Osoba pozostająca w zatrudnieniu, która chce otrzymać świadczenie pieniężne należne jej np. z tytułu choroby lub sprawowania opieki nad chorym dzieckiem albo członkiem rodziny, musi przedstawić odpowiednią dokumentację. Na jej podstawie płatnik (np. zakład pracy) jest w stanie ocenić to, czy podwładny uprawniony jest do danego świadczenia i oszacować, w jakiej wysokości je wypłacić.

Podstawą ZLA

Jednym z podstawowych dokumentów niezbędnych do wypłaty zasiłku w razie niedyspozycji zdrowotnej jest zaświadczenie lekarskie, wydawane obecnie na druku ZUS ZLA.

Formularz ten zazwyczaj potrzebny jest także do uzyskania zasiłku opiekuńczego, choć w niektórych okolicznościach do wypłaty tego świadczenia wystarczy np. oświadczenie pracownika o nieprzewidzianym zamknięciu żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko. Przy czym do wypłaty zasiłku opiekuńczego wymagane jest zawsze oświadczenie na druku ZUS Z-15.

Zatrudniony powinien dostarczyć pracodawcy zwolnienie lekarskie w ciągu siedmiu dni od daty, w której je otrzymał (art. 62 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.). Przyjmuje się, że ubezpieczony otrzymał od lekarza zaświadczenie w terminie jego wystawienia, chyba że ten udowodni, że był to inny dzień.

Nieterminowość kosztuje

Kiedy druk ZLA trafia do zakładu pracy z opóźnieniem, pracownik musi się liczyć z tym, że poniesie tego konsekwencje.

Otrzyma świadczenie, ale w wysokości niższej o 25 proc. Nie dotyczy to jednak całego okresu, na jaki lekarz wydał to zwolnienie, ale okresu od ósmego dnia orzeczonej na nim niezdolności do pracy do dnia dostarczenia tego dokumentu (włącznie z tym dniem).

Przykład

Pracownica otrzymała zwolnienie lekarskie 8 grudnia 2011 r. w związku z koniecznością opiekowania się w okresie od 9 do 22 dnia tego miesiąca swoim chorym 4-letnim synem.

Termin na dostarczenie zwolnienia lekarskiego upłynął 15 grudnia (należy go liczyć od dnia następnego po tym, kiedy pracownica otrzymała zwolnienie). Niestety zatrudniona nie zachowała tego terminu, bo przyniosła osobiście druk ZLA do firmy dopiero 20 grudnia 2011 r.

W tej sytuacji otrzyma zasiłek opiekuńczy obniżony o 25 proc. za okres od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, tj. od 16 do 20 grudnia 2011 r.

Gdy pamięć wraca po pół roku

Bywa, że zwolnienie lekarskie dociera do zakładu pracy dopiero po kilku miesiącach. W takiej sytuacji trzeba pamiętać, że ubezpieczony nie może ubiegać się o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego czy opiekuńczego po upływie sześciu miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który miał prawo do świadczenia. Po  tym okresie roszczenie o zasiłek ulega przedawnieniu.

Są tylko dwie okoliczności, które powodują wydłużenie okresu przedawnienia:

- gdy osoba uprawniona do zasiłku, z różnych niezależnych od niej przyczyn (możliwych do udowodnienia), nie była w stanie wystąpić z wnioskiem o wypłatę świadczenia przez złożenie zaświadczenia lekarskiego – wówczas termin sześciu miesięcy trzeba liczyć od momentu, kiedy ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia;

- gdy niewypłacenie zasiłku w całości lub w części wynikało z błędu płatnika składek uprawnionego do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego – w takiej sytuacji roszczenie przedawnia się po upływie trzech lat.

Przykład

Pracownik opiekował się chorą żoną od 10 do 15 lipca 2011 r. Na ten okres lekarz wystawił mu zaświadczenie lekarskie ZLA, ale ten je zagubił i nie dostarczył pracodawcy.

