Monitoring GPS samochodów służbowych jest często wykorzystywany w branżach związanych z transportem lub handlem. Dzięki temu pracodawca jest w stanie kontrolować czas i jakość pracy pracowników oraz sposób wykorzystania firmowych pojazdów (eco-driving). Stosowanie monitoringu GPS służy także jako zabezpieczenie w przypadku kradzieży samochodu bądź w sporach z ubezpieczycielem. Instalacja w pojazdach floty systemów monitorujących GPS to również jeden ze sposobów na monitorowanie kosztów przedsiębiorstw.

Prawo pracodawcy

Pracodawca ma prawo wiedzieć, gdzie znajduje się pojazd (narzędzie pracy) i jak długo jest użytkowany, a także sprawdzić, w jaki sposób kierowca korzysta z powierzonego mu w celach służbowych auta.

Możliwość stosowania systemu GPS w firmowych autach reguluje art. 223 kodeksu pracy. Tego rodzaju monitoring można wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oba warunki muszą być spełnione łącznie.

W przypadku śledzenia samochodów służbowych zastosowanie mają także zarówno przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, jak i RODO.

Tym samym system GPS w firmowym samochodzie jest legalny, ale pod pewnymi warunkami:

- monitoring musi wynikać z uzasadnionego celu i być środkiem proporcjonalnym do celu, w jakim jest stosowany,

- pracownik musi być oficjalnie poinformowany, że pracodawca stosuje system GPS firmowych aut,

- pracodawca musi też udzielić informacji pracownikom na temat sposobu wykorzystania zebranych danych oraz zadbać o ich zabezpieczenie,

- zapisywanie tras przejazdu musi zapewniać pracownikom prawo do prywatności.

Uzasadniony cel

Zainstalowanie monitoringu GPS w samochodzie służbowym powinno mieć odpowiednie uzasadnienie, a dane, które przetwarza pracodawca, muszą odpowiadać celom, dla których założył on monitoring auta. Cele monitorowania pracowników trzeba określić w precyzyjny sposób. Może to być np.:

- zapewnienie sprawnej organizacji i pełnego wykorzystania czasu pracy, np. poprzez kontrolę wybranych przez pracowników tras i sprawdzenie, czy są optymalne,

- ochrona mienia poprzez kontrolę stylu jazdy pracowników (wymóg ecodrivingu, czyli ekonomicznej jazdy),

- zapobieganie działaniom szkodzącym zakładowi pracy,

- zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.

Przyjęte cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy zapisać w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo w obwieszczeniu – gdy firma nie ma obowiązku tworzyć regulaminu pracy i nie jest objęta układem zbiorowym.

Weryfikacja

Urządzenie GPS w samochodzie służbowym można zatem zamontować jedynie w uzasadnionym i wskazanym celu. Skala stosowanych metod służących monitoringowi pojazdów musi być zaś proporcjonalna do celu, w jakim jest on stosowany. Jednocześnie nawet jeśli dany cel jest uzasadniony, ale pracodawca nie zamieścił go w regulacjach dotyczących zasad monitorowania aut służbowych, nie może pozyskiwać i wykorzystywać związanych z nim danych.

System GPS w samochodzie służbowym nie może przy tym służyć sprawdzaniu wydajności pracowników. Pracodawca ma natomiast prawo do tego, aby weryfikować, czy pracownicy faktycznie wykonują powierzone im obowiązki w czasie pracy.

Niezbędna informacja

Aby monitoring służbowego auta był legalny, pracodawca musi o nim powiadomić pracowników. Pisemna informacja ma określać sposób i zakres monitorowania pojazdu. Monitoring może obejmować:

- styl jazdy pracownika użytkującego pojazd,

- miejsca przerw w podróży służbowej,

- miejsca przebywania,

- monitoring pokonywanej trasy,

- monitoring paliwa,

- punkty tankowania.

Dodatkowo pracodawca musi wskazać pracownikowi bezpośredni cel monitorowania pojazdu. Może to być np. zwiększenie bezpieczeństwa pracownika i pojazdu, zapewnienie sprawnej organizacji czasu pracy czy optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem floty.

Informacje o wprowadzeniu tego typu kontroli pracodawca ma obowiązek przekazać zatrudnionym najpóźniej na dwa tygodnie przed jej wprowadzeniem, a nowo zatrudnionej osobie – przed podjęciem pracy. Pracownikom trzeba też przekazać informację o tym, kto będzie przetwarzać dane zebrane przez system GPS, jakie prawa im przysługują oraz przez jaki czas zebrane dane będą przechowywane.

Pracodawca ma obowiązek oznaczyć pojazdy monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą znaków czy ogłoszeń dźwiękowych, najpóźniej na dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Zgoda na monitoring

Zgoda pracownika na założenie w aucie kamery czy systemu GPS nie jest konieczna, jeśli używa on firmowego samochodu jedynie w celach służbowych. Jeżeli korzysta on z pojazdu również w celach prywatnych, musi mieć albo możliwość wyłączenia urządzenia monitorującego po godzinach pracy lub w czasie przerw, albo pracodawca musi uzyskać pisemną zgodę zatrudnionego na monitoring auta po godzinach pracy.

