Ustawa deregulacyjna z 16 września 2011 r. (DzU z 2011 r. nr 232, poz. 1378)

zmodyfikowała obowiązki pracodawców dotyczące zasad przekazywania ubezpieczonym informacji o wysokości odprowadzanych składek.

Zgodnie z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.; dalej ustawa o sus) płatnik ma obowiązek przekazywać ubezpieczonemu, w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego, informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych. Po raz pierwszy taki zbiorczy raport roczny trzeba przekazać za 2012 r. To oznacza, że płatnicy mają na to jeszcze trzy tygodnie.

Taki roczny raport RMUA powinien obejmować informacje zawarte we wszystkich złożonych w minionym roku kalendarzowym za ubezpieczonego imiennych raportach miesięcznych (RCA, RZA, RSA), w podziale na miesiące.

Poza danymi identyfikacyjnymi płatnika składek i osoby ubezpieczonej, datą sporządzenia i podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej, obejmuje on:

- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne osoby,

- podsumowanie wypłaconych jej świadczeń oraz wynagrodzeń za czas absencji chorobowej,

- rodzaje i okresy jej przerw w opłacaniu składek (np. z powodu urlopu bezpłatnego).

Nie ma jednej, zastrzeżonej formy dla sporządzenia takiego dokumentu. ZUS opracował szablon rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej, którym płatnicy mogą się wesprzeć. Informację tę można przekazać podwładnemu nie tylko na formularzu RMUA, ale jako np. wydruk bądź elektroniczny dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, jeśli będzie spełniał określone wymagania. Najważniejsze, żeby zakres danych był zgodny z tymi określonymi w ustawie o sus.

Jeśli płatnik zdecyduje się przekazać tę informację w postaci dokumentu elektronicznego, to wywiąże się z ustawowego obowiązku, gdy zadba o dwie rzeczy. Po pierwsze adresat – czyli ubezpieczony musi wyrazić na nią zgodę. Po drugie takie roczne zestawienie płatnik musi opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy użyciu ważnego kwalifikowanego certyfikatu, w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.) osoby odpowiedzialnej za przekazanie tego dokumentu.

Od początku roku nie trzeba przedstawiać dokumentu poświadczającego prawo do ubezpieczenia zdrowotnego udając się do lekarza. Wystarczy własny PESEL, aby system eWUŚ zweryfikował uprawnienia do leczenia.

Jednak ubezpieczeni cały czas mają prawo upominać się u płatnika o sporządzenie i wydanie RMUA raz na miesiąc. Na żądanie ubezpieczonego płatnik ma obowiązek przekazywać mu taki raport za miesiąc poprzedni nie częściej niż raz na miesiąc. Jeśli więc ubezpieczony np. zgubi otrzymaną miesięczną informację, to wydanie kolejnego egzemplarza zależy już od dobrej woli płatnika.

Czas na weryfikację

Mimo że obecnie dokument ten nie stanowi dowodu ubezpieczenia zdrowotnego niezbędnego do uzyskania świadczeń medycznych, to pozwala ubezpieczonemu śledzić wysokość składek co miesiąc za niego przekazywanych do ZUS. Jeśli po lekturze dokumentu nie zgadza się z jego treścią, to zastrzeżenia powinien zgłosić płatnikowi. W tym celu musi złożyć wniosek o sprostowanie informacji zawartych w tym druku. Ma na to trzy miesiące od otrzymania ZUS RMUA.

O fakcie tym ubezpieczony powinien poinformować także ZUS. Jeśli szef nie uwzględni reklamacji podwładnego – w ciągu jednego miesiąca od daty jej wpływu – to na wniosek ubezpieczonego, organ rentowy po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wyda decyzję w tej sprawie.

Jeśli zatrudniony nie zaneguje otrzymanych informacji w tym trzymiesięcznym okresie, to dane w takim piśmie uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje sam ZUS. Wówczas także wyda stosowną decyzję (art. 41 ust. 11 i 12 ustawy o sus).