Jakie formalności w ZUS przy zakładaniu nowej firmy

Pomimo licznych ułatwień przy zakładaniu działalności gospodarczej świeżo upieczony przedsiębiorca musi odwiedzić najbliższy oddział ZUS i wypełnić formularze ubezpieczeniowe. Określi w nich, kto i na jakich zasadach będzie pracował w jego firmie. Od tego zależy termin zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne i ich wysokość. Na innych zasadach będzie bowiem ubezpieczony współmałżonek przedsiębiorcy, na innych zleceniobiorca na emeryturze czy pracownica wracająca z urlopu macierzyńskiego.

Wypełnij formularz i odwiedź ZUS

Składając wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (na formularzu CEIDG-1: drogą elektroniczną albo w urzędzie gminy – osobiście lub listem poleconym), osoba rozpoczynająca działalność zgłasza się jednocześnie do ZUS jako płatnik składek.

Na podstawie danych przekazanych z CEIDG ZUS sam sporządzi dokumenty:

- ZUS ZFA – zgłoszenie płatnika składek,

- ZUS ZBA – informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek,

- ZUS ZAA – informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej.

Oprócz tego przedsiębiorca musi zgłosić się do najbliższego oddziału ZUS i osobiście złożyć (w zależności od tego, jakie ma uprawnienia lub na jakich zasadach zatrudnia współpracowników) następujące dokumenty:

- ZUS ZUA – zgłoszenie osoby, która będzie podlegała wszystkim ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu (własne ubezpieczenie przedsiębiorcy, współmałżonka),

- ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego – jeżeli dana osoba będzie podlegać wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. student lub emeryt na zleceniu).

Ustal wysokość składek

Składki płacone przez przedsiębiorcę na poszczególne ubezpieczenia wynoszą:

- emerytalne 434,87 zł,

- rentowe 178,22 zł,

- chorobowe (dobrowolne) 54,58 zł,

- Fundusz Pracy 54,58 zł,

- zdrowotne 261,73 zł,

- wypadkowe 43 zł.

Każdy przedsiębiorca musi ustalić właściwą dla siebie stawkę składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jej wysokość zależy od branży, w której on działa. Zasada ta nie dotyczy firm zatrudniających do 9 pracowników. Przepisy przewidują dla nich uproszczone zasady ustalania wysokości składki. Bez względu na branżę, w której działają, wynosi ona 1,93 proc. od podstawy 2227,80 zł (60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, przyjętego do ustalenia minimalnego wymiaru składek od przedsiębiorców na rok 2013), czyli aktualnie 43 zł.

Razem te składki wynoszą obecnie 1026,98 zł miesięcznie. Przedsiębiorca może zrezygnować z opłacania składki na ubezpieczenie chorobowe w wysokości 54.58 zł miesięcznie. W czasie zwolnienia lekarskiego nie będzie miał jednak prawa do zasiłku chorobowego z ZUS.

Przedsiębiorca rozpoczynający działalność, który w ciągu ostatnich pięciu lat nie prowadził działalności gospodarczej i w ramach tej działalności nie będzie wykonywał usług na rzecz byłego pracodawcy w zakresie, w jakim świadczył na jego rzecz pracę, może zapłacić składki na preferencyjnych zasadach.

Taki przedsiębiorca przez pierwsze dwa lata może opłacać składki na preferencyjnych zasadach (liczone od podstawy w wysokości 30 proc. minimalnego wynagrodzenia):

- emerytalne 93,70 zł,

- rentowe 38,40 zł,

- chorobowe 11,76 zł,

- wypadkowe 9,26 zł (od stawki 1,93proc.),

- zdrowotne 261,73 zł.

Przedsiębiorca ten nie opłaca składek na Fundusz Pracy.

Zgłoś współpracujących członków rodziny

Bez względu na podstawę zatrudnienia w firmie, np. umowę-zlecenie czy etat, członkowie rodziny przedsiębiorcy, pozostający w nim we wspólnym gospodarstwie domowym (najczęściej zamieszkali pod jednym dachem), są zawsze traktowani jako osoby współpracujące. Za taką osobę zostanie uznany małżonek, dziecko własne, dziecko drugiego małżonka, dziecko przysposobione, rodzic, macocha i ojczym oraz osoba przysposabiająca. W takiej sytuacji nie ma znaczenia, że przedsiębiorca zawarł z taką bliską osobą umowę o pracę na kwotę 1600 zł miesięcznie. Składki na ubezpieczenia społeczne za taką osobę i tak zapłaci jak za osobę prowadzącą działalność gospodarczą, czyli około 1 tys. zł.

