Jeśli zdecydowałeś się na firmę prowadzoną indywidualnie pod własnym nazwiskiem albo na spółkę cywilną, to swe pierwsze kroki powinieneś skierować do urzędu gminy. Urzędujący tam wójt, burmistrz albo prezydent miasta wpisuje przedsiębiorców do ewidencji działalności gospodarczej. Właściwy jest urząd tej gminy, w której masz tzw. miejsce zamieszkania. Zgodnie z prawem pojęciem tym określa się miejscowość, w której przebywamy z zamiarem stałego pobytu. To ważne, bo nawet jeśli działalność zamierzasz prowadzić w jakimś innym miejscu, zarejestrować i tak musisz się tam, gdzie mieszkasz.

Załóżmy, że mieszkasz w Żyrardowie i postanawiasz otworzyć sklep w Warszawie. Choć swoją aktywność gospodarczą będziesz rozwijał w stolicy, działalność powinieneś zarejestrować w Żyrardowie.

Wpis w ewidencji działalności gospodarczej jest ważny nie tylko dlatego, że bez niego nie powiodą się dalsze procedury związane z zakładaniem firmy - jak rejestracja w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych i urzędzie skarbowym. Ustawodawca stanowi wprost, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (art. 7 ust. 2 prawa działalności gospodarczej).

Lekceważenie tego wymogu to nie żarty. Zgodnie bowiem z art. 60kodeksu wykroczeń każdemu, kto wykonuje działalność gospodarczą bez wymaganego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, grozi kara ograniczenia wolności albo grzywny. Ta ostatnia może wynieść nawet 5000 zł.

Zgłoszenie o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej podlega opłacie 100 zł. Jeżeli zgłoszenie dotyczy zmiany wpisu, opłata wynosi 50 zł. Pobrane opłaty stanowią dochód budżetu gminy prowadzącej ewidencję. Ale uwaga: rada gminy może wprowadzić zwolnienie od opłat (art. 7a ust. 3 pdg).

Prawo działalności gospodarczej określa, co powinieneś umieścić w zgłoszeniu składanym do ewidencji działalności gospodarczej (art. 7b ust. 2 pdg). Powinno ono zawierać:

- twoje oznaczenie jako przedsiębiorcy (piszemy o nim w tekście o wybieraniu nazwy, pod którą przedsiębiorca może prowadzić działalność),

- numer ewidencyjny PESEL (o ile go posiadasz),

- oznaczenie twojego miejsca zamieszkania i adresu, a jeżeli stale wykonujesz działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego stałego miejsca wykonywania przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej,

- określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),

- wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Wniosku nie trzeba składać na jakimś specjalnym formularzu. Wystarczy zwykła kartka papieru. Niektóre gminy wprowadzają jednak urzędowe druki takiego zgłoszenia.

Ile trwa cała procedura? Niektóre urzędy wydają zaświadczenie o wpisie od ręki. Teoretycznie jednak czasu mają więcej. Zgodnie z prawem organ ewidencyjny doręcza przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia (art. 7b ust. 2 pdg).

Organ ewidencyjny może odmówić wpisu do rejestru działalności gospodarczej w trzech sytuacjach (art. 7c pdg):

- gdy zgłosisz chęć rozpoczęcia działalności w ogóle nieobjętej przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej;

- gdy zgłoszenie zawiera braki formalne, a ty mimo wezwania nie usunąłeś ich w wyznaczonym terminie;

- gdy prawomocnie orzeczono wobec ciebie zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej; orzeczenia takie zapadają w postępowaniu przed sądem karnym bądź w postępowaniu upadłościowym.

Może się zdarzyć, że jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej się przeprowadzisz. Wymaga to odnotowania przez urząd gminy. Co ważne, wpisu zmienionego adresu miejsca zamieszkania dokonuje ten urząd, który cię do ewidencji wpisał (art. 7d ust. 2 pdg). To wyjątek od ogólnej zasady, że organy administracji publicznej przestrzegają swojej właściwości terytorialnej.

Jednak po dokonaniu zmiany wpisu organ ewidencyjny dotychczas właściwy przesyła zaświadczenie o wpisie do organu właściwego ze względu na twe nowe miejsce zamieszkania. Następnie urząd gminy, w której będziesz teraz mieszkał, dokonuje z urzędu wpisu przedsiębiorcy do prowadzonej ewidencji działalności gospodarczej. To ważne, bo wszystkie kolejne zmiany danych objętych wpisem do ewidencji będziesz od tej chwili załatwiał w nowym miejscu zamieszkania. I to nawet wtedy, gdy przedsiębiorstwo cały czas prowadzisz tam, gdzie zacząłeś.

Zwróć natomiast uwagę, że podobnej bieganiny nie będzie wtedy, gdy zdecydujesz się na zmianę lokalizacji przedsiębiorstwa, ale bez zmiany miejsca zamieszkania. Wtedy będziesz tylko musiał zgłosić w ewidencji zmianę adresu przedsiębiorstwa. Innymi słowy, np. zamknięcie sklepu w Katowicach i przeniesienie go do Gliwic wymaga jedynie zgłoszenia w urzędzie gminy tej przeprowadzki.

W zasadzie o tym, jak zostać przedsiębiorcą, rozstrzyga ustawa o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2004 r. nr 173, poz. 1807 ze zm.). Zawiera ona m.in. przepisy o ewidencjonowaniu tej działalności. Przewidują one np. możliwość składania wniosków w formie elektronicznej oraz gromadzenie informacji z ewidencji w centralnej bazie danych, która pozwoliłaby na zdalny dostęp do informacji o przedsiębiorcach ze wszystkich urzędów gmin. Przepisy te na razie jednak nie obowiązują. Termin ich wejścia w życie odroczono do 1 października 2008 r. Rejestracja odbywa się wciąż na zasadach określonych w starej ustawie - Prawo działalności gospodarczej (DzU z 1999 r. nr 101, poz. 1178). Chodzi tu przede wszystkim o art. 7 i nast. tej ustawy.

Wniosek o wpis do ewidencji: 100 zł

Wniosek o zmianę wpisu do ewidencji: 50 zł