Takie pojęcia jak: rozkład czasu pracy, harmonogram czy grafik pracodawcy często ze sobą utożsamiają. Jednak nie wszystkie z nich są równoznaczne. Sformułowań "harmonogram" i "grafik" używa się zamiennie i dotyczą tej samej instytucji, ale już pojęcie rozkładu czasu pracy nie jest z nimi zbieżne. Zdania ekspertów w tej sprawie też są podzielone.
Z kodeksu pracy wynika, że rozkłady czasu pracy przedsiębiorcy ustalają w obowiązującym w ich firmie układzie zbiorowym lub regulaminie pracy. W małych firmach zatrudniających do 19 osób powinien on wynikać ze specjalnego obwieszczenia o przepisach dotyczących czasu pracy. Wszystkie te obowiązki nakłada art. 150 k.p.
Rozkład czasu pracy jest więc ramowym planem pracy całej firmy. Zatrudnieni dowiadują się z niego o:
- dniach roboczych i wolnych,
- przerwach w pracy,
- pracy zmianowej i następowaniu zmian po sobie.
Przykład 1
Rozkład czasu pracy w firmie budowlanej:
1. Praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku.
2. Soboty są dniami wolnymi od pracy z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy.
3. Niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy.
4. Pracownicy budowlani, z wyjątkiem pracowników zatrudnionych w dziale wykończeniowym, pracują w podstawowym czasie pracy na dwie zmiany:
a. 5.00 -13.00,
b. 13.00 - 21.00.
5. Pracownicy administracyjni pracują od 9 do 18, korzystając od 12 do 13 z godzinnej przerwy na lunch niewliczanej do czasu pracy.
6. Pracownicy działu wykończeniowego pracują w równoważnym czasie pracy w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. Czas pracy takich pracowników może być wydłużany do 12 godzin w ciągu doby, a jest on rekompensowany dniami wolnymi od pracy.
Niekiedy jednak istniejący w firmie rozkład czasu pracy wystarczy, a szef nie musi już dodatkowo tworzyć harmonogramu czasu pracy. Tak będzie w firmach, które mają sztywny rozkład czasu pracy - np. w biurach, gdzie praca trwa od poniedziałku do piątku od 8 do 16. W takim wypadku już na podstawie rozkładu pracownicy znają dni i godziny swojej pracy i tworzenie harmonogramu mijałoby się z celem, bo nie wnosiłby on nic nowego.
Harmonogram to uszczegółowiony rozkład czasu pracy obowiązującego w firmie. Jest to plan pracy dla konkretnego pracownika na konkretny okres, np. miesiąc.
Harmonogramy powinny być tworzone w systemach równoważnego czasu pracy, w których pracownik w poszczególne dni może pracować różną liczbę godzin. Powinny one także powstawać dla pracowników zmianowych, żeby wiedzieli, w który dzień i o jakiej porze dnia mają być w firmie.
Problem polega jednak na tym, że kodeks pracy nie posługuje się pojęciem "harmonogramu". Dlatego część pracodawców uważa, że nie mają obowiązku ich tworzenia i wystarczy, że u nich istnieje sam rozkład czasu pracy. Natomiast część ekspertów twierdzi, że nie ma podstawy wyodrębniać pojęcia harmonogramu i że jest to nadal rozkład czasu pracy. Ich zdaniem są to pojęcia tożsame. W takim wypadku jednak każda zmiana w harmonogramie czasu pracy pracownika wymagałaby zmiany regulaminu pracy lub układu zbiorowego, gdyż to w tych aktach zawarte są rozkłady czasu pracy. W praktyce jest to po prostu niemożliwe. Dlatego słuszne jest wyodrębnienie pojęcia harmonogramu, ale przydałoby się, żeby resort pracy dostrzegł ten problem i przy kolejnych nowelizacjach wprowadził odpowiedni przepis do kodeksu pracy.
Kodeks pracy nie wskazuje okresów, na jakie powinny być tworzone harmonogramy czasu pracy. Jednak ze względu na to, że czas pracy powinien być planowany i rozliczany w skali okresu rozliczeniowego, to również harmonogramy powinny być tworzone na długość okresu rozliczeniowego. Takie stanowiska prezentują Główny Inspektorat Pracy oraz Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (por. m.in. E. Szemplińska "Zarządzanie czasem pracy - granice swobody pracodawcy", PiZS nr 2/2007, str. 25).
Część inspektorów pracy respektuje jednak układanie harmonogramów na krótszy czas, np. miesiąc, choć okres rozliczeniowy u pracodawcy wynosi trzy lub cztery miesiące.
