Przy obliczaniu zasiłku dla chorującego pracownika pewne trudności może sprawiać uwzględnienie wynagrodzenia za miesiąc, w którym przebywał on na urlopie wypoczynkowym i był nieobecny z powodu niezdolności do pracy. Taką pensję trzeba uzupełnić, ale w specyficzny dla tej sytuacji sposób.

- Mam problem z ustaleniem podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego dla pracownicy. Otrzymuje ona wynagrodzenie zasadnicze według stałej stawki za godzinę oraz premię, która jest obniżana (nieproporcjonalnie) w razie absencji z powodu choroby. W jednym z miesięcy, który muszę wziąć pod uwagę w rachunkach, kobieta nie dość, że była na chorobowym, to jeszcze otrzymała wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Jak mam uzupełnić wynagrodzenie za ten miesiąc? – pyta czytelniczka.

Przy ustalaniu wysokości zasiłków przyjmuje się, że pensja określona w stawce godzinowej to wynagrodzenie zasadnicze przysługujące w stałej miesięcznej wysokości. Zatem, co do zasady, jeśli trzeba je uzupełnić za jakiś miesiąc, aby uwzględnić w podstawie wymiaru świadczenia, przyjmuje się pełną miesięczną kwotę, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował wszystkie dni tego miesiąca.

Zatem jeśli pracownica jest zatrudniona na cały etat, to należną jej stawkę godzinową należy pomnożyć przez 8 godzin, a następnie przez liczbę dni roboczych, które miała obowiązek przepracować w tym miesiącu. Wliczamy tu oczywiście również dni urlopu wypoczynkowego, bo traktuje się je na równi z przepracowanymi.

Natomiast premię, którą otrzymała za ten miesiąc, trzeba uwzględnić w rachunkach w kwocie faktycznej, doliczając ją do uzupełnionego wynagrodzenia za ten miesiąc.

Reklama
Reklama

Oskładkowane składniki

Wynagrodzenie, które uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków przysługujących pracownikom, to przychód objęty obowiązkiem odprowadzenia składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu składek społecznych potrąconych z pensji zatrudnionego (tj. na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, łącznie zwykle 13,71 proc.).

Podstawę zasiłkową liczy się przy tym jako średnią z wynagrodzenia za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia absencji (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm.; dalej: ustawa zasiłkowa). Przy krótszym stażu pracy średnią wynagrodzenia ustala się z oskładkowanych zarobków wypłaconych za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Niepełną pensję...

Ponieważ okres, z którego oblicza się podstawę zasiłkową, jest dość długi, często się zdarza, że w którymś z miesięcy pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia z uwagi na usprawiedliwioną nieobecność w pracy. Jeśli nie dostał za nią pensji, bo absencja wynikała z choroby, konieczności sprawowania osobistej opieki nad zdrowym lub chorym dzieckiem albo innym chorym członkiem rodziny, urlopu macierzyńskiego, wychowawczego albo bezpłatnego, trzeba – stosownie do art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej – z podstawy zasiłkowej:

- wyłączyć wynagrodzenie za miesiąc, w którym przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- przyjąć – po uzupełnieniu – wynagrodzenie z miesięcy, w których przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

...czasem trzeba dopełnić

W uzupełnianiu wynagrodzenia chodzi o to, żeby ustalić, jaka byłaby jego wysokość, gdyby podwładny przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. Zasady uzupełniania określa art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Zależą one od tego, czy pracownik otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w stałej czy zmiennej wysokości.

Aby uzupełnić niepełną pensję osiągniętą przez pracownika, który otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie, wystarczy przyjąć kwotę poborów określoną w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy. Należy ją jednak zmniejszyć o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika.

Reguły uzupełnienia zarobku zmiennego wymagają  natomiast przeliczenia:

- jeśli podwładny przepracował choćby jeden dzień – należy podzielić wynagrodzenie, jakie osiągnął za przepracowane dni robocze, przez liczbę dni przepracowanych i pomnożyć przez liczbę dni, które miał obowiązek przepracować w tym miesiącu,

- gdy pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia – trzeba przyjąć kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym w tej firmie na takim samym lub podobnym stanowisku pracy >patrz ramka.

Jeżeli w jednym miesiącu zdarzyło się tak, że podwładny i pracował, i przebywał na urlopie wypoczynkowym, i jeszcze był nieobecny z powodu np. choroby, a pensję za ten miesiąc trzeba uwzględnić w podstawie zasiłkowej, to najpierw należy ją uzupełnić w specyficzny sposób. Zależy on jednak od rodzaju otrzymywanego wynagrodzenia.

Przy stałej pensji

Gdy pracownik osiąga wyłącznie wynagrodzenie stałe, to uznaje się, że jego uzupełniona kwota to stawka miesięcznej pensji określona w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy. Zatem w podstawie zasiłkowej uwzględnia się wówczas pełny miesięczny przychód pracownika, który zostałby mu wypłacony za ten miesiąc, po pomniejszeniu go o pełną miesięczną składkę, tj. 13,71 proc.

W tym przypadku przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie bierze się pod uwagę kwoty faktycznie wypłaconej pracownikowi za dni pracy ani pensji za urlop wypoczynkowy.

Zmienne składniki

Jeśli pracownik osiąga wynagrodzenie zmienne – akordowe lub prowizyjne – które uzależnione jest od indywidualnej pracy, a w danym miesiącu był nieobecny zarówno z powodu urlopu, jak i z innej usprawiedliwionej przyczyny, to aby je uzupełnić, należy kolejno:

Krok 1. zsumować pensję za urlop wypoczynkowy i za czas przepracowany

Krok 2. łączną kwotę podzielić przez sumę dni pracy i urlopu wypoczynkowego

Krok 3. wynik pomnożyć przez dni, które podwładny miał obowiązek przepracować, łącznie z dniami urlopu wypoczynkowego.

