Formularz ZUS ZUA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu skutkującego obowiązkiem ubezpieczeń (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego) do:
- ubezpieczeń,
- zmiany lub korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZUA) oraz korekty kodu tytułu ubezpieczenia, schematu podlegania i daty objęcia ubezpieczeniem, które dokonywane są przez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS ZUA.
Obowiązuje wzór formularza określony w załączniku nr 1 do [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=275684]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 24 czerwca 2008 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (DzU nr 112, poz. 717)[/link].
[srodtytul]Dane organizacyjne...[/srodtytul]
Pierwszą informacją, która jest podawana w formularzu, są dane organizacyjne. Ten blok powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony. Oznacza to, że powinno być zaznaczone tylko jedno z pól.
W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do ubezpieczeń – w polu 01 należy wpisać „X”. Pole 02 pozostaje puste.
W razie zgłoszenia zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia w polu 03 należy wpisać:
1 – gdy dokonywana jest zmiana danych osoby ubezpieczonej,
2 – w razie korekty danych osoby ubezpieczonej.
Natomiast pól 04 i 05 się nie wypełnia.
[srodtytul]... i identyfikacyjne płatnika...[/srodtytul]
Kolejna wiadomość dotyczy danych identyfikacyjnych płatnika składek. W polu 01 należy wpisać NIP nadany płatnikowi przez urząd skarbowy.
W polu 02 trzeba wpisać REGON nadany płatnikowi przez GUS. Pola od 03 do 05 wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną. Przy czym pola 04 i 05 zapełniane są wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi składek nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:
- w polu 04, w zależności od rodzaju dokumentu, należy wpisać:
1 – w przypadku dowodu osobistego,
2 – gdy dokumentem jest paszport,
- w polu 05 wpisuje się serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego lub paszportu.
W polu 06 podawana jest nazwa skrócona płatnika, jaka została podana w jego zgłoszeniu. Pola 07 – 09 również wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:
- w polu 07 należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony nazwiska trzeba oddzielić kreską),
- pole 08 przewidziane jest na pierwsze imię płatnika składek,
- w polu 09 zamieszcza się datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok), np. 11 05 1972.
[srodtytul]... oraz osoby zgłaszanej[/srodtytul]
Na podstawie zgłoszenia zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto. Dlatego blok III – dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń – należy wypełnić ze szczególną uwagą, wpisując prawidłowo i czytelnie numery PESEL (01) i NIP (02). Pola 03 i 04 należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba zgłaszana lub zgłoszona nie ma numerów identyfikacyjnych NIP lub
PESEL czy jednego z nich:
- w polu 03, w zależności od rodzaju dokumentu, należy wpisać:
1 – w przypadku dowodu osobistego,
2 – w przypadku paszportu,
- w polu 04 wpisuje się serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 03 – dowodu osobistego lub paszportu.
W polu 05 należy zamieścić nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).
Pole 06 przeznaczone jest na pierwsze imię osoby zgłaszanej lub zgłoszonej do ubezpieczeń. Pole 07 to data jej urodzenia (dzień/miesiąc/rok), np. 02 09 1990.
[srodtytul]Informacja o ewidencji[/srodtytul]
Następna część formularza przewidziana jest dla danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej. W polu 01 wpisuje się jej drugie imię. Jeżeli go nie ma, pole to pozostaje niewypełnione. Z kolei w polu 02 zamieszcza się nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia. Pole 03 to miejsce na obywatelstwo. Jego niewypełnienie oznacza, że osoba ma obywatelstwo polskie. Następnie w polu 04 należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna). A pól 05 i 06 się nie wypełnia.
[srodtytul]Czas na tytuł[/srodtytul]
Blok V obejmuje tytuł do ubezpieczenia. Wiadomości w nim zamieszczane służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany jest także podany w blokach od VI do IX schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego. Uwaga! Podany kod tytułu ubezpieczenia ma wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.
W polu 01 wpisuje się obowiązujący w danym okresie, zgodny z załącznikiem nr 17 do rozporządzenia, sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia. Przykładowo dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, która nie jest uprawniona do emerytury lub renty oraz nie przedłożyła pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod tytułu ubezpieczenia jest następujący: 01 10 00. Pola 02 się nie wypełnia.
