Podmiot zatrudniający „zapisuje” osobę zatrudnioną do PPK (czyli zawiera – w jej imieniu i na jej rzecz – umowę o prowadzenie PPK) nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia. Do okresu zatrudnienia wymaganego dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających – jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot, który poprzednio zatrudniał tę osobę.