Stała i zmienne do uzupełnienia

Często jest tak, że wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych, a reszta to elementy zmienne. I tu postępowanie zależy od tego, czy można je uzupełnić za czas absencji – czyli czy za ten okres są one proporcjonalnie zmniejszane.

Jeśli tak jest, a trzeba je uzupełnić za czas usprawiedliwionej nieobecności, gdy w tym samym miesiącu podwładny był też na urlopie wypoczynkowym, całość wynagrodzenia – stałego i zmiennego – traktuje się jako składniki zmienne. Aby zatem je uzupełnić, trzeba:

Krok 1. zsumować pensję za urlop wypoczynkowy z wynagrodzeniem za dni przepracowane (a więc z wynagrodzeniem stałym i zmiennym)

Krok 2. całe wynagrodzenie uzyskane w tym miesiącu podzielić przez łączną liczbę dni pracy i urlopu wypoczynkowego

Krok 3. wynik pomnożyć przez liczbę dni, które zatrudniony miał obowiązek przepracować w danym miesiącu.

Przykład

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w listopadzie 2014 r. Wynagradzany jest w systemie godzinowym, a dodatkowo otrzymuje miesięczną nagrodę pomniejszaną proporcjonalnie za dni nieobecności w pracy. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego trzeba uwzględnić wynagrodzenie za okres od listopada 2013 r. do października 2014 r.

W kwietniu podwładny przepracował osiem z obowiązujących go 21 dni roboczych. Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie godzinowe w wysokości 1660 zł oraz nagrodę w kwocie 120 zł (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków ubezpieczonego). Przez dziesięć dni roboczych pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym i otrzymał z tego tytułu wynagrodzenie w wysokości 1800 zł (po pomniejszeniu o składki). Dodatkowo przez trzy dni był nieobecny w pracy w związku z opieką nad chorą żoną. Łącznie w kwietniu przepracował i był na urlopie przez 18 dni roboczych.

W związku z tym, że wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, a w kwietniu otrzymał także pensję za urlop wypoczynkowy, całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako zmienne.

Aby uzupełnić wynagrodzenie za kwiecień, należy zatem:

- zsumować wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy z pensją za pracę (składnik stały i zmienny)

- podzielić sumę przez liczbę dni pracy i udzielonego urlopu wypoczynkowego

- pomnożyć wynik przez liczbę dni, które miał obowiązek przepracować w kwietniu.

Wysokość pensji za ten miesiąc należy uzupełnić ze względu na trzy dni usprawiedliwionej nieobecności z tytułu opieki nad chorą żoną, według wyliczenia:

(1660 zł + 120 zł + 1800 zł) : 18 dni x 21 dni = 4176,67 zł.

Stałe i zmienne bez uzupełnienia

Gdy pracownik poza wynagrodzeniem stałym osiąga też składniki zmienne, ale niepodlegające uzupełnieniu, za miesiąc, w którym był na urlopie wypoczynkowym, uzupełnia się tylko składnik stały. Przyjmuje się więc miesięczną stawkę stałej pensji z umowy o pracę i sumuje ją ze składnikami zmiennymi, wliczając je w kwocie faktycznie wypłaconej za ten miesiąc.

Taki sposób postępowania obowiązuje wtedy, gdy pracownik osiąga poza stałym składnikiem pensji również takie składniki zmienne, jak wynagrodzenie za nadgodziny, za pracę w porze nocnej lub np. premię obniżaną za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo).

Przykład

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości 2960 zł (po pomniejszeniu o 13,71 proc. jest to 2554,18 zł). Ponadto otrzymuje pensję za pracę w godzinach nadliczbowych. Zachorował w listopadzie 2014 r. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy przyjąć przychód, jaki osiągnął od listopada 2013 r. do października br. W czerwcu 2014 r. pracownik ten powinien przepracować 20 dni, a przepracował ich 12 dni – przez pięć dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a przez trzy chorował. Za ten miesiąc otrzymał wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych w kwocie 400 zł, a po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 345,16 zł.

Wynagrodzenie za czerwiec 2014 r. należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego po uprzednim uzupełnieniu. Ponieważ pobory pracownika składają się ze składnika stałego oraz składnika zmiennego – ale takiego, który nie podlega uzupełnieniu, trzeba uzupełnić jedynie część stałą na zasadach przewidzianych dla takich składników. Polega to na przyjęciu pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownik otrzymałby za cały miesiąc, tj. 2960 zł, po pomniejszeniu o 13,71 proc. – tj. 2554,18 zł. Do uzupełnionego wynagrodzenia za czerwiec należy dodać zarobek za godziny nadliczbowe w kwocie 345,16 zł. Wynagrodzenie za czerwiec uwzględnione w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi:

2554,18 zł + 345,16 zł = 2899,34 zł.

Jaka nieobecność, takie skutki

Dni, w których pracownik przebywał na urlopie wypoczynkowym i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek  na ubezpieczenia społeczne, do celów zasiłkowych traktuje się na równi z dniami, w których świadczył pracę.

Zatem jeżeli w którymś z miesięcy, z których pensja jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku, jedyna nieobecność pracownika była spowodowana korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, podstawą wymiaru zasiłku jest suma wynagrodzenia za czas przepracowany i urlop. Konieczność uzupełniania podstawy zasiłkowej powodują tylko takie nieobecności, za które nie przysługuje prawo do wynagrodzenia.