Jak skorzystać na rozliczeniach VAT w systemie kasowym

Zgodnie z podstawową zasadą dotyczącą składania deklaracji dla celów VAT, podatnicy mają obowiązek składania deklaracji za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Ale niektórzy, zwłaszcza mali podatnicy stosujący metodę kasową, mogą skorzystać z dłuższych okresów rozliczeniowych.

Mały podatnik

Na podstawie art. 99 ust. 2 ustawy o VAT podmioty posiadające status tzw. małego podatnika, którzy korzystają z metody kasowej rozliczeń, mają ustawowy obowiązek składania w urzędzie skarbowym deklaracji VAT-7K w terminie do 25. dnia miesiąca po zakończeniu każdego kwartału.

Legalną definicję małego podatnika zawiera art. 2 pkt 25 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, tzw. małym podatnikiem jest podatnik, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej 1 200 000 euro. Na rok 2012 obowiązuje w tym zakresie kwota 5 324 000 zł, natomiast na 2013 r. kwota 4 922 000 zł.

W odniesieniu do podatników prowadzących działalność maklerską, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będących agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami wykonującymi czynności o podobnym charakterze (z wyłączeniem komisu) – limit kwotowy uprawniający do statusu małego podatnika wynosi 45 000 euro. W roku 2012 jest to kwota 200 000 zł, natomiast w 2013 r. – 185 000 zł.

Metoda kasowa jest natomiast uregulowana postanowieniami art. 21 ustawy o VAT. W myśl tej regulacji, mały podatnik może wybrać metodę rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował tę metodę. Należy wskazać, iż uregulowanie należności w części skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w tej części.

W przypadku, gdy podatnik utraci prawo do stosowania dla celów rozliczeń VAT metody kasowej (lub sam zrezygnuje z tej formy rozliczeń), ma obowiązek składania deklaracji podatkowych za okresy miesięczne, począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym nastąpiło przekroczenie kwot powodujących utratę prawa do rozliczania się metodą kasową.

W takiej sytuacji, tzw. mały podatnik jest jednak uprawniony do składania deklaracji kwartalnych na zasadach właściwych dla pozostałych podatników (z wyłączeniem obowiązku wpłat zaliczek na podatek, zgodnie z art. 103 ust. 2a ustawy o VAT).

Inni też mogą co kwartał

W celu odciążenia przedsiębiorców od comiesięcznych obowiązków sprawozdawczych od 1 stycznia 2009 r. wprowadzono w odniesieniu dla pozostałych grup podatników możliwość składania deklaracji kwartalnych.

Pozostali podatnicy VAT mogą również składać kwartalne deklaracje rozliczeniowe, przy czym jest to związane co do zasady z wpłatą comiesięcznych zaliczek na podatek w trakcie danego kwartału. Aby skorzystać z tego uprawnienia, podatnik jest zobowiązany złożyć pisemne zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, najpóźniej do 25.dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy składania deklaracja kwartalna.

W praktyce, jeżeli podatnik zamierza wybrać metodę kwartalną od czwartego kwartału 2012 r. (tj. za okres październik – grudzień), powinien do 25 listopada złożyć oświadczenie o wyborze tej metody. Przepisy ustawy o VAT ani rozporządzenia wykonawczego do niej nie wskazują specjalnej formy oświadczenia lub zawiadomienia urzędu w tym zakresie. Wystarczająca jest zwykła forma pisemna, ze wskazaniem danych identyfikujących podatnika oraz informacji o wyborze składania deklaracji kwartalnych od czwartego kwartału 2012 r.

Istotne jest jedynie, by zawiadomienie zostało złożone do 25 listopada (tj. do 25.dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie składana deklaracja kwartalna). Jednocześnie w przepisach nie wskazano żadnej dodatkowej formy akceptacji przez urząd skarbowy (nie ma żadnej decyzji lub postanowienia, względnie innej formy braku zgody organu podatkowego na rozwiązanie przyjęte przez podatnika).

Podatnik rozpoczynający w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu dokonuje zawiadomienia, o którym mowa wyżej, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczął wykonywanie tych czynności.

Można przesunąć termin wpłaty

W praktyce rozliczeń rozwiązanie to jest korzystne wyłącznie dla podatników, którzy deklarują w danym kwartale kwotę VAT do zapłaty do urzędu skarbowego. W ten sposób można przesunąć termin końcowego rozliczenia podatku do 25.dnia miesiąca po zakończeniu danego kwartału (przy pierwotnym rozliczeniu rozliczenie podatku byłoby dokonane 60 dni wcześniej).