Tworząc harmonogram czasu pracy, szef musi pamiętać o pięciu podstawowych zasadach. Ma więc:
- zaplanować tylko wymiar czasu pracy, bo planowanie pracy w godzinach nadliczbowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika,
- zapewnić pracownikowi odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy, tak aby nie naruszyć zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
- nie naruszać doby pracowniczej - praca w dniu kolejnym nie może rozpoczynać się wcześniej niż w poprzednim dniu,
- zapewnić pracownikowi w każdym tygodniu odpoczynek tygodniowy, a w każdym dniu minimum 11 godzin odpoczynku dobowego,
- planować pracę w niedziele i święta tylko wtedy, gdy jest to dopuszczalne (art. 151 k.p.) i zapewniać minimum co czwartą niedzielę wolną od pracy.
Harmonogram czasu pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym w sierpniu 2007 r. w równoważnym czasie pracy może wyglądać następująco:
Harmonogram czasu pracy w sierpniu
W harmonogramie zaplanowano 176 godzin, czyli tyle, ile wyniesie wymiar czasu pracy w sierpniu 2007 r. Liczba zaplanowanych dni pracy to 17. Jest ona prawidłowa, gdyż maksymalnie mogłaby wynosić 22 dni (176 godzin dzielone przez 8 godzin). W każdym tygodniu są po dwa dni wolne, a więc szef zapewnia odpoczynek tygodniowy. Następowanie po sobie kolejnych dni pracy po 12 godzin również nie jest błędem, bo w takich dobach i tak będzie zapewniony 11-godzinny odpoczynek.
Niedoskonałość tego harmonogramu polega natomiast na tym, że szef nie wyróżnił rodzajów dni wolnych od pracy. Może mu to utrudnić prawidłową rekompensatę dodatkowej pracy w takie dni. W harmonogramie tym są bowiem trzy rodzaje dni wolnych od pracy:
- dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (4 dni),
- dzień wolny w zamian za pracę w niedzielę - 12 sierpnia, i dzień wolny za pracę w święto - 15 sierpnia (2 dni),
- dni harmonogramowo wolne, które równoważą wydłużenia czasu pracy powyżej 8 godzin na dobę (8 dni).
Dni te powinny się odróżniać, czyli należało je zaznaczyć różnymi symbolami (np. W5, WN, WŚ, WH), gdyż:
- za dodatkową pracę w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy przysługuje inny dzień wolny udzielany w terminie uzgodnionym z pracownikiem - art. 151k.p.,
- za pracę w godzinach nadliczbowych w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto przysługuje zawsze dodatek w wysokości 100 proc. wynagrodzenia - art. 151 §1 pkt 1 lit.c k.p.
Czy szef może zmienić harmonogram? Kodeks pracy o tym milczy. W niektórych sytuacjach jednak jego przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek modyfikacji utworzonego wcześniej grafiku czasu pracy.
Dotyczy to dwóch przypadków:
- obowiązku udzielenia pracownikowi dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto - art. 151 k.p.,
- obowiązku udzielenia pracownikowi dnia wolnego w zamian z pracę w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy (czyli u większości pracodawców w Polsce w sobotę) w terminie uzgodnionym z tym pracownikiem - art. 151 k.p.
W praktyce jednak potrzeba zmiany harmonogramu pojawia się znacznie częściej. A wynika to z nieobecności w pracy innych pracowników z powodu zwolnień lekarskich, urlopów, zwolnień na opiekę nad dzieckiem czy urlopu okolicznościowego. Aby w takich sytuacjach zapewnić normalną pracę, pracodawcy muszą modyfikować grafiki innych zatrudnionych i zapełnić powstałą lukę po nieobecnym.
Państwowa Inspekcja Pracy dopuszcza takie działania. Sugeruje jednak, aby taką możliwość pracodawcy przewidzieli w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli głównie w regulaminach pracy. Z nich powinny także wynikać zasady wprowadzania takich modyfikacji.
W instytucjach kultury i dla kierowców wystarczy, że harmonogram zostanie utworzony na dwa tygodnie. Jednak w każdym z tych przypadków tygodnie liczone są inaczej.
1. Tydzień dla kierowcy to okres od godz. 00.00 w poniedziałek do 24 w niedzielę (art. 2 pkt 5 ustawy o czasie pracy kierowców).
2. Tydzień dla pracownika instytucji kultury, podobnie jak dla innych zatrudnionych, to siedem kolejnych dni, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art. 128 § pkt 2 k.p.).
Przykład 3
1 kwietnia 2007 r. przypadał w niedzielę, a więc dla zwykłego pracownika tygodnie w kwietniu zaczynały się w niedzielę i kończyły w sobotę.
