Już od roku pracodawcy nie muszą co miesiąc wystawiać swoim pracownikom zestawienia o opłaconych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, czyli tzw. RMUA. Aby ulżyć płatnikom, ustawodawca wprowadził obowiązek przekazywania zbiorczego dokumentu obejmującego rok kalendarzowy.

To zasadne rozwiązanie, bo informacja RMUA służyła głównie do potwierdzania ubezpieczenia zdrowotnego przy wizytach lekarskich. Teraz i ta funkcja odpadła, bo w przychodniach i szpitalach pojawił się eWUŚ – elektroniczny wykaz ubezpieczonych.

Trzeba sprawdzać

Może się wydawać, że RMUA to tylko pozostałość po biurokratycznych obowiązkach nałożonych na pracodawców. Nic bardziej błędnego. Dokument ten jest dla ubezpieczonych cenną informacją o wysokości opłaconych za nich składek na przyszłą emeryturę. Pozwala sprawdzić, czy odpowiednie kwoty zostały zapisane na indywidualnym koncie emerytalnym w ZUS.

Z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa o sus) wynika wprost, że zestawienie o składkach trzeba przekazać pracownikowi w celu weryfikacji. Pilnowanie, ile tych składek płatnik przekazał do ZUS i czy zostały prawidłowo zaewidencjonowane, zostawiono bowiem ubezpieczonym. Raport RMUA może być podstawą do składania przez nich reklamacji i żądania weryfikacji rachunku w ZUS.

W tym roku po raz pierwszy pracodawcy musieli wydać – do końca lutego br. – zbiorczą informację RMUA za 2012 r. Podobnie jak zestawienia miesięczne, również roczne można wystawiać na samodzielnie opracowanym formularzu – byleby jego treść uwzględniała wszystkie niezbędne informacje. Musi ono zawierać dane osobowe pracownika, wymiar jego czasu pracy oraz wysokość opłaconych składek – w podziale na miesiące i finansowanie przez zatrudnionego i pracodawcę – oraz podstawę ich wymiaru.

Tylko na żądanie

To zestawienie można – za zgodą zatrudnionego – przesłać mu w formie elektronicznej. Trzeba je wtedy zaopatrzyć w bezpieczny podpis elektroniczny i przekazać w sposób umożliwiający jego odkodowanie.

Nadal pracownicy mogą wracać się o wystawienie miesięcznego raportu RMUA. Jednak od stycznia br., od kiedy funkcjonuje system eWUŚ, najczęściej nie potrzebują tego dokumentu.

Skoro jednak druk ten służył głównie do poświadczania prawa do bezpłatnej opieki zdrowotnej, to po co go nadal wydawać? Po pierwsze dlatego, że porównując dane w rocznym RMUA z informacją o stanie konta, można wychwycić niezgodność i od razu wszcząć postępowanie reklamacyjne. Po drugie – jeśli pracownik zatrudniony jest w kilku miejscach, to na podstawie miesięcznych zestawień może na bieżąco kontrolować wysokość wpłacanych składek do ZUS i poinformować płatników o ewentualnym przekroczeniu rocznego ich limitu.

Porównanie danych

RMUA to właściwy dokument do weryfikacji informacji o stanie konta, którą ZUS corocznie – do końca sierpnia – przekazuje ubezpieczonym urodzonym po 31 grudnia 1948 r. Wyjątkowo zestawienie za 2011 r. prześle do końca sierpnia 2013 r., jako zbór informacji z dwóch lat (2011 i 2012 r.).

Co wynika z tego dokumentu? Przede wszystkim jest to wykaz składek zewidencjonowanych na koncie emerytalnym w ZUS na 31 grudnia poprzedniego roku. Jeśli zestawienie dotyczy pracownika, wskazuje wysokość składek należnych, a w przypadku osób będących dla siebie płatnikami (np. przedsiębiorców) – tylko kwoty wpłacone.

Prawidłowość danych z zestawienia przysłanego z ZUS łatwiej zweryfikować osobom, które nie są członkami otwartego funduszu emerytalnego. Na RMUA i w ZUS-owskiej informacji o stanie konta powinny wtedy być identyczne składki na ubezpieczenie emerytalne – w wysokości 19,52 proc. podstawy wymiaru za każdy miesiąc. Trochę trudniej mają członkowie ofe.

Do 2010 r. wyłącznie na indywidualnym koncie w ZUS zapisywano część składki emerytalnej w wysokości 12,22 proc. podstawy jej wymiaru. Resztę – tj. 7,3 proc. – ZUS przekazywał do wybranego ofe. Aby sprawdzić prawidłowość zapisanych kwot, trzeba więc było wyliczyć, czy na koncie w ZUS zapisano składkę w wysokości 12,22 proc. podstawy. W RMUA ta opłata figuruje zaś w stawce 19,52 proc.

