Szkolenie przygotowujące do inwentaryzacji

Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego wiąże się z koniecznością wykonania wielu czynności zapewniających, że zaprezentowane w nim dane będą przedstawiały w sposób rzetelny i zgodny ze stanem faktycznym obraz sytuacji majątkowej oraz finansowej jednostki. Jedną z tych czynności jest obowiązek przeprowadzania okresowej weryfikacji posiadanego przez jednostkę majątku w drodze inwentaryzacji. Metody oraz terminy inwentaryzacji są określone w art. 26 ustawy o rachunkowości. Jedną z metod inwentaryzacji, najbardziej kompleksową, wymagającą i w konsekwencji wiążącą się z największą ingerencją w działalność jednostki jest spis z natury. Polega on na liczeniu, ważeniu, mierzeniu oraz innych pomiarach mających na celu stwierdzenie faktycznego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątku.

Aby spis z natury przyniósł wymagany cel, konieczne jest jego przeprowadzenie zgodnie z określonymi zasadami.

Aby spis z natury przeprowadzić sprawnie, rzetelnie oraz w sposób zapewniający jak najmniejszą ingerencję w procesy produkcyjne bądź usługowe w jednostce, należy się do niego należycie przygotować. Przygotowanie to uzależnione jest od przedmiotu prowadzonej działalności jednostki, a co za tym idzie, od posiadanych przez nią zasobów majątkowych.

Organizacja pól spisowych

Kierownik jednostki, który jest odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, lub wyznaczona przez niego komisja inwentaryzacyjna, powinna przed rozpoczęciem spisu przeprowadzić podział inwentaryzowanego terenu na pola spisowe. Obszary te powinny być jasno i logicznie wyznaczone, tak aby ich podział uniemożliwiał, a przynajmniej istotnie ograniczał błędne przyporządkowanie komisji inwentaryzacyjnych do właściwych pól spisowych. Gdy obszar spisowy podzielony jest na pola spisowe, a pola te są w sposób czytelny i niebudzący wątpliwości przyporządkowane do komisji spisowych, łatwiej jest zlokalizować i wyjaśnić ewentualne rozbieżności pomiędzy danymi pochodzącymi z ksiąg rachunkowych oraz spisu z natury.

Kolejnym krokiem do prawidłowo sporządzonej inwentaryzacji jest uporządkowanie pól spisowych. Już na kilka dni przed inwentaryzacją można rozpocząć porządkowanie zasobów będących przedmiotem inwentaryzacji. Porządkowanie to polega głównie na ułożeniu poszczególnych rodzajów rzeczy w grupy inwentaryzowanych zasobów, usystematyzowane pod względem ich rodzaju, ale także wartości. Koniecznie należy oddzielić od pozostałych zasobów te niepełnowartościowe, nierotujące, obce lub takie, które posiadają znacznie większą wartość niż pozostałe.

W jakim składzie

Istotnym elementem podczas przeprowadzania spisu z natury jest także czynnik ludzki. Komisje spisowe zazwyczaj składają się z trzech osób, wśród których jest osoba odpowiedzialna materialnie za spisywane zasoby. Aby każdy z uczestników spisu przeprowadził go prawidłowo, przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy przeprowadzić szkolenie. Powinno ono dostarczyć członkom komisji informacji o podziale pól spisowych, ich specyfice i miejscach newralgicznych. Powinno im ono także dostarczyć informacji wymaganych do właściwej identyfikacji oraz oceny inwentaryzowanych zapasów.

Szkolenie przedinwentaryzacyjne powinno zakończyć się przed wydaniem komisjom arkuszy spisowych. Ważne, by arkusze te były wydawane jako druki ścisłego zarachowania. Częstym błędem popełnianym w czasie spisu z natury jest wydawanie arkuszy spisowych wraz z danymi o ilościach towarów czy materiałów, jakie wynikają ze stanu magazynowego. Praktyka ta jest niezgodna z procedurami. Ponadto podejście takie nie realizuje podstawowego celu spisu z natury, tj. potwierdzenia faktycznego stanu posiadanych zasobów. Dopuszczalne są jednak pewne uproszczenia w tym zakresie, pozwalające na wydawanie arkuszy spisowych z wypisanymi nazwami oraz indeksami np. zapasów bewz podawania ilości. Uproszczenie to pozwala na znaczne zmniejszenie czasu inwentaryzacji. Nie należy zapominać, że arkusze spisu z natury wymagają starannego wypełnienia i niedopuszczalne jest wypełnianie ich ołówkiem.

Podczas szkolenia inwentaryzacyjnego należy także poruszyć sprawę czytelnej identyfikacji zasobów już spisanych.

Oznaczenie zapasów

Przyjęta metoda oznaczania zasobów spisanych uzależniona jest w zasadzie wyłącznie od wyobraźni osób zarządzających procesem. Ważne, aby osoba, która będzie sprawdzać na koniec spisu kompletność przeprowadzenia inwentaryzacji, miała pewność, że wszystkie zapasy zostały spisane. Oznaczanie to jest ważne również po to, by komisje uniknęły błędów w postaci podwójnego spisywania jednej pozycji.

Niedopuszczalne mierzenie „na oko"

Nie należy zapominać o istotnych rzeczach, jakimi są urządzenia, aparatura i inne przyrządy do pomiaru inwentaryzowanych zapasów. Wszystkie te urządzenia powinny spełniać podstawowe normy tak, aby nie zaburzały wyniku inwentaryzacji.

Na koniec rozliczenie

Gdy już wszystkie zapasy zostaną spisane, a arkusze spisowe zwrócone wyznaczonej osobie, rozpoczyna się uzgadnianie uzyskanych w trakcie spisu informacji i ich porównywanie z danymi wynikającymi z ewidencji magazynowo-księgowej. Na tym etapie konieczna jest wycena spisanych zasobów. Specyfika wyceny zależy od posiadanych przez jednostki narzędzi. Inna będzie w podmiotach posiadających zintegrowany, wysoce skomputeryzowany system magazynowy, gdzie wycena jest dostępna ad hoc, inna w firmie, gdzie dominuje obieg dokumentów papierowych. Wspólną cechą jest jednak konieczność wyceny, identyfikacji oraz określenia rodzaju powstałych różnic. Różnice inwentaryzacyjne dzielimy na dodatnie będące nadwyżkami powstałymi w stosunku do stanu z ewidencji oraz ujemne wykazujące niedobory w magazynie. Ważnym elementem jest wyjaśnienie przyczyn tych różnic, jednak do tego czasu kwoty niedoborów i nadwyżek księgowane są na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek".