Osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu z danego tytułu rozliczają się z ZUS za pośrednictwem płatnika składek.
Na nim spoczywa wiele obowiązków, od dokonania zgłoszenia, wypełniania co miesiąc dokumentów, naliczania należnych składek, aż po wpłacanie ich kwot terminowo i na odpowiednie rachunki. Nietrudno więc przy tych czynnościach o pomyłkę.
Trzeba ją poprawić. Sposób korygowania dokumentów i postępowanie płatnika zależy m.in. od rodzaju nieprawidłowości.
Dwie grupy...
Dokumenty do ZUS można podzielić na dwie grupy:
- zgłoszeniowe,
- rozliczeniowe.
Pierwsza związana jest z rejestracją w ZUS osoby samego płatnika a także osób, u których pojawił się tytuł rodzący obowiązek ubezpieczeniowy. Rejestracja polega na złożeniu przez płatnika odpowiedniego formularza zgłoszeniowego (ZUS ZUA, ZUS ZZA), zazwyczaj w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.
Zgłoszenie do ubezpieczeń zawiera informacje dotyczące płatnika (dane identyfikacyjne) a także osoby zgłaszanej, jak: dane personalne, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury/renty, adres zameldowania na stałe, miejsce pobytu bądź adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż zameldowania.
O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach płatnik składek zawiadamia ZUS w ciągu siedmiu dni od ich powstania, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o nieprawidłowościach przez ZUS.
Tak stanowi art. 36 ust. 13 ustawy z 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm., dalej ustawa systemowa).
Informujemy zatem ZUS zarówno o zmianie, jak i korekcie danych przez ponowne złożenie dokumentu zgłoszeniowego z aktualnymi bądź poprawionymi informacjami.
Przykładowo korygujemy błędny kod tytułu ubezpieczeń, daty objęcia ubezpieczeniami, niepoprawne dane identyfikacyjne płatnika bądź osoby zgłoszonej.
...i cztery rodzaje
Dziś jednak szczegółowo zajmiemy się drugą kategorią dokumentów, czyli rozliczeniowymi i ich korektą. Są cztery takie dokumenty o następujących symbolach:
- ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
- ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
- ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
- ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.
Wszystko w komplecie
Płatnik składek musi w zgodzie z ustawą systemową dokonywać rozliczeń ze składek co miesiąc. Najpierw więc ustala podstawę ich wymiaru, oblicza ich kwoty z podziałem na poszczególne rodzaje ubezpieczeń oraz część finansowaną przez płatnika i ubezpieczonego, potrąca je z jego dochodu.
Następnie rozlicza i opłaca należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Komplet dokumentów rozliczeniowych to zbiorcza deklaracja ZUS DRA i dołączone do niej imienne miesięczne raporty.
W deklaracji rozliczamy składki i kwoty wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków ubezpieczenia społecznego, podlegających rozliczeniu na poczet składek.
W deklaracji nie wolno jednak rozliczać zasiłków wypłaconych przez płatnika bezpodstawnie. Dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na zdrowotne oraz zasiłków podane w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy powinny być zgodne z tymi wynikającymi z raportów za ten sam miesiąc kalendarzowy.
Płatnik składa papiery do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego w terminie ustalonym dla opłacania składek. Pracodawcy będący jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi mają na to czas do 5 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, pozostali pracodawcy do 15 każdego miesiąca, a płatnicy opłacający składki wyłącznie za siebie do 10 każdego miesiąca.
Ci ostatni, a więc osoby prowadzące własną firmę bez personelu, opłacające składki tylko za siebie lub osoby z nimi współpracujące, są zwolnione ze składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejne miesiące, jeżeli podstawą wymiaru ich składek społecznych lub/i zdrowotnej są te najniższe określone dla przedsiębiorców i nic się nie zmieniło w stosunku do miesiąca poprzedniego lub zmiana była, ale wynikała tylko z modyfikacji wysokości minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia.