Należy jednak podkreślić, że możliwość składania deklaracji kwartalnych może nie być optymalna dla podatników wykazujących nadwyżki podatku naliczonego nad należnym (co do których istnieje możliwość zwrotu w terminie 60 dni od dnia złożenia deklaracji). Przy deklaracjach kwartalnych, zwrot podatku ulegnie bowiem przesunięciu o kolejne 60 dni.

Przykładowo, jeżeli podatnik rozlicza się w trybie miesięcznym – wykazując w deklaracji VAT-7 za styczeń 2012 r. kwotę do zwrotu – zwrot podatku nastąpi w terminie do 25 kwietnia 2012 r. (zakładając, iż deklaracja zostanie złożona w urzędzie skarbowym 25 lutego 2012 r.).

Natomiast przyjmując tryb rozliczeń kwartalnych, wykazując kwotę do zwrotu w deklaracji za pierwszy kwartał 2012 r. – podatnik może uzyskać zwrot podatku na rachunek bankowy w terminie do 25 czerwca 2012 r. (przy założeniu, że deklaracja została złożona w organie podatkowym 25 kwietnia 2012 r.).

Powrót do poprzednich zasad

Ustawa o VAT przewiduje również możliwość powrotu do składania deklaracji miesięcznej. Przepisy wprowadzają jeden wymóg skorzystania z podstawowego trybu rozliczeń. Prawo to przysługuje bowiem podatnikom nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów, za które składali deklaracje kwartalne.

Konieczne jest również pisemne zawiadomienie urzędu skarbowego w terminie do dnia złożenia deklaracji podatkowej za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy, jednak nie później niż z upływem terminu do złożenia tej deklaracji podatkowej. Przepisy nie uzależniają możliwości powrotu od spełnienia dodatkowych warunków, przy czym urząd skarbowy nie może zakwestionować prawa podatnika do zmiany trybu rozliczeń podatkowych VAT.

Odnosząc powyższe do sytuacji konkretnego podatnika, jeżeli forma rozliczeń kwartalnych została wybrana od pierwszego kwartału 2012 r., to powrót do deklaracji miesięcznych może zostać dokonany do 25 lutego 2013 r. (tj. do dnia złożenia deklaracji podatkowej za styczeń 2013 r.). W tej sytuacji, jest spełniony warunek rozliczeń kwartalnych przez cztery kolejne kwartały.

Aktualizacja danych VAT-R

Wybór metody kwartalnej rozliczeń VAT, względnie powrót do składania deklaracji miesięcznych, wiąże się z koniecznością złożenia aktualizacji danych na druku VAT-R. Dotyczy to wszystkich podatników korzystających z tego rozwiązania niezależnie od tego, że złożyli stosowne odrębne zawiadomienie.

Na mocy art. 96 ust. 12 ustawy o VAT, jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym (m.in. dotyczące trybu składania deklaracji podatkowych) ulegną zmianie, to podatnik jest obowiązany do zgłoszenia zmiany na druku VAT-R w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Obowiązek ten nie dotyczy przypadków, gdy następuje wyłącznie zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie przepisów o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników (np. zmiana firmy podatnika).

Niezłożenie aktualizacji danych w zakresie trybu składania deklaracji może wiązać się z możliwością odpowiedzialności karnej skarbowej na podstawie art. 81 § 1 kodeksu karnego skarbowego.

Tym samym, konieczne jest złożenie razem z zawiadomieniem lub oświadczeniem o zmianie trybu składania deklaracji również aktualizacji danych na druku VAT-R (odpowiednie pozycje C.1 oraz C.2 zgłoszenia aktualizacyjnego). Dotyczy to również powrotu do składania deklaracji podatkowych w trybie miesięcznym.

Należy wskazać, że złożenie zgłoszenia aktualizującego VAT-R nie wiąże się z obowiązkiem zapłaty opłaty skarbowej.

Wpłata zaliczek

Stosownie do art. 103 ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych są obowiązani do obliczania i wpłaty podatku za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. Natomiast podatnicy rozliczający się kwartalnie mają obowiązek wpłacania podatku w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Na mocy art. 103 ust. 2a ustawy, podatnicy rozliczający się metodą kwartalną (inni niż mali podatnicy), mają obowiązek wpłacania zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego wynikającej z deklaracji podatkowej za poprzedni kwartał – w ustawowym terminie do 25.dnia miesiąca następującego po każdym z kolejnych miesięcy, za które jest wpłacana zaliczka.

