E-faktury VAT: Firmy pobierają opłaty za papierowe faktury od kontrahentów

Internauci na forach skarżą się na opłaty za faktury papierowe. I rzeczywiście, wiele firm wymusza przechodzenie na faktury elektroniczne, żądając dodatkowych pieniędzy za ich tradycyjną wersję papierową.

Oferta nie do odrzucenia

Zjawisko to dotyczy zarówno zwykłych konsumentów, jak i firm. Ma jednak różne oblicza.

– Wielu naszych klientów przedsiębiorców skarży się, że ich kontrahenci żądają od nich dodatkowych opłat za fakturę wystawioną na papierze – mówi Zofia Brylińska, aplikant radcowski z kancelarii Olesiński & Wspólnicy.

Przedsiębiorca jest stawiany pod ścianą: albo zgodzi się na fakturę elektroniczną, albo będzie musiał dopłacić. Wystawcy stosują różne opcje. Jedni inkasują opłatę ekologiczną, inni za doręczenie faktury kurierem. Jednak, jak zauważa Zofia Brylińska, nie zmienia to faktu, że jest to ukryta opłata za coś, do czego wystawca jest zobowiązany.

– Dodatkowe opłaty nie mają żadnego oparcia w przepisach. Jeśli odbiorca nie zgadza się na fakturę elektroniczną, jej wystawca, który ma obowiązek jej sporządzenia i doręczenia, musi się z niego wywiązać w tradycyjny sposób – uważa ekspertka. Podobnie uważa Jerzy Martini, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Martini i Wspólnicy. Tyle że jego zdaniem nie zawsze można mówić o obejściu prawa. Czasami jest to naruszenie etyki biznesowej.

– Co z tego, że klient operatora ma dowolność w wyborze formy faktury, skoro za wybór papieru będzie musiał zapłacić, np. 5 zł miesięcznie – mówi Jerzy Martini. Za zupełnie bezprawne uważa jednak domaganie się opłaty za wystawienie faktury, a o tego rodzaju praktyce informuje w swoich sklepach jedna z dużych sieci handlowych.

– Nie ma czegoś takiego jak usługa wystawienia faktury – wskazuje Jerzy Martini.

Dobre do wystawiania, złe do odbierania

O zaletach wystawiania faktur elektronicznych nie trzeba przekonywać przedsiębiorców, zwłaszcza małych i średnich. Programy do wystawiania faktur elektronicznych nie są kosztowne. Najczęściej są sprzedawane w pakietach. A dzięki nim koszt wystawienia jednego dokumentu wynosi od 12 do 60 gr. Im więcej faktur, tym taniej.

– Oszczędności dla wystawcy faktury są ogromne, bo koszt wystawienia i obsługi faktury papierowej to 4–5 zł – podkreśla Aneta Jarczyńska z firmy Sage zajmującej się profesjonalnym programami do fakturowania.

Większy problem mają odbiorcy e-faktur.

Marek Massalski, właściciel agencji Optimum PR, wystawia e-faktury. Sam nie zgadza się jednak na ich odbiór tą samą drogą.

– Współpracuję z biurem rachunkowym, które nie rozlicza e-faktur. Takich przypadków jak mój są tysiące – mówi przedsiębiorca.

Aneta Jarczyńska potwierdza, że jest problem z odbiorem elektronicznych dokumentów.

E-faktury mogą być bowiem przesyłane w różnych formatach. Tymczasem przeciętny program do rozliczeń księgowo-podatkowych odczytuje konkretny ich rodzaj.

Obecnie 80 proc. e-faktur przesyłanych jest w PDF bez tzw. metadanych. W rezultacie większość prostych systemów nie umie przeczytać wszystkich danych. Przedsiębiorca musi wpisać je ręcznie albo dokupić dodatkowe oprogramowanie. Jeśli zaś otrzyma papierową fakturę, nie musi się już o to martwić.

– Tylko największe firmy stać na opłacenie zewnętrznej usługi dostosowania faktury w każdym formacie do potrzeb jej systemu. Ewentualnie na wymuszenie na kontrahentach korzystania tylko z jednego formatu – wyjaśnia Aneta Jarczyńska. Mimo wszystko przekonuje, że warto zainwestować w program do odbioru e-faktur.

Na zachętę promocje i bonusy

Trochę inaczej sytuacja wygląda w wypadku zwykłych konsumentów. Zwłaszcza dużej grupy klientów operatorów telefonicznych.