Przypadały następująco:
- niedziela 1 kwietnia - sobota 7 kwietnia,
- niedziela 8 kwietnia - sobota 14 kwietnia,
- niedziela 15 kwietnia - sobota 21 kwietnia,
- niedziela 22 kwietnia - sobota 28 kwietnia.
U kierowcy jednak tygodnie w kwietniu będą liczone następująco:
- poniedziałek 2 kwietnia - niedziela 8 kwietnia,
- poniedziałek 9 kwietnia - niedziela 15 kwietnia,
- poniedziałek 16 kwietnia - niedziela 22 kwietnia,
- poniedziałek 23 kwietnia - niedziela 29 kwietnia,
- poniedziałek 30 kwietnia - niedziela 6 maja.
To, że pracodawca tworzy harmonogram na dwa tygodnie, nie oznacza jednak, że czas pracy zaplanowany w tym okresie musi wynosić po 40 godzin tygodniowo. Czas pracy wszystkich pracowników rozliczamy w okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że w harmonogramie tworzonym tylko na część takiego okresu wolno go zaplanować w zależności od potrzeb w wymiarze dłuższym lub krótszym niż 40 godzin. Będzie on bowiem rozliczany dopiero w skali całego okresu rozliczeniowego. Zatem w harmonogramach na kolejne okresy możemy go zaplanować krócej lub dłużej, aby prawidłowo określić wymiar czasu pracy.
Przykład 4
Harmonogram czasu pracy dla pracownika opery/teatru zatrudnionego w równoważnym czasie pracy w miesięcznym okresie rozliczeniowym może wyglądać tak jak w harmonogramie 1.
Zobacz:Przykładowy grafik dla pracownika opery - sierpień 2007
Pracownikowi zaplanowano w nim 104 godziny, czyli dużo więcej niż wynosiłby czas pracy dla takiego okresu rozliczeniowego. Nie jest to jednak błąd, bo w kolejnych tygodniach czas pracy można zaplanować w mniejszym wymiarze.
Dodatkowo w jednym z tygodni pracownik nie ma zapewnionego dnia wolnego z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy.
Taki dzień wolny musi więc przypaść również w drugiej części miesiąca.
Planując w tygodniu tylko jeden dzień wolny, trzeba pamiętać, by pozwoliło to pracownikowi wykorzystać odpoczynek tygodniowy trwający 35 kolejnych godzin.
W tym grafiku między zakończeniem pracy 12 sierpnia a rozpoczęciem jej 14 sierpnia trzeba zagwarantować 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Zapewnianie odpoczynku tygodniowego w innych dniach niż niedziela jest możliwe tylko u pracodawców, u których dopuszczalna jest praca w niedzielę. Muszą się więc oni mieścić w katalogu z art. 151k.p. Instytucje kultury mieszczą się na tej liście, podobnie jak transport i komunikacja czy zakłady opieki zdrowotnej (art. 151 pkt 5 i 9 lit. f oraz h k.p.).
U kierowców tworzenie harmonogramów jest trudniejsze, trzeba bowiem pamiętać o kilku szczegółowych wymogach:
- tydzień dla kierowcy jest liczony zawsze od poniedziałku do niedzieli,
- czas pracy w żadnym z tygodni nie może u kierowcy przekroczyć 60 godzin (art. 12 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców),
- u kierowców samochodów powyżej 3,5 tony lub powyżej 9 osób z kierowcą odpoczynek tygodniowy musi przypadać po sześciu kolejnych dniach prowadzenia pojazdu, a nie w dowolnej części tygodnia (art. 7 umowy AETR lub art. 7 rozporządzenia WE nr 561/2006).
Dla kierowcy zatrudnionego w równoważnym czasie pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym prawidłowy grafik na dwa tygodnie może wyglądać jak w harmonogramie 2.
Zobacz:Przykładowy grafik dla kierowcy
Kierowcy zaplanowano w jednym tygodniu 44, a w drugim 53 godziny pracy. W okresie objętym tym grafikiem pracownik ma łącznie przepracować 97 godzin.
