Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą oprócz siedziby firmy musi zgłosić do urzędu skarbowego adresy prowadzenia działalności gospodarczej. Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nie definiuje miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W ustawie tej jest jedynie mowa, że w zgłoszeniu identyfikacyjnym należy m.in. podać adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i adresy dodatkowych miejsc wykonywania działalności gospodarczej.
W prawie wspólnotowym...
Pojęcie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej zostało określone w przepisach prawa wspólnotowego. Zgodnie z art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Chodzi tu szczególnie o stałą infrastrukturę techniczną umożliwiającą prowadzenie działalności (np. pomieszczenie biurowe) i możliwość przechowywania w nim dokumentów oraz zawierania umów, zatrudnienie personelu.
... i według polskich regulacji
Wobec braku określenia miejsca wykonywania działalności gospodarczej w przepisach krajowych można posiłkować się definicją działalności gospodarczej. Ordynacja podatkowa i ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej za działalność gospodarczą uznają każdą działalność zarobkową, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły, we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek. A zatem za miejsce prowadzenia firmy można uznać punkty, filie czy oddziały, gdzie firma podejmuje swoje czynności stale lub dość często, w sposób powtarzający się i w których przedsiębiorca może generować powstawanie przychodów i kosztów. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 marca 2013 r. (ILPP1/443-1151/12-4/Awa) stwierdziła, że „miejsce prowadzenia działalności charakteryzować się powinno zatem pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, iż działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający czy też okresowy. Konieczna jest zatem pewna określona minimalna skala działalności, która stanowi zewnętrzną oznakę, że działalność w tym miejscu prowadzona jest stale. Zaangażowanie, o którym mowa, powinno również przybrać konkretny wymiar osobowo-rzeczowy. Innymi słowy, dla uznania, że w określonym miejscu prowadzona jest działalność gospodarcza, konieczne jest istnienie w tym miejscu infrastruktury technicznej oraz personelu ludzkiego. Taka osobowo-rzeczowa struktura w stałym miejscu prowadzenia działalności powinna występować w sposób stały, tzn. powtarzalny i nieprzemijający".
Urządzenia, niekoniecznie z obsługą
Za miejsce prowadzenia działalności organy skarbowe uznają także zamontowanie samych urządzeń technicznych służących do prowadzenia firmy, np. urządzenia hydrotechniczne czy budowle do wywarzania energii. Niekoniecznie natomiast w miejscu prowadzenia działalności muszą być zatrudnione osoby.
Taki pogląd wyraziła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 3 marca 2010 r. (ILPP1/ 443-1546/09-6/BD), stwierdzając, że „w świetle definicji słownikowej »miejsca prowadzenia działalności« spółka w zgłoszeniu NIP-2, w polu B.11 powinna wskazać położenia (adresy) wszystkich miejsc, w których są wykonywane czynności, mające związek z wykonywaną działalnością gospodarczą, dotyczy to zatem również budowli oraz urządzeń technicznych i hydrotechnicznych".
Przykład
Spółka z o.o. prowadzi działalność gospodarczą na obszarze dwóch elektrowni położonych w różnych gminach. Firma jako całość tworzy jeden podmiot. Spółka posiada również liczne urządzenia techniczne, pompownie, przepompownie wału wodnego, kanały zrzutowe.
Czy wszystkie urządzenia techniczne są miejscami prowadzenia działalności gospodarczej?
Spółka za pomocą tych urządzeń wykonuje czynności związane z działalnością gospodarczą. Nie ma znaczenia, czy urządzenia są obsługiwane przez określone osoby czy działają automatycznie. Spółka powinna zatem wskazać w urzędzie skarbowym miejsca położenia takich budowli i urządzeń hydrotechnicznych, w których są wykonywane czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Siedem dni na aktualizację danych
Dane należy zaktualizować w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Od 1 grudnia 2014 r. podmioty podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego będą aktualizować dane na nowym formularzu NIP-8, który zastąpi dotychczasowy NIP-2.
Przykład
Pan Marcin Nowak jako osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą w zakresie doradztwa podatkowego, prowadzenia szkoleń z prawa podatkowego i prawa pracy. Firma zarejestrowana jest w Poznaniu. Jednocześnie pan Marcin wynajął biura w Koszalinie i w Szczecinie, gdzie będzie się spotykał z klientami. Umowa najmu lokali będzie obowiązywała od 1 stycznia 2015 roku. Czy jako miejsce prowadzenia działalności trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym biura znajdujące się w Koszalinie i w Szczecinie?
W opisanym przypadku przedsiębiorca w wynajmowanych lokalach będzie spotykał się okresowo z klientami. Samo wynajęcie pomieszczeń przeznaczonych na biura, w których przedsiębiorca zamierza podjąć czynności zarobkowe, wskazuje, że działalność w tym miejscu jest lub będzie wykonywana. Jednocześnie przedsiębiorca będzie ponosił wydatki za wynajem lokali, które może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wobec tego biura znajdujące się w Koszalinie i w Szczecinie należy zgłosić w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy jako miejsca wykonywania działalności gospodarczej.
Zgłoszenia aktualizującego trzeba dokonać na formularzu CEIDG w terminie siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Ponieważ umowa najmu lokali zacznie obowiązywać od nowego roku i od tego dnia przedsiębiorca zamierza podejmować czynności w wynajętych lokalach, bieg terminu na zaktualizowanie danych rozpocznie się od 1 stycznia 2015 r.
Wirtualne biuro też trzeba zgłosić
Ze względu na obniżenie kosztów związanych z funkcjonowaniem działalności gospodarczej firmy często korzystają z usług wirtualnych biur. E-biura wynajmują adres, a także zapewniają odbiór korespondencji, udostępniają telefon. Przedsiębiorca posiadający wirtualne biuro również powinien zgłosić do urzędu skarbowego adres takiego biura jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
