Pracodawca jako płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS, za każdego pracownika, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie w właściwym dla rozliczenia i opłacenia składek imienny raport miesięczny ZUS RCA.

W tym dokumencie oprócz danych identyfikacyjnych zatrudnionego, takich jak nazwisko, pierwsze imię i identyfikator, wykazuje w szczególności:

1) zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające:

a) tytuł ubezpieczenia,

b) podstawę wymiaru składek,

c) kwotę składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz źródeł finansowania,

2) podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki.

[srodtytul]Przekazanie informacji[/srodtytul]

Dane zawarte w przekazanym do ZUS raporcie ZUS RCA pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego w celu ich weryfikacji.

Tak stanowi art. 41 ust. 8 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=333804]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 105, poz. 1585 ze zm.[/link], dalej ustawa systemowa). Informacja ta może mieć postać raportu ZUS RMUA. Ale też może przybrać inną formę pisemną. Zawsze jednak oprócz danych wykazanych w raporcie ZUS RCA powinna zawierać datę jej sporządzenia i podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Pracownik, który uważa, że dane przekazane mu w takiej informacji są niezgodne ze stanem faktycznym, może zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie. Ma na to trzy miesiące od otrzymania informacji.

Jeśli to zrobi, powinien także poinformować ZUS. Jeżeli płatnik nie uwzględni reklamacji w terminie miesiąca od daty jej złożenia, ZUS na wniosek pracownika po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

[srodtytul]Była wypłata, są obciążenia[/srodtytul]

Podstawę wymiaru składek stanowi przychód w rozumieniu przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?n=1&id=346580]ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych[/link], jaki otrzymuje pracownik z tytułu zatrudnienia z wyłączeniem

- wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków oraz

- przychodów zwolnionych od składek, wymienionych w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=77617]rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).[/link]

Wobec tego składki są opłacane od wynagrodzenia, które pracownik otrzymał w danym miesiącu. Oznacza to, że gdy pensja nie została wypłacona, to za ten miesiąc pracodawca nie opłaca za pracownika zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne. Składa natomiast za niego raport z zerową podstawą wymiaru i zerowymi kwotami składek na te ubezpieczenia.

[ramka][b]Przykład[/b]

W lipcu pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2000 zł (brutto). W takim razie w raporcie ZUS RCA składanym za ten miesiąc jego pracodawca nalicza składki od tej podstawy.

Raport składa do 16 sierpnia (bo 15 to niedziela) i w tym terminie odprowadza składki, zakładając, że płatnik ma obowiązek rozliczać składki w terminie do 15 danego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Gdy w tym terminie składki nie zostaną uregulowane, to na koncie płatnika powstaje zaległość, którą powinien zapłacić wraz z odsetkami za zwłokę.[/ramka]

[srodtytul]Kto pyta, nie błądzi[/srodtytul]

Gdy składki nie są opłacane, pracownik najpierw powinien swoje pytanie o przyczyny takiej sytuacji skierować do swojego pracodawcy. A gdy nie przyniesie to pozytywnych rezultatów, ma prawo zwrócić się w tej sprawie do ZUS. Oczywiście pracownik może to zrobić, nawet gdy pracodawca nie opłacił składek tylko za jeden miesiąc.

Pracownik, który w ciągu trzech miesięcy od upływu terminu opłacenia składki stwierdzi, że nie została ona opłacona, może wystąpić do ZUS o udzielenie informacji, czy podjęto działania zmierzające do ściągnięcia zaległości (art. 40 ust. 1a ustawy systemowej). ZUS musi wówczas go powiadomić, jakie kroki zostały podjęte w celu dochodzenia zaległych składek.

[srodtytul]Medycy za darmo[/srodtytul]

Nieopłacanie przez pracodawcę należnych składek nie powoduje, że pracownik nie podlega w tym okresie ubezpieczeniom społecznym czy ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jak najbardziej podlega.

Wynika to z:

- art. 13 ustawy systemowej, który stanowi, że pracownik jest objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi od dnia nawiązania do dnia ustania stosunku pracy,

- art. 69 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=EB59C0BB8222E1102B4F26C1C5A47CEE?id=282315]ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.[/link], dalej ustawa zdrowotna), który przewiduje, że obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego pracowników powstaje i wygasa w terminach określonych w przepisach o ubezpieczeniach społecznych.

W konsekwencji ma również prawo do korzystania ze świadczeń medycznych tak jak każda inna osoba ubezpieczona.

[srodtytul]Każdy dokument [/srodtytul]

Art. 49 ust. 1 ustawy zdrowotnej przewiduje, że dokumentem potwierdzającym prawo ubezpieczonego (pracownika) do świadczeń opieki zdrowotnej jest karta ubezpieczenia zdrowotnego.

Ponieważ dotychczas takich kart nie ma (będą miały postać elektroniczną), do czasu ich wydania dowodem ubezpieczenia zdrowotnego jest każdy dokument, który potwierdza uprawnienie do świadczeń opieki zdrowotnej, w szczególności dokument potwierdzający opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Tak wynika z art. 240 ust. 1 ustawy zdrowotnej. Może to być:

- ZUS RMUA lub inna pisemna informacja obejmująca dane, które zawarte są w tym raporcie,

- kopie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego z aktualnym potwierdzeniem płatnika składek,

- legitymacje ubezpieczeniowe,

- dowód opłacenia składek w przypadku osób opłacających składki na własne ubezpieczenie zdrowotne (np. przedsiębiorcy, twórcy, artyści, wolne zawody).

Jeżeli żadnym z wymienionych ubezpieczony nie udokumentuje przysługującego mu prawa do świadczeń zdrowotnych z ubezpieczenia zdrowotnego, może – w trybie art. 217 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FEBF877810A694D887EFA3AF1E7616A4?n=1&id=133093&wid=296180]kodeksu postępowania administracyjnego[/link] – wystąpić do ZUS o wydanie zaświadczenia potwierdzającego to prawo, na podstawie posiadanych przez ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

W zaświadczeniu ZUS powinien potwierdzić zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacenie składek na to ubezpieczenie. Powinien je wydać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni.

[ramka][b]Z kartą na zagraniczne wojaże[/b]

Przy wyjeździe za granicę do kraju UE/EOG pracownik może ubiegać się o kartę ubezpieczenia zdrowotnego.

Potwierdza ona, że dana osoba podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu i ma prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych niezbędnych w czasie pobytu w innym państwie członkowskim na koszt instytucji, w której jest ubezpieczona i która wystawiła te dokumenty.

Okoliczność, że za pracownika składki nie zostały opłacone w okresie świadczenia pracy, nie ma żadnego znaczenia, bo i tak karta powinna mu zostać wydana. [/ramka]

[ramka][b]Posypią się kary[/b]

Nieopłacenie składki zdrowotnej może być dla pracodawcy bardzo kosztowne. Na takiego niesolidnego pracodawcę pracownik może bowiem złożyć zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa do prokuratury lub policji. Z wnioskiem w takiej sprawie może wystąpić również ZUS.

Grozi za to grzywna do 5000 zł (art. 98 ustawy systemowej). Pracodawca może też zostać przez NFZ obciążony kosztami udzielonych świadczeń medycznych (art. 50 ust. 5 ustawy zdrowotnej).

I będzie je musiał pokryć, nawet gdy opłaci zaległe składki wraz z odsetkami. NFZ ma aż pięć lat, aby dochodzić od niego zwrotu wartości udzielonych świadczeń.[/ramka]