Prowadzę działalność gospodarczą w swoim mieszkaniu. Ponoszę wydatki na czynsz, koszty ogrzewania, energii elektrycznej oraz wody i gazu. Czy część tych wydatków mogę zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszt związany z prowadzoną przeze mnie działalnością gospodarczą? – pyta czytelnik.
Gdy opłaty za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę gaz i centralne ogrzewanie dotyczą całego lokalu, a tylko jego część służy działalności gospodarczej, podatnikowi przysługuje prawo udokumentowania dowodem wewnętrznym wydatku, którego podstawą sporządzenia są dokumenty obce obejmujące całość opłaty. Jednak nie uznaje się za koszt uzyskania przychodu wydatków poniesionych na mieszkanie w przypadku, gdy podatnik prowadzi działalność gospodarczą w lokalu, który jednocześnie zamieszkuje, i w którym choćby część lokalu nie została wyłączona z funkcji mieszkalnej. Wtedy czynsz i koszty ogrzewania mieszkania są wydatkiem osobistym podatnika. Dopóki sam fakt prowadzenia przez niego działalności w mieszkaniu nie wpływa na wysokość opłat, nie są one uznawane za koszt podatkowy.
Koszty czynszu, energii elektrycznej, wody lub gazu mogą stanowić koszt podatkowy w takiej części, w jakiej będą miały związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Czynsz można np. rozliczać w proporcji, w jakiej pozostaje zajmowana na działalność część mieszkania w stosunku do jego całej powierzchni. W przypadku mediów przedsiębiorca powinien oszacować, jaki procent ich zużycia ma związek z działalnością. Ważne, żeby przyjęte szacunki mógł uzasadnić na okoliczność kontroli. Fiskus na pewno zakwestionuje zaliczenie do kosztów znacznej części wydatków na gaz czy wodę, jeśli działalność przedsiębiorcy polega np. na udzielaniu porad prawnych.
Przykład
Właściciel firmy Pan Fotografik prowadzi działalność gospodarczą w swoim 80-metrowym mieszkaniu, w którym specjalnie na ten cel przeznaczył pokój o powierzchni 16 metrów kwadratowych – czyli 20 proc. powierzchni – na studio zdjęciowe . Ponosi wydatki na czynsz w wysokości 480 złotych oraz na ogrzewanie, 700 złotych miesięcznie. Ten rodzaj kosztów uzasadnia ich rozliczanie proporcjonalnie do zajmowanej na działalność powierzchni mieszkania (czynsz: 480 zł x 20 proc. = 96 zł, ogrzewanie: 700 zł x 20 proc. = 140 zł) >patrz tabela. Pan Fotografik przyjął, że proporcja przyjęta dla rozliczania w kosztach czynszu w prawidłowy sposób odzwierciedla także zużycie energii elektrycznej i wody na potrzeby studia. Do kosztów zaliczy zatem 20 proc. kwot z faktur dokumentujących te wydatki. Na ich podstawie powinien sporządzić dowody wewnętrzne. Będą one podstawą do zaksięgowania tych kosztów w kolumnie 13 pkpir.