FORMULARZE SKŁADAMY JESZCZE RAZ
Bez względu na to czy sami wykryliśmy swoją pomyłkę czy zrobił to ZUS, musimy ponowinie wypełnić druk
Przy wypełnianiu raportów i deklaracji pomyłki może wykryć sam płatnik, we własnym zakresie, lub ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w danych wykazanych w raportach bądź w deklaracji płatnik musi złożyć dokumenty rozliczeniowe korygujące, tzn. deklarację korygującą i raport/raporty korygujące.
Zbiór podpowiedzi
Oto kilka ogólnych, ale najważniejszych zasad korygowania:
- dane dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz zasiłków, podane w deklaracji korygującej za dany miesiąc kalendarzowy, powinny być zgodne z danymi wynikającymi z raportów za dany miesiąc kalendarzowy, w tym raportów korygujących złożonych za ten miesiąc,
- imiennych raportów miesięcznych nie składa się, gdy korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej,
- w pakiecie korygującym muszą znaleźć się poprawione raporty imienne (tzn. tylko te, w których były błędy, a nie wszystkie) wraz z deklaracją korygującą, która zawiera dane dotyczące wszystkich ubezpieczonych, czyli zarówno tych, za których zostały sporządzone imienne raporty miesięczne korygujące, jak i tych, których rozliczono prawidłowo ze składek i świadczeń w poprzednim zestawie dokumentów,
- imienny raport korygujący powinien być oznaczany tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”) co deklaracja rozliczeniowa korygująca, której jest załącznikiem. Jeżeli pierwszy raz korygujemy dokument za dany miesiąc, to w miejscu identyfikatora wpisujemy 02, gdy korygujemy (co również może się zdarzyć) poprzednią korektę, to 03 itd. aż do 39.
Przykład 1
W zestawie dokumentów rozliczeniowych oznaczonym numerem identyfikatora 01 płatnik składek złożył deklarację rozliczeniową i imienne raporty miesięczne za ośmiu ubezpieczonych. Okazało się jednak, że u jednego z pracowników, który chorował, błędnie ustalono podstawę wymiaru składki zdrowotnej.
Należy więc skorygować imienny raport miesięczny za tego jednego ubezpieczonego i w komplecie dokumentów korygujących oznaczonym numerem identyfikatora 02 płatnik składa deklarację rozliczeniową, w której rozlicza składki za wszystkich ośmiu ubezpieczonych. Dołącza do niej imienny raport miesięczny korygujący za jednego pracownika.
Przykład 2
Pracodawca zatrudniający pracowników i zleceniobiorców przekazał do ZUS dokumenty rozliczeniowe, tj. deklarację ZUS DRA z imiennymi raportami miesięcznymi, oznaczone numerem identyfikatora 01.
Po kilku miesiącach nowa kadrowa zauważyła, że nienależnie została opłacona składka na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracownicę w wieku 57 lat. Płatnik składek musi więc złożyć deklarację rozliczeniową korygującą z numerem identyfikatora 02 oraz raport korygujący, również z tym samym identyfikatorem, za tę pracownicę.
Jeszcze później okazało się, że popełniono błąd w samej deklaracji zbiorczej, w podsumowaniu składek. To oznacza, że należy skorygować wyłącznie deklarację rozliczeniową już bez żadnych raportów. Deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna być oznaczona numerem identyfikatora 03.
Druk z dobrymi informacjami
Imienny raport miesięczny korygujący płatnik składa w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje, które się w nim znajdują. Korekty składamy bez względu na to, kto stwierdził nieprawidłowości – płatnik we własnym zakresie czy ZUS.
Jeżeli jednak wykryty błąd dotyczył wysokości podstawy wymiaru składek, ale powstała różnica nie przekracza 2,20 zł, nie korygujemy raportu ZUS RCA czy ZUS RZA (art. 41 ust. 6a ustawy systemowej).
Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota, a więc np. przedsiębiorców czy zleceniobiorców, których umowa-zlecenie określa odpłatność inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie.
Z racji tych tytułów ubezpieczeń korektę raportu rozliczeniowego i deklaracji trzeba sporządzić, nawet jeśli podstawa wymiaru nie zgadzała się o mniej niż 2,20 zł.