Na początku stycznia 2012 r. odnalazł to zwolnienie i złożył w zakładzie pracy. Ponieważ zdążył do 15 stycznia 2012 r., kiedy to prawo do świadczenia by się przedawniło, ma prawo do zasiłku opiekuńczego (termin sześciu miesięcy należy liczyć od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje, do 15. dnia szóstego miesiąca).

Dodatkowo zasiłek ten nie zostanie obniżony o 25 proc., ponieważ zwolnienie lekarskie zostało wystawione na mniej niż osiem dni.

Trzeba skorygować raport RSA

Nieobecność w pracy chorego pracownika, który nie przedstawił w firmie zwolnienia lekarskiego, należy potraktować jako niepłatną. To samo dotyczy np. nieudokumentowanego sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.

Zatem okres nieobecności pracownika płatnik powinien wykazać w raporcie ZUS RSA albo z kodem 151 uznając ją za usprawiedliwioną, albo z kodem 152 traktując jako nieusprawiedliwioną.

Po otrzymaniu od ubezpieczonego zwolnienia ZLA i wypłaceniu należnego świadczenia z ubezpieczenia chorobowego, płatnik powinien też rozliczyć przekazaną podwładnemu kwotę w dokumentach wysyłanych do ZUS. Ale wypłatę rozlicza w dokumentach za ten miesiąc, w którym zatrudniony otrzymał należność (z odpowiednim kodem świadczenia).

To jednak nie wszystko. Pracodawca musi bowiem dodatkowo skorygować raport RSA z wykazaną nieobecnością niepłatną. Sposób korekty zależy od tego, czy w modyfikowanym raporcie imiennym widniały też inne okresy absencji pracownika niż ten niepłatny. Gdy były (czyli nieobecność pracownika została wykazana w więcej niż jednym bloku raportu RSA), wówczas w trybie korekty trzeba ponownie sporządzić ten dokument, ale pominąć w nim okres, który wcześniej został wykazany z kodem 151 lub 152.

Jeśli w korygowanym raporcie RSA jedyną absencją była ta z oznaczeniem 151 (lub 152), wówczas raport ten należy wycofać. W tym celu trzeba wypełnić nowy druk podając w nim:

– „0” w polu „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat”

– kod świadczenia/przerwy „151” lub „152”

– okres taki sam, jak w wycofywanym raporcie

– „0,00” w polu „kwota” (pole to można pozostawić także puste).

Brak zwolnienia, brak zapłaty

Pracownik, który nie przedłoży w firmie zwolnienia lekarskiego, nie może otrzymać świadczenia pieniężnego z ubezpieczenia społecznego. Poza tym z powodu niepłatnej nieobecności w pracy otrzyma niższe wynagrodzenie za pracę.

Pensję za ten miesiąc należy obliczyć zgodnie z dyspozycją § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości, to aby obliczyć należność przysługującą za przepracowaną część miesiąca w sytuacji, gdy przez pozostałe dni miesiąca był on nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba (bez prawa do wynagrodzenia), należy kolejno:

- podzielić stałą stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu,

- pomnożyć otrzymany wynik przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy,

- odjąć obliczony iloczyn od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc.

Po dostarczeniu przez pracownika zwolnienia lekarskiego, gdy ma on prawo do zasiłku za ten okres, trzeba przeliczyć pensję według zasad określonych w § 11 powyższego rozporządzenia. W tym celu:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzielimy przez 30 (bez względu na to, ile dni ma dany miesiąc kalendarzowy),

- otrzymaną kwotę mnożymy przez liczbę dni nieobecności pracownika spowodowanej np. chorobą lub sprawowaniem opieki nad dzieckiem,

- wyliczony iloczyn odejmujemy od wynagrodzenia należnego w stałej miesięcznej stawce.

