e-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego. Oznacza to, iż przesyłki elektroniczne wysłane w ramach tego systemu są rejestrowane i równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Jak wyjaśnia resort cyfryzacji, firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Ma to pozwolić na zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy, ponieważ korespondencja urzędowa w ramach e-doręczeń jest bezpłatna.
Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń
Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć online na stronie Biznes.gov.pl. Wymagane jest zalogowanie do Konta Przedsiębiorcy oraz przygotowanie następujących dokumentów:
- numer KRS firmy;
- adres do korespondencji firmowej;
- imię i nazwisko administratora skrzynki, jego adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).
Jeżeli osoba składająca wniosek nie posiada pełnomocnictwa do reprezentowania firmy wynikającego wprost z zapisów KRS, dodatkowo potrzebne są:
- pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę. Może to być również kopia pełnomocnictwa potwierdzona elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP; wzór pełnomocnictwa można pobrać ze strony: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou709
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej za złożenie pełnomocnictwa (17 zł).
Czytaj więcej:
Cały proces tworzenia adresu do e-Doręczeń realizowany jest przez kreator na stronie Biznes.gov.pl. W ostatnim kroku wniosek należy podpisać online, używając podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla, że wniosek muszą podpisać elektronicznie wszystkie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy albo pełnomocnik/ prokurent, który ma umocowanie do złożenia wniosku. W przypadku wątpliwości dotyczących danych, zamieszczonych w trakcie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub np. konieczności zebrania podpisów elektronicznych osób, które pod wnioskiem muszą być zamieszczone, można zapisać wypełniony wniosek i dokonać w nim zmian w ciągu 4 dni.
Po pozytywnej weryfikacji wniosku na adres e-mail podany w formularzu wpłynie informacja o założeniu adresu i skrzynki do e-Doręczeń oraz instrukcja, jak aktywować adres. Po aktywacji adresu zostanie on niezwłocznie wpisany do bazy adresów elektronicznych.
e-Doręczenia w korespondencji do innych firm i obywateli
A co jeśli przedsiębiorca chce wysyłać cyfrowe listy polecone nie tylko do urzędów, ale również do innych osób i podmiotów posiadających adresy do e-Doręczeń? Jak wyjaśnia MC, w takiej sytuacji może skorzystać z oferty kwalifikowanych dostawców usług (KDU).