Wyłącznie raporty danego typu
Raporty za osobę ubezpieczoną koryguje się w raporcie danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA) w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia.
Oznacza to, że jeżeli błąd miał miejsce tylko w raporcie ZUS RSA, nie ma potrzeby dołączania do jego korekty również ZUS RCA. I odwrotnie, jeśli pomyłka wystąpiła wyłącznie w raporcie składkowym, np. ZUS RCA, składamy tylko korektę tego raportu.
Przykład 3
Za pracownika, pana Konrada, wypełniono dwa raporty składkowe ZUS RCA:
- z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i
- z kodem 04 11 00, bo przez część miesiąca pracował tylko na umowę-zlecenie oraz
- dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA.
Błąd zidentyfikowano w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem 04 11 00. Dlatego płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA z załączonym do niej formularzem ZUS RCA, w którym wypełnia tylko blok dotyczący kodu 04 11 00.
Płatnik nie dostarcza natomiast korekty raportu ZUS RCA z kodem 01 10 00 ani korygujących raportów ZUS RSA.
Przykład 4
Za panią Marię, będącą wykonawczynią umowy-zlecenia, objętą ubezpieczeniem
chorobowym (kod tytułu
ubezpieczenia 04 11 00),
płatnik składek wypełnił za luty raport składkowy ZUS RCA
i raport świadczeniowy
ZUS RSA.
Pani Maria chorowała i płatnik wypłacił jej zasiłek chorobowy za pięć dni zwolnienia lekarskiego. W raporcie świadczeniowym ZUS RSA
popełniono błąd. W zakresie korekty płatnik powinien
złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA
z załączonym do niej drukiem ZUS RSA korygującym.
Płatnik nie przekazuje natomiast raportu ZUS RCA.
Uwaga na kody
Jeśli trzeba poprawić raport składkowy ZUS RCA lub ZUS RZA, korygujemy raport za ubezpieczonego z odpowiednim dla niego sześcioznakowym kodem tytułu ubezpieczenia.
Gdy płatnikowi zdarzy się złożyć z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia dwa raporty składkowe, np. ZUS RCA i ZUS RZA lub dwa ZUS RCA, wówczas naprawia ten błąd poprzez złożenie właściwego raportu ZUS RCA lub ZUS RZA i oznakowanie go jako korygującego.
Przykład 5
Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za luty za jednego zleceniobiorcę, pracodawca zrobił raport ZUS RCA i ZUS RZA zamiast jednego raportu ZUS RZA.
Oba miały ten sam kod tytułu ubezpieczenia.
W tym wypadku korekta będzie polegała na złożeniu raportu ZUS RZA korygującego. Powinien on być dołączony do deklaracji rozliczeniowej korygującej opatrzonej takim samym numerem identyfikatora.
Płatnik nie przekazuje „zerowego” raportuZUS RCA.
Nie było obowiązku
Częsty błąd płatników polega też na przesłaniu do ZUS raportu składkowego za ubezpieczonego, za którego wcale nie należało go wypełniać. Wtedy konieczne jest skorygowanie raportu do zera, co skutkuje jego wycofaniem.
Trzeba więc wypisać nowy raport, w którym pola dotyczące podstawy wymiaru i kwot składek będą zawierały wartości zerowe (0,00).
Przykład 6
Z końcem stycznia rozwiązała się umowa o pracę. Pracownik został wyrejestrowany z wszystkich ubezpieczeń i ostatni imienny raport składkowy za niego pracodawca wysłał za styczeń. Przygotowując dokumenty rozliczeniowe za luty, płatnik pomylił się i za osobę już niepracującą niepotrzebnie sporządził raport ZUS RCA.
Aby to skorygować, powinien przekazać za ekspracownika imienny raport miesięczny, w którym w pola dotyczące podstawy wymiaru i kwoty składek wpisze 0,00. Raport dołącza do deklaracji rozliczeniowej korygującej, która będzie zawierała dane wszystkich obecnych ubezpieczonych, za których raporty były poprawne.