Przykład

Pani Dorota pracuje na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, za co jest wynagradzana stałą miesięczną pensją w wysokości 4000 zł brutto. Chorowała od 14 do 25 listopada 2011 r. Zwolnienie na druku ZLA otrzymała 15 listopada, ale je zagubiła i przez dłuższy czas nie dostarczała do firmy. Z tego względu pracodawca uznał jej absencję za niepłatną i listopadową płacę pomniejszył jak poniżej:

4000 zł : 160 godz. nominalnie do przepracowania w listopadzie 2011 r. = 25 zł

25 zł x 80 godzin nieobecności = 2000 zł

4000 zł – 2000 zł = 2000 zł

Pani Dorota 5 stycznia 2012 r. odnalazła zaświadczenie lekarskie i w tym samym dniu przyniosła je do firmy. Oczywiście nie zachowała siedmiodniowego terminu na dostarczenie druku ZLA.

Zakładając, że za listopadową niedyspozycję zdrowotną należy jej się zasiłek chorobowy w wysokości 92,04 zł brutto za dzień absencji, przysługujące jej świadczenie chorobowe powinno zostać obliczone następująco:

• zasiłek za pierwsze siedem dni niezdolności do pracy, czyli za okres niepodlegający obniżeniu za nieterminowe dostarczenie zwolnienia:

92,04 zł x 7 = 644,28 zł

• zasiłek za okres od ósmego dnia niezdolności do pracy podlegający obniżeniu o 25 proc. (czyli za okres od 21 do 25 listopada):

92,04 zł – (92,04 zł x 25 proc.) = 69,03 zł

69,03 zł x 5 dni choroby z okresu od 21 do 25 listopada = 345,15 zł

• razem należne świadczenie chorobowe:

644,28 zł + 345,15 zł = 989,43 zł.

Ponadto po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego pracodawca powinien przeliczyć listopadowe wynagrodzenie za pracę jak poniżej:

4000 zł : 30 = 133,33 zł

133,33 zł x 12 dni choroby = 1599,96 zł

4000 zł – 1599,96 zł = 2400,04 zł

Z porównania listopadowej pensji skalkulowanej przed i po dostarczeniu druku ZLA wynika, że pani Dorocie należy się jeszcze kwota 400,04 zł brutto pensji (2400,04 zł – 2000 zł).

Obowiązują wyjątki

W kontekście zmniejszania należnego pracownikowi zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z tego powodu, że nie zachował terminu na dostarczenie zwolnienia lekarskiego, istotnych jest kilka kwestii:

• przy wysłaniu zaświadczenia tradycyjną pocztą, decydująca jest data stempla pocztowego; to tę datę przyjmuje się za datę dostarczenia zwolnienia lekarskiego,

• jeżeli ostatni dzień siedmiodniowego terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy – sobotę, niedzielę lub święto – wówczas termin ten upływa dnia następnego,

• nie ma podstaw do pomniejszenia świadczenia, gdy nieterminowe dostarczenie ZLA nastąpiło z przyczyn od ubezpieczonego niezależnych, np. z powodu pobytu w szpitalu, który uniemożliwił przekazanie druku,

• nie podlega obniżeniu wynagrodzenie za czas choroby,

• można obniżyć wyłącznie kwoty świadczeń, które są wypłacane na podstawie zaświadczenia ZLA; nie wolno zatem pomniejszać zasiłku opiekuńczego za okres sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8, płaconego na podstawie zaświadczenia wystawionego na zwykłym blankiecie lub w razie nieprzewidzianego zamknięcia placówki, do której dziecko uczęszcza,

• nie ma możliwości obniżenia zasiłku, gdy zwolnienie lekarskie zostało wystawione na okres krótszy niż osiem dni, bo zasiłek można zmniejszyć dopiero od ósmego dnia niezdolności do pracy podanej na zwolnieniu,

• zmniejszeniu podlega zasiłek za dni podane tylko na dostarczonym zwolnieniu lekarskim; nie ma podstaw do obniżenia świadczenia za czas kolejnego zwolnienia.