W praktyce istotne jest czy podatnik, który wybrał metodę kwartalną, spełnia status małego podatnika, czy nie (przy czym dla celów wpłat zaliczek nie ma znaczenia czy podatnik rozlicza się według tzw. metody kasowej). Jeżeli podatnik ma status małego podatnika, to nie dokonuje wpłat zaliczkowego podatku (płaci bowiem podatek jednorazowo po zakończeniu kwartału rozliczeniowego). Wszyscy pozostali podatnicy, którzy wybrali kwartalne rozliczenia, dokonują wpłat zaliczek na podatek z zachowaniem poniższego trybu.

Przykład

Spółka GAMMA w deklaracji kwartalnej za drugi kwartał 2012 r. wykazała należne zobowiązanie podatkowe VAT w kwocie 120 000 zł.

Tym samym, rozliczając pierwszą oraz drugą zaliczkę na poczet podatku za następny kwartał podatnik ma obowiązek wpłaty kwoty 40.000 zł (1/3 kwoty należnego podatku za poprzedni kwartał) w każdym z kolejnych miesięcy – tj. do dnia 25 sierpnia 2012 r. oraz 25 września 2012 r.

Końcowe rozliczenie podatku za trzeci kwartał 2012 r. (z uwzględnieniem kwot już wpłaconych zaliczek) powinno nastąpić do 25 października 2012 r.

Jednocześnie kwotę należnego zobowiązania podatkowego uznaje się za zerową, jeżeli w wyniku rozliczenia za dany kwartał, zobowiązanie takie nie wystąpi. Dodatkowo, kwotę należnego podatku przyjmuje się jako „0" w sytuacji, gdy w wyniku rozliczenia będzie wynikać kwota zwrotu podatku naliczonego lub nadwyżki podatku naliczonego, wskazanej w art. 87 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 103 ust. 2c ustawy o VAT, w przypadku podatników, u których w poprzednim kwartale należne zobowiązanie podatkowe było zerowe, nie powstaje obowiązek zapłaty zaliczek na podatek w trakcie kwartału rozliczeniowego. Podatnik może jednakże wpłacić zaliczkę w wysokości faktycznego rozliczenia za miesiąc, za który jest ona wpłacana. W tym przypadku nie jest wymagane dodatkowe zawiadomienie urzędu skarbowego o wpłacie podatku.

Zasady dotyczące rozliczeń podatkowych w zakresie wpłat miesięcznych zaliczek stosuje się odpowiednio do podatników:

1) rozpoczynających prowadzenie działalności gospodarczej objętej VAT w trakcie roku podatkowego, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży przekroczy kwoty uprawniające do zachowania statusu małego podatnika (w proporcji do okresu prowadzenia tej działalności). W takim przypadku w kwartale, w którym podatnik rozpoczął wykonywanie działalności gospodarczej, nie ma obowiązku wpłaty zaliczek na podatek.

2) w stosunku do których nastąpi przekroczenie kwoty uprawniającej do statusu małego podatnika wskazanej w art. 2 pkt 25 ustawy, a w przypadku podatników rozpoczynających w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności objętych VAT – kwoty wskazane w punkcie powyżej, przy czym wpłata zaliczek na podatek obowiązuje od kwartału następującego po kwartale, w którym nastąpiło to przekroczenie.

Przykład

Jan Kowalski zajmujący się dystrybucją maszyn rolniczych w trakcie lat 2011 i 2012 posiadał status tzw. małego podatnika VAT. W lipcu 2012 r. (czyli w trzecim kwartale) wartość sprzedaży przekroczyła limit 1,2 mln euro (5 324 000 zł).

Do tej pory podatnik składał deklaracje kwartalne VAT-7K i wpłacał należne zobowiązanie podatkowe VAT w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału rozliczeniowego.

W wyniku przekroczenia limitu ustawowego, wpłata zaliczek na podatek powinna nastąpić dopiero od czwartego kwartału (okres październik – grudzień 2012 r.), a pierwsza zaliczka powinna zostać wpłacona w terminie do 25 listopada 2012 r. Rozliczenie za trzeci kwartał 2012 r. dokonuje się na poprzednio obowiązujących zasadach, tj. do 25 października 2012 r.