Czynności do powtórzenia
Niekiedy przy wypełnianiu raportów rozliczeniowych można zrobić błąd w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, np. w nazwisku lub imieniu albo identyfikatorze numerycznym w imiennym raporcie miesięcznym.
Nie pozostaje więc nic innego, jak złożyć za niego powtórnie prawidłowy raport. Ten i deklarację rozliczeniową oznacza się kolejnym numerem identyfikatora.
Przykład 7
Sporządzając za pracownicę imienny raport miesięczny ZUS RCA, pracodawca mylnie wpisał jej nazwisko; zmieniła je po zamążpójściu. Aby wyprostować sytuację, płatnik powinien przekazać do ZUS raport ZUS RCA z prawidłowymi danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonej oraz deklarację rozliczeniową korygującą sporządzoną zgodnie z omówionymi już zasadami.
WYCOFANIE TEŻ WCHODZI W RACHUBĘ
Czasami zamiast przekazania typowej korekty powinniśmy wycofać wcześniej złożone formularze z błędami
Jeszcze słowo na temat wycofywania raportów świadczeniowych składanych za ubezpieczonych. Za daną osobę robi się to w ramach danego sześcioznakowego kodu tytułu ubezpieczenia przez wpisanie:
- danego kodu tytułu ubezpieczeń,
- „0” w polu liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat,
- danego kodu świadczenia/przerwy,
- okresu, takiego samego jak w wycofywanym raporcie, zostawiając
- pole „kwota” puste lub można wpisać 0,00.
Płatnik, który złożył kilka raportów świadczeniowych za ubezpieczonego z jego kodem tytułu ubezpieczenia, ale różnymi kodami świadczenia/przerwy, musi postąpić następująco, jeżeli zachodzi konieczność wycofania:
- jednego z nich – składa tylko raporty aktualne z oznaczeniem, że są korygujące,
- wszystkich raportów – składa wycofanie każdego z raportów,
- jednego z nich i korekty drugiego – składa aktualny komplet raportów korygujących, bez raportu, który należy wycofać.
Przykład 8
Płatnik składek przygotował i złożył za luty 2011 plik dokumentów rozliczeniowych o numerze identyfikatora 01. Jeden z pracowników miał w lutym nieobecności spowodowane chorobą. Płatnik złożył więc za niego następujące raporty świadczeniowe ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00:
- kod świadczenia/przerwy 331, okres 08.02.2011 – 11.02.2011, kwota 230,42
- kod świadczenia/przerwy 313, okres 12.02.2011– 21.02.2011, kwota 420,12
- kod świadczenia/przerwy 312, okres 25.02.2011– 28.02.2011, kwota 230,42
Opcja A
Płatnik koryguje dane dotyczące kwoty wypłaty w ramach kodu świadczenia/przerwy 313.
Pozostałe raporty z kodami świadczenia/przerwy 312 i 331 chce wycofać. Dokumenty rozliczeniowe korygujące o numerze identyfikatora 02 powinny składać się z deklaracji korygującej i skorygowanego jednego raportu ZUS RSA: kod świadczenia/przerwy 313, kwota 430.
Nie powinien składać raportów wycofujących do raportów z kodami świadczenia/przerwy 312 i 331. Zostaną one anulowane w ten sposób, że raport z identyfikatorem 02 złożony z kodem świadczenia/przerwy 313 zneutralizuje wszystkie raporty świadczeniowe z niższym numerem identyfikatora.
Aktualne pozostaną tylko dane z raportu korygującego z kodem świadczenia/przerwy 313.
Opcja B
W tym wypadku mają być wycofane wszystkie raporty. W pakiecie korygującym o numerze identyfikatora 02 płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą oraz następujące raporty ZUS RSA:
- kod świadczenia/przerwy 331, okres 08.02.2011– 11.02.2011, kwota – pole puste
- kod świadczenia/przerwy 313, okres 12.02.2011 – 21.02.2011, kwota – pole puste
- kod świadczenia/przerwy 312, okres 25.02.2011 – 28.02.2011, kwota – pole puste
W każdym raporcie w polach „liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat” płatnik powinien wpisać „0”.
