Przedsiębiorcy mieli zaoszczędzić i czas i pieniądze na zmniejszeniu formalnych obowiązków, także względem ZUS. Takie założenia legły u podstaw regulacji wprowadzonych tzw. ustawą deregulacyjną z 2011 r. Ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców z 16 września 2011 r. (DzU nr 232, poz. 1378) zmodyfikowała obowiązki pracodawców dotyczące zasad przekazywania ubezpieczonym informacji o wysokości odprowadzanych składek.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o sus), obowiązującym od 1 stycznia 2012 r., płatnik ma obowiązek przekazywać ubezpieczonemu, w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego, informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych. Po raz pierwszy taki zbiorczy raport roczny trzeba przekazać za 2012 r. To oznacza, że płatnicy mają na to jeszcze tylko tydzień.

Zmiana tylko na papierze

Rzeczywiście po zmianie przepisów płatnicy nie muszą wydawać podwładnym takich miesięcznych zestawień składkowych na bieżąco, a jedynie na wyraźną prośbę ubezpieczonego. Ale w zamian za to zeszłoroczne udogodnienie przybędzie im pracy na koniec lutego. A to wszystko przez to, że ZUS nie dostarczył płatnikom na czas narzędzia, które w sposób szybki, skuteczny i przede wszystkim racjonalny pozwoliłoby na wywiązanie się z tego nowego obowiązku ustawowego.

W ślad za zmianą przepisów nie poszła bowiem modyfikacja programu Płatnika. Aplikacja służąca do comiesięcznych rozliczeń z ZUS nie umożliwia wygenerowania zbiorczego formularza RMUA w formie jednego dokumentu. Nową nakładkę, która byłaby w stanie tego dokonać, ZUS planuje wprowadzić dopiero w czerwcu 2013 r. >patrz: pismo ZUS. To oznacza, że ci, którzy teraz muszą sprostać temu obowiązkowi, będą mieli porcję dodatkowej pracy.

Krąg zobowiązanych

Roczne zestawienie składkowe dla ubezpieczonego musi przekazać ten płatnik, który korzystając z dobrodziejstwa zmienionych przepisów nie wydawał na bieżąco swym podwładnym comiesięcznych formularzy ZUS RMUA. Także ci, którzy przekazywali je sporadycznie, na życzenie ubezpieczonego, nie pozbędą się tego obowiązku.

Jedynie płatnicy, którzy co miesiąc dostarczali swoim ubezpieczonym tego typu informacje, mogą spać spokojnie. Zaoszczędzą i czas i papier, bowiem są zwolnieni z dostarczenia rocznego zestawienia, pod warunkiem, że sam ubezpieczony nie upomni się o nie.

Dwie możliwości

Jak podołać nowemu obowiązkowi nie mając do dyspozycji użytecznego rocznego szablonu ZUS RMUA w Płatniku? Wyjściem z patowej sytuacji jest konieczność wydruku 12 miesięcznych raportów, spięcie ich i wręczenie podwładnemu. Ewentualnie można wysłać takie zestawienie pocztą elektroniczną, oczywiście za wcześniejszą aprobatą pracownika. Ale jak tego dokonać? Są dwie opcje.

Po pierwsze można wygenerować poszczególne raporty ZUS RMUA dla wszystkich ubezpieczonych w rozbiciu na poszczególne miesiące. Trzeba wówczas wydrukować wszystkie dokumenty z danego miesiąca, je porozdzielać i posegregować imiennie. Ta metoda jest więc uciążliwa przy dużej liczbie ubezpieczonych.

Drugim rozwiązaniem jest utworzenie zestawienia dokumentów (12 druków RMUA) dla każdej osoby.

Aby tego dokonać, trzeba:

Można również przekazać informację w innej formie, jeżeli będą spełnione wymogi co do zakresu informacji, jakie powinny być przekazane ubezpieczonemu

- wejść do rejestru ubezpieczonych,

- wybrać polecenie „operacje", a następnie „twórz raporty ZUS RMUA",

- wybrać okres, czyli styczeń – grudzień 2012 r.