W każdym z tygodni ma niedzielę wolną od pracy, co pozwala wykorzystać odpoczynek tygodniowy. W pierwszym tygodniu trwa on 36 godzin (od 20 w sobotę do 8 w poniedziałek), a w drugim musi trwać co najmniej do 3 w poniedziałek, bo wtedy minie 35 kolejnych godzin odpoczynku. Dlatego w kolejnym harmonogramie kierowca nie może rozpocząć wcześniej pracy. Jeśli jest to kierowca samochodu o masie powyżej 3,5 tony lub przewożący osoby samochodem powyżej 9 osób z kierowcą, to w 97 godzinach pracy musi być nie więcej niż 90 godzin prowadzenia pojazdu (jazdy). Tyle bowiem wynosi maksymalny czas prowadzenia w czasie każdych dwóch następujących po sobie tygodni (art. 6 ust. 3 rozp. WE nr 561/2006 lub art. 6 ust. 2 umowy AETR). Pozostałe 9 godzin to muszą być inne czynności, np. obsługa codzienna pojazdu, utrzymanie go w czystości czy załadunki.
Problem związany z rozliczeniem tego harmonogramu polega jednak na tym, że przypada on na dwa różne miesiące kalendarzowe. Zatem przy miesięcznym okresie rozliczeniowym czas pracy w pierwszym tygodniu i we wtorek w drugim tygodniu trzeba zaliczyć do jednego okresu rozliczeniowego, a czas pracy od wtorku do soboty w drugim tygodniu do kolejnego okresu rozliczeniowego.
Podstawowa długość okresu rozliczeniowego dla ZOZ wynosi zgodnie z art. 32h ustawy o zakładach opieki zdrowotnej 12 tygodni. Nie pokrywa się więc z pełnymi miesiącami kalendarzowymi. Dodatkowo inaczej liczy się wymiar czasu pracy w ZOZ, należy bowiem zliczyć dni robocze w okresie rozliczeniowym i pomnożyć je przez obowiązującą pracownika normę czasu pracy.
Przykład 6
Od 1 stycznia 2007 r. dla personelu medycznego zatrudnionego w podstawowym czasie pracy szpital wprowadził okres rozliczeniowy trwający 12 tygodni. Pierwszy z nich w 2007 r. będzie więc trwał od poniedziałku 1 stycznia do niedzieli 25 marca 2007 r. Wymiar czasu pracy dla pielęgniarki w tym okresie wynosił:
- 12 tygodni po 7 dni = 84 dni,
- 12 niedziel + 12 dni wolnych z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy + 1 święto = 25 dni wolnych od pracy,
- 84 dni - 25 dni wolnych = 59 dni pracy po 7 godzin 35 minut.
Harmonogram czasu pracy dla takiego okresu może wyglądać jak w harmonogramach 3, 4, 5.
Zobacz:Przykładowy grafik dla pracowników służby zdrowia
W styczniu pracownik pracował 23 dni, w lutym - 19, w marcu - 17, a więc w sumie 59 dni. Oznacza to, że szef prawidłowo zaplanował mu wymiar czasu pracy do przepracowania. Nie jest też naruszeniem 10 kolejnych dni pracy od 10 do 19 stycznia, gdyż przypadają one na dwa różne tygodnie okresu rozliczeniowego, a w każdym z nich są po dwa dni wolne, w tygodniu od 8 do 14 stycznia są to dwa pierwsze dni, natomiast w tygodniu od 15 do 21 stycznia - dwa ostatnie dni.
Na każdy z tygodni przypada co najmniej po jednym dniu wolnym, co pozwala pracownikowi wykorzystać odpoczynek tygodniowy.
Autor jest asystentem sędziego w Izbie Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego
Niektórzy pracodawcy nie mają wątpliwości co do długości okresu, na jaki trzeba tworzyć harmonogram. Dla pewnych grup zawodowych z przepisów szczególnych wynika bowiem długość okresu, na jaki ma być tworzony grafik. Chodzi o:
- pracowników instytucji kultury (np. oper, teatrów, bibliotek)
Powinni oni pracować na podstawie harmonogramu tworzonego na minimum dwa tygodnie (art. 26b ust. 3 ustawy z 25 października 1991 r. o tworzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej, DzU z 2001 r. nr 13, poz. 123 ze zm.).
- kierowców zatrudnionych na umowy o pracę
Oni mają mieć tworzone harmonogramy na dwa tygodnie, a wyjątek dotyczy tylko kierowców zatrudnionych w mieszanym systemie czasu pracy - połączenie równoważnego i przerywanego czasu pracy - którzy powinni mieć układane harmonogramy na minimum miesiąc (art. 11 ust. 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, DzU nr 92, poz. 879 ze zm.).
- pracowników służby zdrowia zatrudnionych w równoważnym czasie pracy
Trzeba im tworzyć harmonogramy czasu pracy na okresy równe długością obowiązującego ich okresu rozliczeniowego, który może trwać od czterech tygodni do 12 miesięcy (art. 32i ust. 3 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej z 30 sierpnia 1991 r., DzU z 2007 r. nr 14, poz. 89).
