Jeszcze kilkanaście lat temu widok imiennej listy mieszkańców wiszącej w gablocie przy wejściu na klatkę schodową nikogo nie dziwił. Tablice informacyjne w budynkach wielorodzinnych były głównym kanałem komunikacji zarządu z lokatorami. Obok ogłoszeń o przerwach w dostawie prądu czy harmonogramie wywozu śmieci publikowano wykazy lokatorów i przypisane do nich numery mieszkań. Prawdziwym pręgierzem – z dzisiejszej perspektywy szokującym – były jednak wywieszane na klatkach listy dłużników. Zarządy spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, chcąc zmotywować niepłacących mieszkańców do uregulowania rachunków, wywieszały spisy z nazwiskami, numerami lokali oraz wyliczonymi kwotami zaległości w uiszczaniu opłat eksploatacyjnych. Takie wywieranie presji miało działać skuteczniej niż ponaglenia i procesy sądowe.
Dziś taka praktyka byłaby nie do pomyślenia. Wraz z wejściem w życie pierwszej ustawy o ochronie danych osobowych spółdzielnie zaprzestały tych praktyk. Publiczne podawanie imion, nazwisk oraz przypisanych do nich numerów mieszkań (a już w szczególności poziomu zadłużenia) bez zgody zainteresowanych stało się naruszeniem prawa. Z gablot zniknęły imienne spisy, a temat przetwarzania danych w spółdzielniach mieszkaniowych przeniósł się na zupełnie nowy, znacznie bardziej skomplikowany poziom. Spółdzielnie mieszkaniowe stały się administratorami danych osobowych. Gromadzą dane nie tylko członków spółdzielni, ale także właścicieli niebędących członkami, najemców, osób zamieszkujących w lokalach czy pełnomocników. Zakres tych danych jest ogromny: imiona i nazwiska, numery PESEL, numery dowodów osobistych, adresy e-mail, numery rachunków bankowych, a nawet informacje o sytuacji finansowej czy rodzinnej. Jako administrator spółdzielnia odpowiada za zgodne z prawem, bezpieczne i przejrzyste przetwarzanie tych danych. Musi dbać o to, by były one zbierane zgodnie z prawem, w określonym celu i ograniczone do niezbędnego minimum. Powinna też wdrożyć odpowiednie procedury gwarantujące poufność i integralność danych. Gdy dojdzie do wycieku czy naruszenia ich ochrony, ma obowiązek zgłaszania takich zdarzeń do UODO, a w przypadkach wysokiego ryzyka – także poinformowania osób, których dotyczy problem.
W dzisiejszym dodatku piszemy o tym, że administrator ma obowiązek prawidłowego rozpoznania, czy naruszenie ochrony danych powoduje ryzyko dla praw lub wolności osoby, a następnie podjęcia decyzji o zgłoszeniu naruszenia organowi nadzorczemu i o zawiadomieniu tej osoby. Dla odpowiedzialności administratora ma bowiem znaczenie nie tylko pierwotne ujawnienie danych, ale także sposób jego reakcji po zaistniałym incydencie. Szczegółowo na ten temat piszemy w artykule pt. „Spółdzielnia mieszkaniowa musi chronić dane osobowe swoich członków”.
Zapraszam do lektury poradnika Biznes – bezpieczna firma.
Czytaj więcej:
Szczególna forma prawna, członkowski charakter i przeznaczanie dochodów na cele statutowe nie chronią spółdzielni przed przewidzianymi dla przedsię...
Pro
Wiele firm wdraża e-ewidencje czasu pracy. Mają eliminować błędy, ograniczać spory i zapewniać „twarde dane” w razie kontroli lub procesu. W prakty...
Pro
Biegli rewidenci co roku wskazują podobne uchybienia: brak aktualizacji danych, niepełną dokumentację, opóźnianie ujmowania kosztów czy nadmiernie...
Pro
Dłużnicy muszą reagować na kryzys finansowy i złożyć w odpowiednim czasie wniosek o upadłość. Brak lub spóźnione działania oznaczają odpowiedzialno...
Pro
Opłaty za czynności wykonywane przez spółdzielnie mieszkaniowe, dotyczące lokali mieszkalnych są zwolnione z VAT – zarówno dla członków, jak i inny...
Pro
Powstanie zakładu oznacza konieczność opodatkowania w naszym kraju zysków przypisanych do polskiego magazynu oraz obowiązki wynikające z przepisów...
Pro
