sytuacji, gdy żadna z wystawianych u takich podatników faktur nie przekracza kwoty 450 zł, do sumy wartości 10 tys. zł miesięcznie.

Resort zapowiedział odroczenie nakładania kar za niestosowanie KSeF, co ma złagodzić skutki błędów przedsiębiorców w początkowym okresie działania systemu w wersji obligatoryjnej.

Będą szkolenia z KSeF

W maju 2024 r. rozpoczną się szkolenia dla przedsiębiorców w urzędach skarbowych. Osoby zainteresowane będą mogły uczestniczyć w nich stacjonarnie w siedzibie urzędu oraz on-line. Pracownicy Krajowej Administracji Skarbowej w trakcie szkoleń przedstawią m.in. główne założenia i funkcjonalności KSeF, zakres obowiązkowego e-fakturowania, zasady generowania kodów QR oraz metody uzyskania dostępu do e-faktur. Omówią również funkcjonalności darmowych narzędzi do e-fakturowania tj. Aplikacji Podatnika KSeF, e-mikrofirmy oraz aplikacji mobilnej KSeF.

Podatnicy będą mogli umówić się także na indywidualne spotkania, podczas których otrzymają niezbędne informacje związane z obowiązkowym KSeF i korzystaniem z bezpłatnych narzędzi przygotowanych dla nich przez MF.

Podatnicy, księgowi oraz przedstawiciele firm, które tworzą własne oprogramowanie do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych będą mogli korzystać z pomocy Krajowej Informacji Skarbowej. Infolinia KIS będzie udzielała nie tylko wsparcia merytorycznego, związanego z obowiązującymi przepisami, lecz także szeroko rozumianej pomocy technicznej. Uruchomienie infolinii technicznej zaplanowano na lipiec.