[srodtytul]Gdy obowiązkowo społeczne...[/srodtytul]
W bloku VI zamieszczane są informacje o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych. Dotyczy to osób wymienionych w art. 6, 11 ust. 1 i 12 ust. 1 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=184677]ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.)[/link]. Chodzi m.in. o pracowników. Pole 01 pozostaje puste. Natomiast w polu 02 należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych (dzień/miesiąc/rok), np. 01 02 2009.
W polach 03 – 06 zaznacza się „X”, stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.
[srodtytul]... i zdrowotne[/srodtytul]
Blok VII przeznaczony jest dla danych o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym. Chodzi o osoby wymienione w art. 66 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
W polu 01 wpisuje się datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego z podanego w bloku V kodu tytułu ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 01 02 2009.
Kolejny blok to dobrowolne ubezpieczenia społeczne. Ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym mogą podlegać osoby wymienione w art. 7 i 10 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a także osoby, dla których ubezpieczenia te są dobrowolne w myśl art. 9 ustawy.
[srodtytul]Także dobrowolne[/srodtytul]
Dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu podlegają ci, którzy są wymienieni w art. 11 ust. 2 ustawy, objęci obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi.
Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym został on zgłoszony. Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie dokonane w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń. Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych podlegające równocześnie z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.
W polach 01, 03, 05 zamieszcza się „X” stosownie do rodzaju ubezpieczenia. A w polach 02, 04, 06 podawane są daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok), np. 01 02 2009.
W bloku IX zamieszczane są informacje o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Podlegają im osoby, o których mowa w art. 68 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.
W polu 01 wpisuje się datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 12 12 2008. Pole 02 pozostaje niewypełnione.
Bloki X – XV, czyli adresy
Część X obejmuje inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń. Tutaj omija się pola 01 – 04 i 06 – 08.
Pole 05 wypełnia się wtedy, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z polami 09, 10. W polu tym należy wpisać właściwy kod wykonywanego zawodu. Obowiązują te opublikowane w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy z 8 grudnia 2004 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (DzU nr 265, poz. 2644 ze zm.).
Pole 09 wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. Chodzi o podanie stosownego dziewięcioznakowego kodu.
W polu 10 wpisuje się okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze „od – do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy pole „do” pozostaje puste.
Następne dane to blok XI. W jego polu 01 wpisuje się kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.
Pól 02 i 03 się nie wypełnia.
W bloku XII podaje się adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, a w bloku XIII adres zamieszkania. Jego pola wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w bloku poprzednim. Blok XIV to adres do korespondencji. Ta część wypełniana jest jedynie wtedy, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje o przekazywanie listów na inny adres niż wskazany w bloku XII lub XIII.
[srodtytul]Oświadczenia na koniec[/srodtytul]
Blok XV to miejsce na oświadczenie płatnika składek, w którym wpisuje on datę wypełnienia formularza, składa podpis i przystawia pieczątkę. Ostatni blok przeznaczony jest dla osoby zgłaszanej do ubezpieczeń/osoby ubezpieczonej. Tu własnoręcznym podpisem potwierdza ona zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym.
[ramka][b]Uwaga [/b]
5 tys. zł grzywny grozi płatnikowi albo osobie zobowiązanej do działania w jego imieniu za brak zgłoszenia wymaganych danych lub zgłoszenie nieprawdziwych danych mających wpływ na wymiar składek. [/ramka]
[ramka][b]Uwaga [/b]
Zmiana danych występuje wtedy, gdy dane uległy one modyfikacji w stosunku do tych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania. Korekta ma miejsce wtedy, gdy poprawiane są błędy w danych, które zostały popełnione we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. został nieprawidłowo podany adres zamieszkania.[/ramka]
[ramka][b]Uwaga[/b]
W przypadku zgłaszania danej osoby do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego należy podawać taką samą datę podlegania tym ubezpieczeniom. Nie dotyczy to osoby objętej ubezpieczeniem społecznym 31 grudnia 1998 r., którą do ubezpieczeń społecznych należy zgłaszać z tą datą, a do ubezpieczenia zdrowotnego od 1 stycznia 1999 r.[/ramka]
