- Z przyczyn technicznych na miesiąc nasza firma - zapewniająca innym usługi kateringowe - przestaje działać. Pracodawca wysyła nas na urlop bezpłatny. Czy wolno mu tak zrobić? -pyta czytelniczka DOBREJ FIRMY.

Pracodawca nie może samodzielnie wysłać pracownika na urlop bezpłatny. Do tego potrzebny jest wniosek zatrudnionego i to w formie pisemnej, o czym przesądza art. 174 § 1 k.p.

Taka forma jest konieczna, bo to szczególny rodzaj urlopu, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

Dlatego procedura jego udzielenia musi być dokładnie taka, jaką ustalił kodeks pracy - pisemny wniosek pracownika i zgoda pracodawcy.

Bez takiego wniosku wysłanie pracownika na urlop bezpłatny (np. w celu cięcia kosztów zatrudnienia) i z inicjatywy pracodawcy będzie bezskuteczne. Tak orzekł Sąd Apelacyjny w Łodzi 15 października 1996 r. (IIIAUa 34/96).

SA uznał wówczas, że udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego - niezgodnie z art. 174 § 1 k.p. - z inicjatywy zakładu pracy i bez pisemnego wniosku o udzielenie mu takiego urlopu jest w świetle prawa bezskuteczne. Pracownikowi, który w okresie tak udzielonego urlopu bezpłatnego był niezdolny do pracy wskutek choroby, przysługuje zasiłek chorobowy.

Zatem pracodawca czytelniczki postąpił niezgodnie z przepisami. Nadal więc niby-urlop bezpłatny jest dla niej okresem pracy, choć faktycznie nie wykonuje wtedy żadnych zajęć. Przysługuje jej za ten okres normalne wynagrodzenie lub tzw. przestojowe, a próba zupełnego pozbawienia jej poborów za ten miesiąc bezczynności byłaby wykroczeniem pracodawcy przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Do udzielenia urlopu bezpłatnego dochodzi więc dopiero wówczas, gdy na piśmie wystąpi o to pracownik, a szef przyjmie ten wniosek i go zaakceptuje. Sąd Najwyższy uznał, że wniosek pracownika o urlop bezpłatny oraz jego udzielenie przez pracodawcę są oświadczeniami woli. Ich wykładni należy dokonywać na podstawie art. 65 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 k.p. (wyrok z 12 sierpnia 2004 r., III PK 42/04). Trzeba więc raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, niż opierać się na jej dosłownym brzmieniu. Dlatego w tym samym wyroku SN stwierdził, że nie dochodzi do zawarcia umowy o urlop bezpłatny, jeżeli zgodnym zamiarem stron jest dalsze wykonywanie przez pracownika na rzecz pracodawcy tej samej pracy, ale w ograniczonym zakresie.

Z kolei powrotowi do firmy z urlopu bezpłatnego nie przeszkodzi pracownikowi to, że czeka on na stanowisko pracodawcy w sprawie dopuszczenia go do pracy. SN uznał, że skoro pracownik zgłasza gotowość do pracy po tym urlopie, nawet jeśli chodzi o terminowe zatrudnienie, to znaczy, że chce kontynuować stosunek pracy (wyrok z 7 sierpnia 2001 r., l PKN 577/00).

Zgodnie z art. 174 § 2 k.p. okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to przerwę w zatrudnieniu. A skoro tak, to czas ten pracodawca może pomijać przy uwzględnianiu okresu uprawniającego do nabycia prawa do nagrody jubileuszowej. Podobnie ma postąpić z urlopem wypoczynkowym. Jeśli urlop bezpłatny trwał dłużej niż miesiąc, to szef odpowiednio proporcjonalnie zmniejsza zatrudnionemu wymiar urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym wraca on z bezpłatnego do firmy (art. 155§ 1 pkt 1 k.p.). Przed kilku laty Sąd Apelacyjny w Warszawie uznał, że okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, ani do okresu pracy, od którego zależą prawa do świadczeń z zaopatrzenia emerytalnego pracowników (wyrok z 27 listopada 1996 r., III Aua 888/96). Z kolei Sąd Apelacyjny w Katowicach doszedł do przekonania, że nawet poszerzona interpretacja pojęcia "zatrudnienia" nie daje podstaw, aby uznać, że czas urlopu bezpłatnego jest "pozostawaniem w zatrudnieniu".

Czy więc urlop bezpłatny należy potraktować jako okres składkowy lub nieskładkowy? Rozstrzygnięcie tej wątpliwości nie jest łatwe nawet dla sądów. Według Sądu Apelacyjnego w Katowicach okres urlopu bezpłatnego jest - zgodnie z art. 174 § 2 k.p. - okresem, który stanowi przerwę w realizacji obowiązków i praw pracowniczych u pracodawcy. Zatem szef nie musi opłacać składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika, a co za tym idzie - zdaniem SA w Katowicach - okres ten nie jest ani okresem składkowym, ani okresem nieskładkowym według ustawy emerytalnej (wyrok z 4 października 2005 r., III AUa1383/04).

Ale ten sam sąd uznał jednocześnie, że podleganie obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu w ramach stosunku pracy oznacza, że pracodawca musi opłacać składki za pracownika, który jest u niego zatrudniony, co z kolei skutkuje zaliczeniem takich okresów do okresów składkowych, od których zależą w przyszłości świadczenia emerytalno-rentowe - zgodnie z ustawą z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. w DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.). Te wątpliwości musi jednak samodzielnie rozstrzygać każdy szef, gdy wypełnia świadectwo pracy pracownika, który korzystał z urlopu bezpłatnego.