Ten sposób będzie bardziej odpowiedni dla płatnika, który musi obsłużyć dużą liczbę ubezpieczonych. Jednak wskazana jest ostrożność.

Odhaczając do wydruku poszczególne raporty trzeba bowiem prześledzić, czy w danym miesiącu nie było korekty i wypuścić na drukarkę odpowiedni dokument. To wymaga czasu i skupienia.

Bez względu na to, na którą metodę zdecyduje się płatnik, zawsze będzie miał do wykonania długą i żmudną pracę. A wystarczyłaby zwykła modyfikacja Płatnika.

Druk nie pomoże

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przygotował co prawda interaktywny formularz ZUS RMUA przygotowany w Exelu (informacja miesięczna _roczna dla osoby ubezpieczonej), ale nie wydaje się on przydatny w przygotowaniu rocznego raportu. A to dlatego, że aby go wypełnić potrzebne są dane właśnie z "Płatnika". Przygotowany przez Zakład roczny formularz niestety nie jest praktyczny i nie zaoszczędzi płatnikowi dodatkowej pracy przy sporządzaniu tej obowiązkowej informacji dla swych ubezpieczonych. A trzeba pamiętać, że tego typu informacje płatnik musi dostarczyć wszystkim osobom, z którymi w zeszłym roku  współpracował na podstawie obowiązkowego lub dobrowolnego tytułu do ubezpieczeń społecznych i to bez względu na długość tej współpracy (czy był to cały 2012 rok, czy też tylko kilka miesięcy).

Alternatywne wyjście

ZUS odpierając niejako zarzuty na brak możliwości wygenerowania jednego zbiorczego dokumentu w Płatniku podaje w komunikacie z 13 listopada 2012 r., umieszczonym na swojej stronie internetowej, że nie ma jednej, zastrzeżonej formy dla sporządzenia takiego dokumentu >patrz: komunikat ZUS z 13 listopada 2012 r. Płatnik może przekazać wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, jeśli będzie spełniał określone wymagania. Najważniejsze, żeby zakres danych był zgodny z tymi określonymi w ustawie o sus.

Jeśli płatnik zdecyduje się przekazać tę informację w postaci dokumentu elektronicznego, to wywiąże się z ustawowego obowiązku, gdy zadba o dwie rzeczy. Po pierwsze adresat – czyli ubezpieczony – musi wyrazić na nią zgodę.

Po drugie takie roczne zestawienie płatnik musi opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.) osoby odpowiedzialnej za przekazanie tego dokumentu.

Weryfikacja do końca maja

Ubezpieczony, który otrzymał takie zestawienie roczne, ma trzy miesiące na dokładne zapoznanie się z nim. Jeśli po lekturze dokumentu nie zgadza się z jego treścią – czyli z wyszczególnioną wysokością poszczególnych składek co miesiąc za niego przekazywanych do ZUS, to zastrzeżenia powinien zgłosić płatnikowi. W tym celu musi złożyć wniosek o sprostowanie informacji zawartych w tym druku. Ma na to trzy miesiące od otrzymania rocznej RMUA – czyli przy założeniu, że płatnik dochowa ustawowego terminu – najpóźniej do 31 maja 2013 r.

O fakcie żądania sprostowania danych ubezpieczony powinien poinformować także ZUS. Jeśli szef nie uwzględni reklamacji podwładnego w ciągu jednego miesiąca od daty jej wpływu, to na wniosek ubezpieczonego, organ rentowy po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wyda decyzję w tej sprawie.