Zgoda pracownika na monitoring po godzinach pracy jest wymagana, ponieważ taki sposób kontroli może naruszać jego prywatność. Musi być w niej wyraźnie zaznaczone, że kierowca wyraża zgodę na przetwarzanie danych przez swojego pracodawcę, czyli administratora danych. Gromadzenie danych pozyskanych za pomocą systemu GPS w wolnym czasie pracownika i podczas czynności niezwiązanych z obowiązkami służbowymi bez jego zgody oznaczałoby naruszenie prawa do ochrony jego prywatności.

FORMALNOŚCI
O czym pracodawca musi pamiętać

Planując wdrożyć system monitoringu GPS w samochodach należących do przedsiębiorstwa, pracodawca powinien dopełnić następujących formalności:
- uregulować cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo w obwieszczeniu,
- poinformować pracowników o zainstalowaniu w ich służbowych autach monitoringu, określając cel i zakres monitorowania (m.in. o prędkości poruszania się, przebytej trasie, aktualnej pozycji, długości przerw w podróży itd.),
- poinformować nowych pracowników o zainstalowanym systemie GPS w samochodzie, którego mają używać, w momencie dopuszczenia do pracy,
- przekazać pracownikom informację, dla jakich celów dane z GPS są zbierane (np. zwiększenie bezpieczeństwa pracy, optymalizacja działań logistycznych, monitorowanie wykonywania powierzonych obowiązków),
- odpowiednio przechowywać nagrania, zabezpieczając je przed dostępem osób nieupoważnionych; dostęp do informacji powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, a same informacje muszą być odpowiednio zabezpieczone; liczba osób z dostępem do tych informacji powinna być przy tym ograniczona do minimum,
- przekazać informację pracownikowi o tym, kto będzie przetwarzać dane, jakie prawa przysługują pracownikowi oraz przez jaki czas zebrane dane lokalizacyjne będą przechowywane,
- uzyskać zgodę pracownika, jeśli monitoring jest konieczny również w czasie, w którym nie wykonuje on obowiązków służbowych,
- oznaczyć pojazdy, w których zainstalowany jest monitoring najpóźniej niż dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Unijne wymogi

System monitoringu GPS działa poprzez zbieranie danych geolokalizacyjnych. Dane o lokalizacji w powiązaniu z informacjami o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) stanowią natomiast – w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) – dane osobowe, które są objęte szczególnymi regulacjami i bezpieczeństwem.

Pracodawca ma obowiązek przestrzegania unijnych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Jest zobowiązany zwłaszcza do poinformowania swoich pracowników o sposobie przetwarzania ich danych osobowych oraz przysługujących im w związku z tym praw. Musi też wskazać osoby upoważnione do przetwarzania danych. W tym celu należy pracownikowi wręczyć klauzulę informacyjną – patrz ramka.

DANE OSOBOWE
Klauzula informacyjna dla osób prowadzących pojazdy objęte monitoringiem GPS

Informujemy, że w samochodach służbowych oddanych do używania wprowadzony jest monitoring GPS. W związku z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pochodzących z monitoringu GPS samochodu służbowego jest:
………………………….........................................................................………......................................................…..
2. Pani/Pana dane przetwarzane będą w celu dokonywania kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystywania samochodu oraz ochrony mienia na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.

3. Monitoring będzie obejmował:
- prędkość,
- lokalizację,
- stan licznika pojazdu,
- liczbę przejechanych kilometrów,
- włączenie/wyłączenie silnika.

4. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa oraz zawartej przez Administratora umowy powierzenia.

5. Dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.

6. Ma Pani/Pan prawo do ograniczenia przetwarzania danych na zasadach określonych w art. 18 RODO.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trzech miesięcy od dnia zapisu, a w przypadku gdy zapis jest lub może być dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie obowiązującego prawa – przez okres niezbędny, wynikający z przepisów prawnych.

8. Z Inspektorem Ochrony Danych …….........................…………………….….. można się skontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: …….............................………………….………..

9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

Uzasadnione przypadki

Pracodawca, który udostępnia pracownikom firmową flotę, ma prawo wykorzystać dane z monitoringu jedynie w uzasadnionych przypadkach, np. kradzieży czy uszkodzenia służbowego samochodu. Odczytanie informacji z nagrania może wtedy być pomocne w celu stwierdzenia, czy pracownik ponosi odpowiedzialność za tego typu zdarzenia.

Pracodawca może także wykorzystać zarejestrowane dane, jeżeli ma podstawy podejrzewać, że pracownik nie wykonuje swoich obowiązków w godzinach pracy czy w wyznaczonym mu miejscu. Potwierdzenie tego rodzaju zaniedbań, na podstawie danych z systemu GPS w aucie służbowym, może prowadzić do rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez okresu wypowiedzenia.

Kodeks pracy precyzuje przy tym okres, przez jaki pracodawca może przechowywać nagrania, które zarejestrował system GPS. Wynosi on maksymalnie trzy miesiące od momentu ich sporządzenia. Po tym czasie nagranie powinno zostać zniszczone. Czas ten może być jednak przedłużony do dnia wydania prawomocnego wyroku, gdy zarejestrowany materiał ma służyć jako dowód w postępowaniu.