Ważne! Nawet jeśli przedsiębiorca zakładający działalność przez pierwsze dwa lata korzysta z prawa do opłacania składek na preferencyjnych zasadach, to gdy zatrudni członka rodziny jako osobę współpracującą, zapłaci za nią co najmniej podstawowe składki na ubezpieczenia społeczne.

Sprawdź, ile zapłacisz za pracowników

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników w pełnym wymiarze musi zapłacić od ich wynagrodzeń wszystkie składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Od tej zasady są jednak wyjątki. Przykładowo wynagrodzenia niektórych pracowników, np. wracających z urlopu macierzyńskiego czy wychowawczego (przez 36 miesięcy), powyżej 50. roku życia (przez 12 miesięcy, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni, czy pracowników powyżej 55. roku życia dla kobiet i 60 lat dla mężczyzn (bezterminowo) są zwolnione ze składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Sprawy z podleganiem pod ubezpieczenia komplikują się w przypadku zatrudnienia na umowie-zleceniu emeryta lub innej osoby ubezpieczonej w zewnętrznej firmie jako pracownik (z minimalnym wynagrodzeniem) lub zleceniobiorca (bez minimalnej kwoty od której zostały odprowadzone składki). W takiej sytuacji przedsiębiorca opłaca tylko składkę zdrowotną od wynagrodzenia zleceniobiorcy. Z kolei ucznia lub studenta do 26. roku życia zatrudnionego na umowie-zleceniu, przedsiębiorca w ogóle nie zgłasza do ubezpieczeń społecznych.

Składki na tzw. ubezpieczenia społeczne (czyli emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe), zdrowotne, Fundusz Pracy i Gwarantowanych Świadczeń pracowniczych opłaca się na trzy różne konta.

Ubezpieczenie zdrowotne dla dziecka lub małżonka

Jeśli osoba rozpoczynająca działalność gospodarczą chce zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny, musi dodatkowo złożyć druk ZUS ZCNA. Dzięki temu wskazany we wniosku współmałżonek bez własnego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego czy dziecko przedsiębiorcy będzie mogło korzystać z opieki zdrowotnej.

Jako członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego można zgłosić:

- dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuka albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej, do ukończenia przez niego 18 lat, a jeżeli kształci się dalej – do ukończenia 26 lat. Jeśli natomiast dziecko to posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi – nie ma żadnego ograniczenia wieku,

- małżonka,

- wstępnych (tj. rodziców, dziadków itp.) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Gdzie wpłacać składki

Numery kont:

- 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000 – składki na ubezpieczenia społeczne

- 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000 – składki na ubezpieczenia zdrowotne

- 73 1010 1023 0000 2613 9530 0000 – Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

Pomyłka w przelewie spowoduje powstanie zaległości składkowych na innym funduszu i konieczność składania dokumentów korygujących.

Oprócz wpłaty składek przedsiębiorca zobowiązany jest co miesiąc wysyłać do ZUS imienne raporty miesięczne:

- ZUS RCA (o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne),

- ZUS RZA (przeznaczony dla ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne),

- ZUS RSA (o przerwach w opłacaniu składek),

- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa zawierająca informację na temat liczby ubezpieczonych i kwoty opłaconych składek.

Ważne!

Przedsiębiorcy opłacający składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące po złożeniu pierwszej deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego są zwolnieni z obowiązku składania tych dokumentów za kolejne miesiące, jeśli opłacają składki w podstawowej lub preferencyjnej wysokości i nie nastąpi żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego.

Ustal prawidłowy termin zapłaty

Przedsiębiorca opłacający składki wyłącznie za siebie musi je uregulować do 10. dnia każdego miesiąca. Jest to ważne, ponieważ spóźnienie z zapłatą składki za ubezpieczenie chorobowe powoduje, że przedsiębiorca wypada z tego ubezpieczenia. By odzyskać prawo do świadczeń chorobowych, musi opłacać składki na to ubezpieczenie w terminie przez następne trzy miesiące.

W przypadku gdy przedsiębiorca zatrudni pracowników, zleceniobiorców lub tylko osobę współpracującą przy prowadzeniu działalności gospodarczej, wówczas składki za poprzedni miesiąc rozlicza i opłaca do 15. dnia kolejnego miesiąca.