Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numery identyfikacji podatkowej (tzw. NIP). Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, a w szczególności zakłady (oddziały) osób prawnych oraz płatnicy podatków. One również otrzymują NIP. Ewidencji podatników, płatników podatków i płatników składek ubezpieczeniowych dokonują naczelnicy urzędów skarbowych (przy czym samo nadanie NIP następuje w drodze decyzji). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie (bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw).

[srodtytul]Papierkowe obowiązki...[/srodtytul]

Zgłoszenie identyfikacyjne osób fizycznych zawiera nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności.

W przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa lub postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia dołącza się oryginał pełnomocnictwa.

Do 30 marca 2009 r. podatnicy prowadzący działalność gospodarczą dołączali również do zgłoszenia identyfikacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, w szczególności: odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, umowy spółki, dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON. Upoważniony pracownik organu podatkowego, który przyjmował zgłoszenie, poświadczał za zgodność przedstawionych odpisów tych dokumentów.

Obowiązek dołączenia dokumentów pojawiał się też w przypadku zgłoszenia aktualizacyjnego.

[srodtytul]... to już przeszłość[/srodtytul]

Aktualnie [b]ustawodawca nie wymaga od osoby ubiegającej się o nadanie NIP lub przy zgłoszeniu aktualizującym przedkładania do urzędu skarbowego żadnych dodatkowych dokumentów.[/b] Jedynym wymogiem dokumentacyjnym jest uwierzytelniona lub poświadczona urzędowo kopia pełnomocnictwa lub postanowienia sądu, natomiast w przypadku udzielenia pełnomocnictwa wyłącznie do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do zgłoszenia – oryginał pełnomocnictwa.

Tym samym od 31 marca 2009 r. zmiana przepisów ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników znacznie zmniejszyła formalności dokumentacyjne związane z rejestracją. Dotychczas podatnicy mieli wiele problemów, np. z potwierdzeniem zgodności z oryginałem składanych dokumentów. Często zastanawiano się, kto może poświadczyć taką zgodność, czy mógł tego dokonać sam podatnik czy może pełnomocnik podatnika.

[srodtytul]Kto poświadcza [/srodtytul]

Ani podatnicy, ani rozliczające ich osoby (np. pracownicy biura rachunkowego) nie mogli czynności tej dokonać. Co więcej, poświadczenia nie mógł dokonać również reprezentujący podatnika doradca podatkowy, adwokat ani radca prawny. Osoby te jedynie co mogły i nadal mogą poświadczyć (uwiarygodnić) to udzielone im pełnomocnictwo do złożenia wspomnianych dokumentów lub do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego podatnika.

W odniesieniu do uregulowania dotyczącego poświadczania samego pełnomocnictwa ma bowiem zastosowanie art. 137 § 3[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F9AA3A39B95CCF588D4805F5D2BD7946?id=176376] ordynacji podatkowej[/link], zgodnie z którym adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa. Przepis ten mówi jedynie o pełnomocnictwie, a nie wszystkich dokumentach, jakie mogły składać w imieniu swoich klientów wymienione osoby. Dodatkowo podać trzeba, że zarówno w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=FDC982853DCABFB05EA4D17ED1AB68A3?id=166508]ustawie o radcach prawnych[/link], jak i [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=9E747079AFC17FDD73F5D07B2780604B?id=166507]ustawie – Prawo o adwokaturze[/link] brak jest przepisów uprawniających do dokonywania poświadczeń lub uwierzytelnień dokumentów przez radców prawnych i adwokatów.[b] Jedynie notariusz ma możliwość poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. [/b]Ze względu na przyznane notariuszowi uprawnienia dokumenty przez niego poświadczone także mogły być uznane za poświadczone urzędowo.

[ramka][b]Nie trzeba biegać do notariusza[/b]

Podatnik dokonujący zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego miał – do 30 marca 2009 r. – obowiązek dostarczenia uwierzytelnionych lub urzędowo poświadczonych kopii dokumentów. Poświadczenia składanych dokumentów dokonywał upoważniony pracownik organu podatkowego przyjmujący zgłoszenie lub też notariusz. Poświadczenia nie mógł dokonać sam podatnik, doradca podatkowy czy też pracownik biura podatkowego. W konsekwencji, dokonując zgłoszenia rejestracyjnego NIP-1 (lub też aktualizując zawarte w nim dane), załączone do druku NIP-1 załączniki nie mogły być potwierdzone za zgodność z oryginałem osobiście przez podatnika (osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą) lub biuro podatkowe, któremu zlecono prowadzenie dokumentacji księgowej (poprzez umieszczenie na załącznikach podpisu podatnika lub podpisu i pieczątki biura podatkowego). Poświadczenia mógł dokonać ewentualnie notariusz lub pracownik organu podatkowego (na podstawie przedstawionych oryginałów). Od 31 marca przepis dotyczący dodatkowych wymogów dokumentacyjnych został uchylony. [/ramka]

[i]Autorzy są ekspertami w ECDDP[/i]