Firma w domu: czynsz,telefon czy Internet można wliczyć w koszty prowadzenia dzialalności

Siedziba firmy w domu lub mieszkaniu to dla jednych konieczność (bo oszczędzają wydatki lub nie mają wystarczających środków na kupno lub wynajęcie lokalu), dla innych zaś wygoda, bo wszystko jest pod ręką.

W tym drugim przypadku pewnym problemem może być jednak rozliczanie ponoszonych wydatków związanych z eksploatacją domu czy mieszkania do kosztów podatkowych. Nie można bowiem odliczyć ich w całości. Zgodnie potwierdzają to organy podatkowe.

Istotne przeznaczenie

Według fiskusa jedynie w przypadku, gdy posiadany przez podatnika lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie, służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym, nie ma przeszkód do zaliczenia wydatków związanych z jego utrzymaniem i eksploatacją do kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast wtedy, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane przede wszystkim na cele prywatne, a tylko dodatkowo w prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, związane z jego posiadaniem wydatki mają charakter osobisty. W rezultacie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Nie są bowiem spełnione wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o PIT .

Tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 25 czer- wca 2012 r. (nr IBPBI/1/415- 379/12/ZK).

Proporcjonalne rozliczenie

Podatnik powinien zatem rozliczyć wydatki na utrzymanie domu (mieszkania), w którym prowadzona jest działalność gospodarcza proporcjonalnie. Trzeba zastosować do obliczeń wskaźnik udziału powierzchni zajmowanej na działalność gospodarczą do całej powierzchni domu (mieszkania).

Tylko ta część wydatków (odpowiadająca stosunkowi powierzchni budynku wykorzystywanego do prowadzenia działalności do ogólnej powierzchni budynku) może być zaliczona do kosztów podatkowych. Pozostałej, czyli tych wydatków, które dotyczą części budynku wykorzystywanej na własne cele mieszkaniowe, nie wolno zaliczyć do kosztów podatkowych. Są to typowe wydatki o charakterze osobistym, ponoszone w celu zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, a nie osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W praktyce wygląda to w ten sposób, że podatnik musi ustalić, jaki jest udział części mieszkania przeznaczonej na firmowe potrzeby w powierzchni ogółem. Gdy ustali już ten współczynnik, to według niego rozliczy opłaty za czynsz i media.

Przykład:

Przedsiębiorca posiada mieszkanie o powierzchni 100 m2. Na działalność gospodarczą przeznaczył w nim pokój o powierzchni 30m2. Pozostałą część lokalu wykorzystuje do celów prywatnych. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 1000 zł. Wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej przez jego firmę wynosi 30 proc. (30m2 : 100 m2 ) x 100 proc. = 30 proc. Podatnik może więc zaliczyć 30 proc. wartości uiszczonego czynszu do kosztów podatkowych, czyli w tym przypadku 300 zł.

Metoda z wyliczeniem proporcji nie w każdym jednak przypadku się sprawdza. Jest tak np. przy rozliczaniu opłat za prąd. Może się okazać, że z punktu widzenia podatnika korzystniejsze jest zamontowanie podlicznika (zwłaszcza gdy zużywa dużo prądu) w pomieszczeniach wykorzystywanych na potrzeby firmowe i rozliczanie ponoszonych opłat według jego wskazań.

Telefon do rozmów służbowych

Przedsiębiorca odliczy też kwoty, które płaci za telefon: w całości wtedy, gdy zostanie on zarejestrowany na firmę i nie będzie wykorzystywany do prowadzenia prywatnych rozmów.

Nieco inaczej sytuacja będzie wyglądała wtedy, gdy jeden telefon służy i do rozmów służbowych, i do prywatnych. W takim przypadku rozliczenie będzie trochę bardziej skomplikowane, ale nie niemożliwe. Opłaty za rozmowy mogą być zaliczone do kosztów tylko w takiej wysokości, jaka dotyczy rozmów związanych z prowadzoną działalnością.

Podstawą do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów może być dowód wewnętrzny sporządzony zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wraz z fakturą za telefon i ze szczegółowym wyodrębnieniem z niej (na podstawie billingów telefonicznych) części wydatków przypadających na działalność gospodarczą.

W przypadku zatem, gdy z tego samego aparatu telefonicznego wykonywane są zarówno połączenia służbowe, jak i prywatne, warto zamówić billing rozmów i na jego postawie wyodrębniać rozmowy firmowe i prywatne.

Korzystanie z sieci

Przedsiębiorca prowadzący firmę w domu musi też uważać z rozliczaniem wydatków za korzystanie z sieci. Gdy Internet nie jest rejestrowany na firmę, może się okazać, że fiskus zakwestionuje odliczone wydatki związane z jego użytkowaniem. Podatnik musi przygotować się na to, że będzie musiał wykazać, iż korzystanie z Internetu w miejscu zamieszkania będącym jednocześnie miejscem prowadzenia działalności gospodarczej jest konieczne dla prawidłowego funkcjonowania firmy.

Co więcej, z ogólnej sumy wydatków obejmujących korzystanie z sieci internetowej trzeba będzie wyodrębnić te, które służą prowadzonej działalności, i tylko one będą mogły zwiększyć koszty podatkowe.