Gdy zatrudniony nie zaneguje otrzymanych informacji w tym trzymiesięcznym okresie, to dane w takim piśmie uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje sam ZUS. Wówczas także wyda stosowną decyzję (art. 41 ust. 11 i 12 ustawy o sus). -

Co w rocznym zestawieniu

Roczny raport powinien obejmować informacje zawarte we wszystkich złożonych w minionym roku kalendarzowym za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych (RCA, RZA, RSA) w podziale na poszczególne miesiące 2012 r. Poza danymi identyfikacyjnymi płatnika składek i ubezpieczonego, datą sporządzenia i podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej, obejmuje on:

- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne osoby,

- podsumowanie wypłaconych jej świadczeń oraz wynagrodzeń za czas absencji chorobowej,

- rodzaje i okresy jej przerw w opłacaniu składek (np. z powodu urlopu bezpłatnego).

ZUS WYJAŚNIA – w odpowiedzi na pytanie „Rz

"

Zakład planuje udostępnienie w programie PŁATNIK funkcjonalności, która umożliwi tworzenie informacji rocznej.

Nastąpi to w czerwcu 2013 r., co wynika z konieczności uwzględniania w tym oprogramowaniu innych zmian związanych z tworzeniem i weryfikacją dokumentów ubezpieczeniowych. Wydawanie kilku wersji oprogramowania na przestrzeni jednego półrocza byłoby niekorzystne dla płatników, ponieważ byliby oni zmuszeni do wielokrotnego instalowania nakładek na oprogramowanie.

Zakład dodatkowo uprzejmie wyjaśnia, że można wykorzystać informacje dostępne w aktualnej wersji programu PŁATNIK w celu przekazania ubezpieczonym informacji rocznej za ubiegły rok. Informacje te mogą być udostępnione w formie wydruku lub dokumentu elektronicznego (za zgodą ubezpieczonego) danych miesięcznych za okres od stycznia do grudnia 2012 r.

Możliwe jest również przekazanie informacji w innej formie, jeśli zostaną spełnione wymogi odnośnie do zakresu przekazywanej informacji (zakres ten ma bowiem odpowiadać danym, jakie zostały przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych za poszczególne miesiące w 2012 r. z uwzględnieniem korekt tych raportów).

Komunikat ZUS z 13 listopada 2012 r. „RMUA co miesiąc tylko na żądanie"

Pracodawca (płatnik składek) ma obowiązek przekazać ubezpieczonemu informacje o danych przekazanych za niego do ZUS. Informację taką przekazuje raz w roku, za rok ubiegły. Jednak na żądanie ubezpieczonego informacja może być przekazywana raz w miesiącu.

Zarówno informacja roczna, jak i miesięczna, muszą zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego.

Informacja dla osoby ubezpieczonej może być przekazana w innej formie niż na formularzu ZUS RMUA (np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, o ile będzie spełniał wyżej wymienione warunki). Najważniejsze by zakres danych był zgodny z wymogami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Płatnik składek ma obowiązek przekazać tę informację ubezpieczonym raz w roku do 28 lutego, za rok poprzedni, w celu weryfikacji. Dane muszą być przedstawione w podziale na poszczególne miesiące.

Jeżeli płatnik składek na bieżąco, co miesiąc, przekazuje ubezpieczonym informacje o danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (z uwzględnieniem korekt), nie musi dodatkowo przekazywać rocznej informacji. Jednak gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją udostępnić.

W razie trudności w uzyskaniu informacji od płatnika składek (pracodawcy) zainteresowany może zweryfikować dane, korzystając z Platformy Usług Elektronicznych ZUS (http://pue.zus.pl/), lub zwrócić się bezpośrednio do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.

Dodatkowo na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (http://www.zus.pl/), w zakładce Bieżące wyjaśnienia komórek merytorycznych, została opublikowana informacja roczna do wykorzystania przez płatników składek. Informacja ta może zostać wykorzystana po pobraniu ze strony internetowej do wypełnienia i przekazania danych rocznych ubezpieczonemu lub też być podstawą do wprowadzenia zmian w programie kadrowo-płacowym.

Można także skorzystać z obecnie obowiązującej wersji programu PŁATNIK i wydrukować (lub przekazać w formie dokumentu elektronicznego) dane miesięczne za okres styczeń – grudzień 2012 r.