Opcja C
To przypadek mieszany. Tym razem chcemy poprawić raport z kodem 331, na okres 08.02.2011 – 21.02.2011 i kwotę 610,50, a raport z kodem 313 wycofać.
Raport z kodem 312 nie miał błędów. Płatnik powinien złożyć w komplecie korygującym o numerze identyfikatora 02 deklarację rozliczeniową oraz następujące raporty ZUS RSA:
- kod świadczenia/przerwy 312, okres 25.02.2011 – 28.02.2011, kwota 230,42
- kod świadczenia/przerwy 331, okres 08.02.2011 – 21.02.2011, kwota 610,50
SIEDEM DNI LUB MIESIĄC NA WERYFIKACJĘ
Najpóźniej do 30 kwietnia każdego roku kalendarzowego płatnik składek musi sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych dotyczących poprzedniego roku kalendarzowego
Taki wymóg nakłada na niego art. 41 ust. 7 ustawy systemowej.
Decyzja czy kontrola
Jeśli płatnik znajdzie błędy, musi złożyć stosowne korekty. Ten, który uchybi temu obowiązkowi i nie zweryfikuje danych, tym samym stwierdzi pomyłki po 30 kwietnia, popełnia wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5 tys. zł (art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy systemowej).
Jeżeli konieczność korekty danych wpisanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:
- decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji,
- kontroli – imienny raport miesięczny korygujący należy złożyć nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
W pozostałych przypadkach, tzn. jeśli błędy stwierdzi sam płatnik składek, składa imienny raport miesięczny korygujący z deklaracją korygującą w ciągu siedmiu dni od ustalenia nieprawidłowości.
Jeśli uczynił to ZUS, także obowiązuje siedmiodniowy termin od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu błędów przez organ rentowy.
Forma przekazania
Korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik przekazuje w takiej formie, jak dokumenty pierwotne, tzn.
- przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego lub
- w formie papierowej (pisemne formularze lub wydruki z programu Płatnik).
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te papiery płatnik składek musi przechowywać w dokumentach swojej firmy przez dziesięć lat od dnia ich przekazania właściwej jednostce organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Urząd poprawi sam lub zażąda wyjaśnień
ZUS ma prawo z urzędu skorygować błędy stwierdzone w raportach rozliczeniowych lub deklaracji rozliczeniowej, jeżeli uzna, że jest w stanie usunąć je we własnym zakresie. Z powodu błędów nie można bowiem dokonać prawidłowego rozliczenia na koncie płatnika i zewidencjonować danych na koncie ubezpieczonego.
Zakład może zwrócić się do płatnika składek o przekazanie danych niezbędnych do skorygowania z urzędu dokumentów rozliczeniowych. W razie stwierdzenia rozbieżności w kwotach składek wykazanych przez płatnika i tych wyliczonychprzez ZUS od podstaw wymiaru wykazanych przez płatnika za prawidłowe przyjmuje się kwoty wyliczone przez ZUS.
Po zlikwidowaniu nieprawidłowości ZUS informuje o tym płatnika składek.
Jeżeli ten nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach skorygowanych z urzędu, w ciągu 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do oddziału dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że wynikają one z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.
Tak wynika z § 24 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (DzU nr 78, poz. 465 ze zm.).
Na podstawie prawidłowych raportów ZUS ewidencjonuje dane na koncie ubezpieczonego. Podstawą rozliczeń na koncie płatnika składek jest deklaracja o najwyższym numerze identyfikatora, z uwzględnieniem rozliczonych w niej uznań oraz dokonanych wpłat.
Czytaj również:
Czas na rozliczenie firm z ZUS
Zostały tylko dwa tygodnie na korektę druków z ubiegłego roku
Więcej informacji w serwisie:
Dokumenty, rejestracja, rozliczenia
»
Zobacz też:
»
»
