Kierowcy muszą też spełnić wiele wymagań z ustawy o transporcie drogowym. Chodzi o badania lekarskie i psychologiczne (jak u taksówkarzy), odpowiednie prawo jazdy i szkolenia czy dobrą reputację.

Zasady dotyczące czasu prowadzenia są nieco inne niż dla kierowców autobusów na krótkich trasach, bo wynikają z rozporządzenia 561/2006/WE. Kierowca może bowiem prowadzić pojazd najwyżej przez 90 godzin w ciągu dwóch tygodni. Jednak nie może być to więcej niż 56 godzin w ciągu jednego tygodnia.

W ciągu dnia wolno prowadzić tylko dziewięć godzin, a jedynie dwa razy w tygodniu nie więcej niż dziesięć. Obowiązkowa przerwa w prowadzeniu musi nastąpić nie później niż po czterech i pół godzinie jazdy. Wynosi ona nie mniej niż 45 minut. Można ją rozbić na dwie: pierwsza minimum 15 minut i druga minimum 30 minut.

Odpoczynek dobowy (dzienny) jest nieprzerwany i trwa co najmniej 11 godzin, ale wolno go wykorzystać w dwóch częściach, z których pierwsza to co najmniej trzy godziny, a druga co najmniej dziewięć.

Gdy szofer dzieli odpoczynek, musi go przedłużyć o godzinę. Natomiast skrócony okres odpoczynku ma trwać nie mniej niż dziewięć godzin i nie więcej niż 11. Szofer może go skrócić tylko trzykrotnie w tygodniu.

Podczas dwóch kolejnych tygodni ma obowiązek wykorzystać co najmniej dwa regularne odpoczynki wynoszące po 45 godzin lub jeden 45-godzinny i jeden skrócony minimum 24-godzinny. Skrócenie to należy zrekompensować równoważnym odpoczynkiem udzielonym jednorazowo przed końcem trzeciego tygodnia następującego po tygodniu, kiedy wypoczywał krócej. Trzeba go doliczyć do innego odpoczynku trwającego przynajmniej dziewięć godzin. Od tych reguł są odstępstwa i zwolnienia, które opiszemy odrębnie.

Jeżeli autobus przeznaczony jest do przewozów na użytek własny, czyli np. pracowników do zakładu, przedsiębiorca musi mieć zaświadczenie o przewozach na użytek własny. Wydawane są one na nie więcej niż pięć lat. Zgodnie z ustawową definicją przewozem osób na potrzeby własne jest każdy przejazd pojazdu, który przeznaczony jest do nieodpłatnego przewozu osób i wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo do jego działalności gospodarczej. Nie ma znaczenia, czy przewóz odbywa się z pasażerami, czy bez. Nie wolno natomiast wozić ludzi zarobkowo. Ustawa o transporcie drogowym określa szczegółowo warunki niezbędne do uznania, że przedsiębiorca prowadzi przewozy na użytek własny. Kierowcy muszą być zatrudnieni etatowo, a przedsiębiorca – legitymować się tytułem prawnym do dysponowania pojazdami.

W zarobkowych przewozach autobusami trzeba założyć firmę przewozową, czyli uzyskać licencję. Na krajowy przewóz osób udzielana jest licencja również na okres od dwóch do 50 lat, a na międzynarodowy tylko na pięć lat.

Przy nieodpłatnych przewozach osób muszą uważać ci, którzy prowadzą usługi turystyczne. Wożenia w zakresie usług turystycznych nie uznajemy za przewozy na użytek własny, nawet gdy przedsiębiorca wlicza je w cenę. Oznacza to, że przedsiębiorcy zawsze muszą mieć licencję, zezwolenie oraz certyfikat kompetencji zawodowych.

Przykładowo właściciel pensjonatu w górskiej miejscowości wypoczynkowej, który chce wozić samochodem gości do odległej o kilkanaście kilometrów stacji kolejowej, powinien albo uzyskać licencję przewozową, albo zlecić to zadanie firmie z licencją.

Prowadzący auta dla mniej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą, służące zarówno do zarobkowego transportu osób, jak i przewozów na potrzeby własne autobusami (powyżej dziewięciu osób), muszą przestrzegać ustawy o transporcie drogowym. Przykładowo surowa kara grozi przedsiębiorcy, jeżeli jego kierowca podwiezie kolegę (niebędącego pracownikiem przedsiębiorstwa lub członkiem rodziny zatrudnionego) na zakupy (nie na potrzeby firmy). Zapłaci w takiej sytuacji 8 tys. zł za to, że nie ma licencji na transport drogowy, a ponadto karę za brak badań lekarskich i psychologicznych oraz za to, że nie wystawił kierowcy zaświadczenia o spełnianiu innych ustawowych wymagań (kierowca wykonujący przewóz na potrzeby własne pojazdem do dziewięciu osób łącznie z kierowcą nie musi mieć tych dokumentów).

Do 15 tys. zł kary grozi przewoźnikowi, który upodobni swój samochód osobowy do taksówki, konkretnie po 5 tys. zł za: umieszczenie lub używanie w aucie taksometru; umieszczanie na dachu lamp lub innych urządzeń technicznych, oznaczeń z nazwą, adresem lub telefonem przedsiębiorcy. Jeżeli rażąco (np. kilkakrotnie) narusza te przepisy, może nawet stracić licencję na transport osób. W razie cofnięcia licencji nie odzyska jej wcześniej niż po trzech latach od dnia, kiedy decyzja o cofnięciu licencji stała się ostateczna.

Taryfiarze mają pamiętać o zmianie licencji wraz ze zmianą pojazdu. Jeśli tego nie zrobią i zostaną zatrzymani w innym aucie, grozi im 3 tys. zł kary. Licencje na taksówki wydaje się na poszczególne pojazdy i obszar.