Pracodawca, który planuje zatrudnić pracowników w Polsce, a nie ma tu siedziby ani przedstawicielstwa, może zarejestrować się jako płatnik składek. Zatrudniając osoby świadczące pracę w naszym kraju, ma obowiązek prawidłowo wyliczać, wykazywać i opłacać składki na ich ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.

Krok 1.

Identyfikator skarbowy

Pierwszym krokiem rejestracji w Polsce jest uzyskanie decyzji o nadaniu NIP. Może o to wystąpić zarówno sama spółka, jak również osoba bądź osoby upoważnione do jej reprezentowania. Upoważnienie powinno być sporządzone na piśmie, podpisane przez osobę reprezentującą pracodawcę wymienioną w zagranicznym rejestrze handlowym. Upoważnienie wymaga dokonania opłaty skarbowej w wysokości 17 zł za każdą umocowaną osobę.

Pracodawcy zagraniczni nieposiadający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa występują o wydanie numeru NIP do Drugiego Urzędu Skarbowego w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 15. W tym celu składają komplet niezbędnych dokumentów:

- formularz NIP-2 – zgłoszenie identyfikacyjne/zgłoszenie aktualizacyjne osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem, podpisane przez osobę reprezentującą zagranicznego pracodawcę lub upoważnioną do reprezentacji osobę,

- tłumaczenie przysięgłego wypisu dokumentu rejestracyjnego pracodawcę zagranicznego w ojczystym kraju,

- oryginał upoważnienia (jeżeli takie występuje) z dołączonym potwierdzeniem opłaty skarbowej do udzielonego upoważnienia.

Procedura nadania NIP trwa maksymalnie kilka dni. Po otrzymaniu decyzji można rozpocząć rejestrację podmiotu w ZUS.

Krok 2.

Zgłoszenie płatnika

Pracodawcy zagraniczni z państw członkowskich Unii będący płatnikami składek, niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, składają dokumenty rejestracyjne do I Oddziału ZUS w Warszawie przy ul. Senatorskiej 6/8. Od 1 maja 2004 r., zatrudniając pracowników i osoby świadczące pracę na podstawie innej umowy, stają się płatnikiem składek na ich ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i Funduszu Pracy.

O dopełnienie obowiązków rejestracyjnych powinna zadbać osoba upoważniona do reprezentowania zagranicznego podmiotu. W ZUS ma ona złożyć:

- kopię decyzji o nadaniu NIP,

- wypełniony formularz zgłoszenia płatnika składek podpisany przez osobę reprezentującą zagranicznego pracodawcę lub upoważnioną do reprezentacji osobę:

– ZUS ZPA – gdy pracodawca zagraniczny jest osobą prawną; jako dane identyfikacyjne należy wpisać NIP oraz nazwę skróconą,

– ZUS ZFA – gdy pracodawca zagraniczny to osoba fizyczna; jako dane identyfikacyjne należy podać NIP, nazwisko i imię (lub nazwę skróconą), serię i numer paszportu (wpisując maksymalnie dziewięć pierwszych cyfr i liter bez spacji oraz znaków interpunkcyjnych),

- tłumaczenie przysięgłego wypisu dokumentu rejestracyjnego pracodawcę zagranicznego w ojczystym kraju,

- oryginał upoważnienia (jeżeli takie istnieje).

Zgłoszenie płatnika składek należy złożyć w terminie siedmiu dni od daty zatrudnienia pierwszej, obejmowanej ubezpieczeniem osoby. Gdy podane w nim dane identyfikacyjne wymagają korekty lub ulegną zmianie, płatnik ma obowiązek je skorygować/zmienić, składając formularz ZUS ZIPA.

Krok 3.

Rejestracja ubezpieczonych

Osoby objęte ubezpieczeniem trzeba zgłosić do właściwych ubezpieczeń w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia pracy, wypełniając w tym celu formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA (gdy dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Krok 4.

Miesięczne rozliczenia

Pracodawca zagraniczny jako płatnik składek ma obowiązek składać co miesiąc dokumenty rozliczeniowe, rozliczając w nich składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, oraz wpłacać je w terminie na właściwe rachunki ZUS.

Dokumenty rozliczeniowe (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) należy składać co miesiąc w terminie do 15. dnia następnego miesiąca za poprzedni. Podczas wypełniania deklaracji DRA płatnik powinien w tym przypadku zaznaczyć kod 3, wskazując w ten sposób obowiązujący go termin dokonywania wpłat składek.

Jeżeli płatności dokonywane są z zagranicy, w tytule przelewu należy wpisać aktualną, zgodną z dokumentami zgłoszeniowymi nazwę pracodawcy zagranicznego oraz numer NIP. Ważne jest również właściwe wypełnienie międzynarodowego kodu (SWIFT oraz IBAN), tj.:

W przypadku dokonania wpłaty za dany miesiąc po ustawowym terminie, płatnik musi doliczyć do nich odsetki za zwłokę, chyba że nie przekroczą kwoty 6,60 zł.

Krok 5.

Koniec działalności

Rezygnacja przedsiębiorcy zagranicznego z zatrudniania w Polsce powinna być zgłoszona do ZUS na odpowiednich formularzach:

- ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek,

- ZUS ZWUA – wyrejestrowanie ubezpieczonego.

Dokumenty te składa się w ciągu siedmiu dni od momentu zaprzestania pełnienia funkcji płatnika czy zakończenia pracy.

Zdaniem autorki

Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo-płacowej w dziale usług księgowych BDO

Przedsiębiorcy zagraniczni, szczególnie ci, którzy nie mają w Polsce oddziału i przedstawicielstwa, często decydują się na zatrudnienie pracowników w formie telepracy, tj. takiej, którą mogą wykonywać poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektronicznej. W 2015 r. w ten sposób pracowało 4,6 proc. ogółu zatrudnionych w Polsce. Wdrożenie telepracy jest korzystne dla obu stron. Zdalna praca nie wymaga nakładów związanych z wynajmem biura dla pracownika, pracownikowi zaś daje dużą swobodę działania, motywację do organizowania pracy oraz poprawy efektywności wykonywanych obowiązków. Ze względu na brak ustalonego miejsca pracy warto zadbać o ustalenie ustawodawstwa dotyczącego ubezpieczenia społecznego takich pracowników. Osoba, która wykonuje pracę lub działalność w innym kraju Unii Europejskiej, a chciałaby lub podlega ubezpieczeniom w Polsce, musi uzyskać z oddziału ZUS poświadczone zaświadczenie A1. Zgodnie z zasadą koordynacji ubezpieczeń w UE osoby podlegają ubezpieczeniom w tym kraju, w którym pracują. Możliwość podlegania ubezpieczeniom w kraju zamieszkania w sytuacji wykonywania działalności za granicą jest wyjątkiem od reguły. Dlatego, żeby takie rozwiązanie było możliwe do zastosowania, musi zostać spełnionych wiele warunków zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.