Pracownicy korzystający z urlopu wychowawczego są obejmowani z tego tytułu:
- obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowymi – gdy nie mają ustalonego prawa do emerytury lub renty ani innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych (art. 9 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych),
- obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym – o ile nie mają innego tytułu do tego ubezpieczenia (art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).
Obowiązek tych ubezpieczeń powstaje od dnia przejścia na urlop wychowawczy i trwa do dnia jego zakończenia.
Co ważne, za „inny tytuł do ubezpieczeń" nie uznaje się tego tytułu, z którego ubezpieczony nabył prawo do urlopu wychowawczego.
Czytaj także: Od czego zależą składki ZUS za czas urlopu wychowawczego
Potrzebne oświadczenie
Fakt posiadania lub braku:
- innych tytułów ubezpieczeniowych bądź
- prawa do emerytury / renty
pracownik udający się na urlop wychowawczy powinien potwierdzić w stosownym oświadczeniu składanym pracodawcy. Może je złożyć wraz z wnioskiem o wspomniany urlop.
W tym dokumencie powinno się znaleźć m.in. pouczenie o konieczności informowania pracodawcy o każdej zmianie stanu faktycznego, która wpływa na sytuację ubezpieczeniową pracownika.
Baza podniesiona o 100 zł
Podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Do 31 października br. zasiłek ten wynosi 520 zł, a po tym dniu – 620 zł. Taką zmianę wprowadziło rozporządzenie Rady Ministrów z 31 lipca 2018 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna (DzU poz. 1497).
Emerytalno-rentowe z limitami
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nieobecnych w pracy z powodu urlopu wychowawczego stanowi, co do zasady, średnie miesięczne wynagrodzenie (stanowiące podstawę składki chorobowej) wypłacone im za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia, trzeba uwzględnić jego wynagrodzenie uzyskane za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia. Ustalona w ten sposób kwota nie może być:
- niższa niż 100 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (czyli 2100 zł w 2018 r. i 2250 zł w 2019 r.) – w przypadku pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy,
- niższa niż 75 proc. kwoty ustawowej płacy minimalnej obowiązującej w danym roku (czyli 1575 zł w 2018 r. i 1687,50 zł w 2019 r.) – w odniesieniu do pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- wyższa niż równowartość 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (czyli 2665,80 zł w 2018 r.).
Podstawa zdrowotnej zawsze pełna...
Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna. W związku z tym nawet jeśli urlop wychowawczy rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca bądź też ubezpieczenie z jego tytułu trwało tylko przez część miesiąca, to podstawy składki zdrowotnej nie pomniejsza się.
Oznacza to, że niezależnie od tego, przez ile dni w danym miesiącu pracownik korzystał z ww. urlopu, składkę zdrowotną od 1 listopada 2018 r. należy naliczać od 620 zł.
...a społecznych proporcjonalna
Aby obliczyć składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym należne za część miesiąca, stosuje się zasadę proporcjonalnego zmniejszenia podstawy. Polega to na podzieleniu miesięcznej podstawy składek przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i pomnożeniu wyniku przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym w tym miesiącu. Ta reguła odnosi się do wszystkich przypadków, gdy podstawa odpowiada:
- kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop,
- kwocie równej 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego,
- kwocie równej 100 proc. lub 75 proc. minimalnego wynagrodzenia.
Przykład
Pracownica przebywająca od 6 miesięcy na urlopie wychowawczym, do końca października 2018 r. podlegała z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Od 19 listopada 2018 r. zawarła z obcym podmiotem kilkumiesięczną umowę zlecenia, o czym poinformowała pracodawcę, składając stosowne oświadczenie. Podstawa wymiaru składek na jej ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wynosi 2500 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne – 520 zł do końca października i 620 zł od 1 listopada.