Kwestia procentów

Poziom trudności będzie wyższy przy weryfikacji informacji za 2011 r. i 2012 r. Od 1 maja 2011 r. do ofe idzie bowiem niższa kwota. Od stycznia do kwietnia 2011 r. włącznie na konto emerytalne w ZUS wpływało 19,52 proc. składki, z czego 7,3 proc. ZUS przekazywał do ofe.

Natomiast od maja 2011 r. do grudnia 2012 r. włącznie na konto emerytalne w ZUS wpływa 19,52 proc. składki, z czego 2,3 proc. ZUS przekazywał do ofe, a pozostałą część – 5 proc. zapisywał na nowym, specjalnym subkoncie w ZUS. W sumie więc w ZUS na koncie emerytalnym i na subkoncie ubezpieczonego powinna być zapisana łącznie równowartość 17,22 proc. podstawy wymiaru.

Sprawdzenie prawidłowości rozliczeń za te dwa lata będzie więc wymagać zręczności matematycznej. Utrudni to treść informacji z ZUS. Jak bowiem wynika z przepisu art. 50 ust. 1a ustawy o sus, poda on wysokość składek na koncie emerytalnym w podziale na poszczególne miesiące, ale kwotę zapisaną na subkoncie (od maja 2011 r.) w wartości łącznej.

Nie da się więc wprost porównać kwot z obydwu zestawień. Rola informacji RMUA może się okazać nieoceniona.

Ubezpieczony powinien reagować na każdy błąd w informacji. Tryb reklamacji zależy jednak od tego, czy niezgodność dotyczy kwot, czy są nieprawidłowości w danych identyfikacyjnych i osobowych.

Tryb reklamacji

Gdy dane z informacji RMUA są niezgodne z informacją o stanie konta, ubezpieczony powinien zgłosić nieprawidłowość na piśmie do płatnika składek, prosząc o sprostowanie. Płatnik ma siedem dni na poprawienie błędu w danych adresowych lub identyfikacyjnych.

Jeśli niezgodność dotyczy wysokości składek, to kolejno:

KROK 1.

Ubezpieczony zgłasza nieprawidłowość na piśmie do płatnika składek, prosząc o sprostowanie danych

KROK 2.

Jeśli błąd jest po stronie płatnika, to w ciągu 60 dni ma obowiązek poinformować ubezpieczonego o sposobie rozpatrzenia jego wniosku. Od tej chwili biegnie 30-dniowy termin na korekty dokumentów i ewentualną wpłatę lub uzupełnienie składek

KROK 3.

Jeśli płatnik nie popełnił błędu, to ubezpieczony składa reklamację w ZUS. Od jej złożenia toczy się postępowanie wyjaśniające. Może się zakończyć wysłaniem do płatnika zawiadomienia o nieprawidłowościach, decyzją lub protokołem w razie kontroli płatnika przez ZUS. Kilka etatów

Jeśli pracownik jest zatrudniony w kilku miejscach, powinien na bieżąco sprawdzać, czy podstawa wymiaru składek na jego ubezpieczenia emerytalno-rentowe nie osiągnęła rocznego limitu (30-krotności prognozowanej na ten rok płacy). Gdy tak się stanie, musi o tym poinformować swoich chlebodawców. To na nim ciąży odpowiedzialność za wprowadzenie płatników w błąd. Dlatego najlepiej, żeby żądał co miesiąc wystawienia RMUA. W 2013 r. ten roczny limit wynosi 111 390 zł.

Jeśli ubezpieczony nie poinformuje płatników o tym przekroczeniu i będą oni je nadal opłacać, na ich kontach powstanie nadpłata. Zwykle ZUS zalicza ją z urzędu na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych składek. Płatnik może się jednak ubiegać o jej zwrot. Niezależnie, jak postąpi, musi skorygować dokumenty rozliczeniowe.

Gorzej, gdy ubezpieczony pomyli się i na podstawie jego informacji płatnicy zbyt szybko przestaną płacić za niego składki emerytalno-rentowe. Wtedy całą zaległość – zdaniem ZUS – powinien uregulować zatrudniony. Tu więc szczególnie widoczna jest rola raportu RMUA. Ich zbieranie i sumowanie kwot pozwoli uniknąć błędu i zgłosić fakt przekroczenia rocznego limitu składek w odpowiednim czasie.