Wystarczy wniosek o emeryturę, resztę dokumentów sprawdzi ZUS

Od 23 listopada 2011 r. obowiązuje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (DzU nr 237, poz. 1412), które zastąpiło poprzednie rozporządzenie w tej sprawie, wydane przez Radę Ministrów 7 lutego 1983 r.

Zasady postępowania z nowego aktu uwzględniają m.in. współczesne formy przekazu i gromadzenia informacji (np. prowadzenie akt sprawy w formie elektronicznej). Szczegółowo na ten temat pisaliśmy w Prawie i Praktyce 13 grudnia 2011 r.

Podanie o przyznanie prawa

Zgodnie z nowym rozporządzeniem postępowanie w sprawie przyznania świadczenia emerytalno-rentowego wszczyna się na wniosek osoby ubezpieczonej. Czasem – w przypadkach określonych w ustawie z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.), może to jednak nastąpić z urzędu.

Jako wniosek zainteresowanego traktowane jest również inne żądanie w sprawie prawa lub wysokości przyznanego świadczenia. W szczególności chodzi o wyłączenie z kręgu osób uprawnionych do renty rodzinnej czy podanie o wypłatę świadczenia osobie zamieszkałej za granicą.

Obecnie wniosek o świadczenie emerytalno-rentowe można złożyć nie tylko tradycyjną metodą – bezpośrednio zgłaszając się do oddziału ZUS, ale również w formie dokumentu elektronicznego za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Potrzebny jest jednak do tego podpis kwalifikowany, który można składać pod warunkiem zakupienia kwalifikowanego certyfikatu z centrum certyfikacji. Opatrzenie dokumentu takim podpisem jest równoznaczne ze złożeniem własnoręcznego podpisu ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Taki elektroniczny wniosek powinien dodatkowo:

- mieć zabezpieczenie w zakresie identyfikacji tożsamości zainteresowanego za pomocą środków przewidzianych w odrębnych przepisach (ZUS identyfikuje wnioskodawcę przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.), oraz

- zawierać dane w formacie elektronicznym ustalonym przez ZUS.

Organ rentowy pozostawi bez rozpoznania wniosek, który nie zawiera takich danych, jak:

- imię i nazwisko zainteresowanego lub

- adres miejsca zamieszkania i adres do korespondencji zainteresowanego bądź

- adres miejsca pobytu lub ostatniego miejsca zamieszkania zainteresowanego – gdy osoba nie posiada adresu miejsca zamieszkania.

Na uzupełnienie braków we wniosku lub dostarczenie niezbędnych dokumentów ZUS wyznacza zainteresowanemu termin. Nie może on być krótszy niż 14 dni od dnia otrzymania wezwania. Jednocześnie wnioskodawca musi zostać pouczony, że skutkiem nieusunięcia braków będzie decyzja odmawiająca wszczęcia postępowania.

Niezbędne dokumenty

Zgłaszając wniosek o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy, trzeba obecnie przedstawić w większości te same dokumenty, które wskazywało poprzednie rozporządzenie, tj. te poświadczające:

1) datę urodzenia,

2) okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość,

3) stan zdrowia, jeżeli prawo do świadczenia uzależnione jest od stwierdzenia niezdolności do pracy, a także wywiad zawodowy sporządzony przez płatnika składek, jeżeli ubezpieczony pozostaje w zatrudnieniu,

4) wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu i uposażenia, przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń zgodnie z art. 15 ustawy emerytalnej,

5) okoliczności niezbędne do ustalenia świadczeń przysługujących z instytucji zagranicznych, jeżeli umowy międzynarodowe tak stanowią.

Od 1 stycznia 1999 r. każdy ubezpieczony posiada indywidualne konto w ZUS. W związku z tym dokumenty, o których mowa w pkt 1, 2 i 4 nie są wymagane, jeśli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie prawa i wysokości świadczenia.

ZUS nie powinien ich wymagać, tak samo jak tych na poświadczenie okoliczności wskazanych w pkt 5, gdy zostały one już złożone dla celów ustalenia kapitału początkowego albo prawa lub wysokości świadczeń na podstawie ustawy lub odrębnych przepisów.

Udział osób postronnych

Obecnie w sytuacji, gdy sam zainteresowany lub świadek, który nie jest ograniczony w zdolności do czynności prawnych, nie może złożyć podpisu  ze względu na stan psychofizyczny, w jego imieniu może się podpisać inna upoważniona przez niego osoba, nieograniczona w zdolności do czynności prawnych.

W takiej sytuacji musi ona dodatkowo złożyć oświadczenie o przyczynach, które uniemożliwiają złożenie podpisu przez zainteresowanego lub świadka. Podaje w nim własne dane identyfikacyjne. Zasady te mają również zastosowanie do czynności dokonywanych przed zagraniczną instytucją ubezpieczeniową państwa, która z Polską współpracuje w zakresie spraw ubezpieczeniowych na podstawie umowy międzynarodowej.

Rozporządzenie reguluje też sytuację, gdy przedstawiciel ustawowy lub opiekun prawny nie zgłasza wniosku o świadczenie na rzecz podopiecznego, który z uwagi na wiek lub stan psychofizyczny nie potrafi pokierować swoimi sprawami.

W takiej sytuacji wniosek w jego imieniu może złożyć inna osoba sprawująca nad nim faktyczną opiekę. ZUS odnotowuje ten fakt w aktach sprawy. Konieczne jest jednak oświadczenie faktycznego opiekuna i udokumentowanie wieku lub stanu zdrowia podopiecznego.

Dni na podjęcie decyzji

Zgodnie z wcześniejszym rozporządzeniem ZUS miał obowiązek wydać decyzję w sprawie świadczenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu 60 dni od daty zgłoszenia wniosku. Termin ten mógł zostać przesunięty w czasie, gdy konieczne było przeprowadzenie dodatkowego postępowania wyjaśniającego. W tych wypadkach musiał wywiązać się ze swojego obowiązku zaraz po uzyskaniu niezbędnych danych, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia:

- wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do wydania decyzji,

- upływu dodatkowego terminu wyznaczonego do przedstawienia niezbędnych dowodów lub od daty prawomocnego orzeczenia komisji lekarskiej.

Po zmianie w rozporządzeniu znalazł się przepis, który zobowiązuje ZUS, by w sytuacji, gdy nie posiada on wszystkich niezbędnych dowodów, wezwał zainteresowanego lub odpowiedni podmiot do ich przedłożenia, wyznaczając jednocześnie termin nie krótszy niż 14 dni i nie dłuższy niż 60 dni (licząc od dnia doręczenia wezwania).

Jeśli występuje do innego podmiotu niż wnioskujący o świadczenie, musi wnioskodawcę o tym poinformować.

Inicjatywa w sprawie wyjątków

Dotychczasowe rozporządzenie nie zawierało żadnego odniesienia do postępowania w sprawach świadczeń wyjątkowych, które przyznaje prezes ZUS. W nowym rozporządzeniu temu zagadnieniu poświęcono cały rozdział. Przede wszystkim wyraźnie wskazuje ono, że z takim wnioskiem musi wystąpić zainteresowany. Nie ma tu działania z urzędu.