W dokumentach rozliczeniowych za listopad 2018 r. pracodawca powinien wykazać pracownicę:
- w jednym bloku raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X oraz:
- składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczonymi od podstawy w wysokości 1500 zł, co wynika z wyliczenia:
2500 zł : 30 dni x 18 dni podlegania ubezpieczeniom społecznym na okoliczność korzystania z urlopu wychowawczego od 1 do 18 listopada
- składką na ubezpieczenie zdrowotne od podstawy w wysokości 620 zł
- w jednym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X, kodem świadczenia/przerwy 121, okresem od 01.11.2018 do 30.11.2018,
- w kolejnym bloku raportu ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X, kodem świadczenia/przerwy 350, okresem od 19.11.2018 do 30.11.2018.
Problematyczna działalność z ulgą na start
Niedawno zaczęła obowiązywać nowa preferencja składkowa w postaci tzw. ulgi na start. Pojawiła się w związku z tym wątpliwość, jakim ubezpieczeniom zusowskim podlega pracownik z tytułu korzystania z urlopu wychowawczego, który prowadząc działalność gospodarczą, korzysta z tej ulgi.
Ulga polega na tym, że osoba fizyczna, która podejmuje działalność gospodarczą, nie podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez pierwszych 6 miesięcy, pod warunkiem że:
- rozpoczyna ją po raz pierwszy albo ponownie po co najmniej 60 miesiącach kalendarzowych od ostatniego jej zawieszenia lub zakończenia,
- nie będzie wykonywała w ramach tej działalności dla byłego pracodawcy prac, jakie świadczyła dla niego jako pracownik, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym.
Ulga na start nie zwalnia przedsiębiorcy ze składki zdrowotnej.
W świetle powyższego, pracownik przebywający na urlopie wychowawczym, który przy okazji wykonywania działalności gospodarczej nie opłaca składek społecznych z powodu bycia uprawnionym do ulgi na start:
- z tytułu prowadzenia własnego biznesu podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- z racji przebywania na urlopie wychowawczym obowiązkowe są tylko ubezpieczenia emerytalno-rentowe.
W przypadku zakończenia okresu, w którym przysługuje ulga na start, bądź w razie rezygnacji z tego uprawnienia, pracownik na urlopie wychowawczym ma obowiązek poinformować o tym fakcie pracodawcę. Zakład pracy powinien wówczas zaprzestać naliczania składek emerytalnej i rentowych.
Przykład
Pracownica od 1 marca 2018 r. do 30 listopada 2019 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Od 10 września 2018 r. rozpoczęła po raz pierwszy w życiu prowadzenie działalności gospodarczej i nie wykonuje jej na rzecz swego pracodawcy. Korzystając z ulgi na start z działalności nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym w okresie od 10 września do 31 marca 2019 r. Od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej jest objęta z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym, a tym samym nie podlega temu ubezpieczeniu z racji korzystania z urlopu wychowawczego. Zakładając, że pracownica wykorzysta pełną ulgę na start, a później będzie dalej prowadziła aktywność biznesową, od 1 kwietnia 2019 r. z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie będzie podlegała żadnym ubezpieczeniom zusowskim.
- Mariusz Pigulski , specjalista ds. kadr i płac
Zasiłkowe zasady liczenia
Przy wyznaczaniu 12-miesięcznej średniej należy kierować się regułami wyliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, ale z kilkoma istotnymi wyjątkami. Sprowadzają się one do tego, że przy ustalaniu przedmiotowej podstawy:
- uwzględnia się wynagrodzenie w kwocie brutto łącznie z częścią składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez zatrudnionego,
- przyjmuje się do podstawy wszystkie składniki przychodu, które pracownik uzyskał ze stosunku pracy i które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe,
- zmiana wymiaru czasu pracy w okresie 12 miesięcy poprzedzających urlop nie wpływa na sposób ustalania podstawy (w podstawie uwzględnia się miesiące zarówno z okresu sprzed modyfikacji etatu, jak i po niej),
- wlicza się do podstawy – bez uzupełniania – wynagrodzenie z umów zleceń/umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem w okresie, z którego ustalania jest podstawa,
- nie przelicza się podstawy w sytuacji, gdy:
– w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, który został uwzględniony w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu i który w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy przysługiwał do określonego terminu (np. dodatek służbowy),
– jakiś składnik pensji przestał być wypłacany (nie ma tu znaczenia, czy taki składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik).
